Khi làm việc ở trong ngành kế toán, chắc chắn là bạn cũng sẽ phải tiếp xúc nhiều với chứng từ. Có thể nói mảng chứng từ kế toán là một mảng khá là quan trọng. Có rất nhiều những bạn học theo ngành này và xin làm chứng từ ở trong các công ty. Tuy nhiên, để có thể làm tốt công việc này, đầu tiên bạn cần phải nắm được nguyên tắc.
Chứng từ kế toán là gì?
Trước khi nhắc đến nguyên tắc chứng từ thì việc đầu tiên mà bạn cần biết đó là khái niệm. Chứng từ kế toán là tất cả những giấy tờ, những thông tin phản ánh lại tình hình kinh tế của công ty. Những chứng từ kế toán đều là những tài liệu hết sức quan trọng.
Nếu như những chứng từ này không đúng hoặc là bị mất thì sẽ ảnh hưởng xấu. Bởi vì không có chứng từ thì coi như là không có bằng chứng để xác minh. Những chứng từ này sẽ được sử dụng làm căn cứ để ghi chép lại số liệu vào trong sổ.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của một công ty. Chính vì thế, khi mà bạn làm việc ở vị trí này thì cần phải hết sức lưu ý. Nếu như bạn muốn là tốt công việc này thì cần biết những nguyên tắc làm chứng từ.
Chứng từ kế toán được quy định trong luật hiện hành
Trong Luật kế toán số 03/2003/QH11 tại Điều 19 đã quy định những điều khoản về việc lập chứng từ. Cụ thể bạn có thể tham khảo những điều như sau:
- Đối với những vấn đề liên quan đến kinh tế, tài chính của công ty. Chỉ cần có chi phí phát sinh, liên quan đến hoạt động doanh nghiệp. Những hoạt động này một khi đã diễn ra thì phải lập chứng từ kế toán. Bạn cần phải lưu ý rằng, chứng từ chỉ được lập cho mỗi hoạt động một lần duy nhất.
- Đối với việc lập chứng từ thì cần phải đáp ứng được chuẩn xác về yếu tố thời gian. Cụ thể là khi mà các hoạt động diễn ra thì chứng từ phải được lập ngay. Đảm bảo là lập chính xác, đẩy đủ thông tin, kịp thời đúng như mẫu sẵn có.
- Về vấn đề soạn thảo chứng từ cũng rất quan trọng. Khi mà bạn lập chứng từ thì phả ghi rõ ràng. Luôn luôn nhớ rằng không được viết tắt ở trong chứng từ. Nếu như trong trường hợp viết sai chứng từ thì phải viết bản khác. Nghiêm cấm việc tẩy xóa, sửa chữa chứng từ.
Trong quá trình viết chứng từ, bạn phải viết liên tục không được ngắt quãng. Đối với những chỗ trống trong chứng từ thì cần phải gạch chéo.
- Nguyên tắc lập chứng từ đó chính là phải đảm bảo đủ số liên quy định. Nếu như bạn lập thiếu hoặc là lập thừa số liên là sai với quy định.
- Khi bạn là người lập chứng từ, hoặc là người duyệt, người kí chứng từ thì bạn cần phải có trách nhiệm.
Những nội dụng chính ở trong chứng từ
Khi bạn muốn lập chứng từ kế toán thì việc đầu tiên mà bạn cần làm đó chính là tìm hiểu về nó. Bởi vì thứ mà bạn cần biết đầu tiên đó chính là trong chứng từ cần có những gì. Một chứng từ kế toán chuẩn thì cần phải có những nội dụng đầy đủ như sau:
- Tên, số hiệu của giấy chứng từ
- Thời gian lập chứng từ; Bao gồm có ngày, tháng, năm, địa điểm lập.
- Địa điểm mà bạn lập chứng từ, tên của người lập chứng từ.
- Nội dung của chứng từ, bao gồm những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Số tiền giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu ý là số tiền phải được ghi bằng số rõ ràng.
- Số tiền thu, chi trong quá trình giao dịch, phải ghi đầy đủ và ghi bằng số và bằng chữ.
- Xác nhận người lập chứng từ, ghi đầy đủ họ tên và có chữ kí.
- Nếu có người liên quan cùng lập chứng từ kế toán thì bạn có thể thêm thông tin vào chứng từ.
Lập chứng từ cực kì quan trọng và nó đòi hỏi nhiều yếu tố. Chính vì thế nên khi mà bạn lập chứng từ thì cần tham khảo cách lập. Lập chứng từ chuẩn xác mới đảm bảo được sự an toàn cho doanh nghiệp.
Xem thêm tại:
Công việc làm kế toán có những vị trí nào? Muốn biết hãy đọc ngay bài viết này
Cách sắp xếp hồ sơ chứng từ chuẩn cho mùa quyết toán ở công ty thương mại
