Khi bạn làm việc ở trong ngành kế toán thì chắc chắn là bạn đã tiếp xúc với nhiều các loại phiếu. Các phiếu nổi bật ở trong ngành kế toán chính là phiếu xuất nhập kho. Viết phiếu xuất nhập kho doanh nghiệp, nếu bạn nhìn vào sẽ nghĩ là rất dễ dàng. Tuy nhiên thì việc điền một chiếc phiếu không hề dễ dàng như vậy. Hãy cùng theo dõi bài viết này để biết cách điền phiếu nhé.
Điền phiếu xuất nhập kho để làm gì?
Phiếu xuất nhập kho chính là một trong những tư liệu quan trọng của doanh nghiệp cần phải giữ lại. Chính vì thế, sau mỗi lần xuất nhập kho mặt hàng nào đó, kế toán viên đều phải ghi lại. Bởi vì những phiếu xuất nhập này sẽ trở thành dữ liệu để tổng kế những khoản thu chi.
Nếu như ở trong trường hợp xuất nhập kho nhưng bạn lại không ghi lại phiếu, không ghi chép lại dữ liệu. Như vậy đến cuối tháng hoặc là kết thúc 1 quý, chắc chắn bạn không thể tổng kết được.
Cách điền phiếu xuất nhập kho
Trong một kho hàng của doanh nghiệp sẽ có hai hoạt động là xuất kho và nhập kho. Xuất kho chính là hoạt động khi doanh nghiệp bán ra cho khách hàng bất cứ một sản phẩm nào đó. Một khi hoạt động xuất kho được diễn ra thì bạn cần phải viết được phiếu xuất kho.
Các thông tin cần thiết trong phiếu xuất kho
Các loại phiếu xuất kho mà doanh nghiệp sử dụng hiện nay đều có mẫu của luật hiện hành. Chính vì thế nên khi mà công ty bạn sử dụng phiếu thì bạn sẽ phải điền theo mẫu. Tuy nhiên đối với những người chưa có kinh nghiệm thì rất có thể sẽ bị điền sai. Vậy nên bạn có thể điền mẫu phiếu xuất nhập kho theo hướng dẫn dưới đây:
- Đơn vị/ Bộ phận: mục này bạn sẽ ghi tên đơn vị mình làm việc. Hoặc là bạn có thể ghi theo tên của doanh nghiệp
- Ngày tháng năm: Bạn cần phải ghi chính xác ngày tháng xuất kho
- Số: Đây là số đơn hàng xuất kho, yêu cầu ghi chính xác
- Nợ/ Có: Đây là vị trí ghi số tài khoản
- Họ tên người nhận hàng: Ghi đầy đủ họ tên của khách hàng mua hàng
- Đơn vị (bộ phận): Ghi rõ địa chỉ hoặc là đơn vị của người nhận hàng
- Lý do xuất kho: Ghi lí do xuất hàng chính đáng. Nếu là bán cho khách hàng thì sẽ ghi là bán hàng
- Các cột A, B, C, D: Bạn cần điền đầy đủ thông tin mà phiếu đã ghi yêu cầu trên đó
- Cột 1: Ghi đầy đủ số lượng các sản phẩm mà bạn chuẩn bị xuất kho
- Cột 2: Ghi đầy đủ số lượng thực tế mà bạn xuất kho
- Cột 3: Cột ghi đơn giá của vật tư mà bạn mới xuất kho.
- Cột 4: Tổng tiền của các loại vật tư mà bạn mới xuất kho.
- Dòng cộng: bao gồm tổng tiền và tổng số lượng hàng hóa đã xuất kho
- Tổng số tiền: Yêu cầu bạn phải viết bằng chữ
Những lưu ý khi viết phiếu xuất kho
Không chỉ là viết theo mẫu, ở trong quá trình viết phiếu xuất kho bạn cần phải lưu ý một số điều:
- Số lượng liên phiếu xuất kho rất quan trọng. Bạn cần phải đảm bảo là sau khi ghi phiếu xuấtk kho, bạn in ra 3 liên giống hệt nhau. Bởi vì đây là phiế xuất nhập kho quan trọng của doanh nghiệp nên phải đầy đủ. Liên 1 sẽ để ở bộ phận lập phiếu giữ. Liên thứ 2 sẽ để cho thủ kho giữ. Liên thứ 3 sẽ để cho người mua hàng cầm.
- Sau khi bạn đã điền đầy đủ các thông tin của phiếu xuất kho thì sẽ chuyển lên cấp trên. Những người có thẩm quyền sẽ kí duyệt phiếu xuất kho cho bạn. Lấy được chữ kí của người có thẩm quyền thì bạn sẽ xuống kho để xuất hàng hóa cho khách hàng.
Cách điền phiếu nhập kho
Khi nhắc đến phiếu xuất nhập kho doanh nghiệp thì chắc chắn không thể thiếu phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng là một loại phiếu khá là khó điền. Vậy thì làm thế nào để có thể điền phiếu nhập kho một cách nhanh chóng và chuẩn nhất.
Khái niệm về phiếu nhập kho
Nhập kho chính là một hoạt động thường xuyên diễn ra của các doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu dễ dàng, khi doanh nghiệp mua vật phẩm, nguyên vật liệu gì đó, được gọi là nhập kho. Một khi đã diễn ra hoạt động nhập kho thì chắc chắn là bạn cần phải viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho chính là loại phiếu có thể chứng minh được hoạt động nhập kho của doanh nghiệp. Trong phiếu nhập kho sẽ ghi đầy đủ những thông tin quan trọng và cần thiết trong quá trình nhập. Phiếu nhập kho đóng vai trò rất quan trọng. Vì thế nên khi viết xong phiếu nhập thì bạn cần phải bảo quản và giữ gìn thật tốt.
Tại sao phải lập phiếu nhập kho?
Nhiều bạn khi chưa có kinh nghiệm làm kế toán thì sẽ thắc mắc về việc tại sao phải viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ có công dụng là tư liệu cho bạn khi bạn lập báo cáo, tổng kết. Thường thường thì cuối tháng, cuối quý bạn sẽ phải lập báo cáo. Nếu như không có phiếu nhập kho thì chắc chắn là hoạt động của bạn sẽ gặp phải khó khăn.
Vậy nên việc lưu trữ phiếu nhập kho vừa giúp bạn theo dõi được các hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì dựa vào những loại phiếu này thì bạn sẽ dễ dàng quản lí doanh nghiệp của mình hơn.
Các điền phiếu nhập kho nhanh và chuẩn xác 100%
Một phiếu nhập kho sẽ có những 4 phần, bạn có thể theo dõi các điền dưới đây:
- Phần nội dung của hóa đơn
+ Cột A : Ghi số thứ tự của các mặt hàng nhập vào
+ Cột B : Ghi tên của các mặt hàng, nguyên liệu mà bạn nhập vào
+ Cột C : Ghi tên của hàng hóa hoặc là mã số của mặt hàng
+ Cột D : Ghi lượng từ của hàng hóa
- Phần số lượng hàng hóa
+ Cột 1 : Ghi số lượng hàng hóa mà bạn nhập vào
+ Cột 2 : Ghi số lượng mà bạn đếm được tại kho
+ Cột 3 : Ghi đơn giá của mặt hàng mà bạn nhập vào trong kho..
+ Cột 4 : Tính tổng tiền của mặt hàng mà bạn mới nhập
Sau đó bạn cần phải xin đầy đủ những mục mà hóa đơn yêu cầu như là người lập đơn, thủ kho. Khi đã xin được chữ kí của các mục đó là bạn đã hoàn thiện hóa đơn nhập kho của mình.
Xem thêm:
Công việc làm kế toán có những vị trí nào? Muốn biết hãy đọc ngay bài viết này
Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ chuẩn cho mùa quyết toán ở công ty thương mại
