Bên cạnh lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử hạn cuối 01/11/2020 đã được nêu rõ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, Chính phủ đã giao nhiệm vụ cụ thể cho Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn: Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp cần biết những điều cơ bản gì về hóa đơn điện tử? Hãy cùng ketoan.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC này 14/3/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính.
Như vậy, hóa đơn điện tử phải được lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử phố biến hiện nay:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn khác: tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng đủ 6 điều kiện tại điều 4 Thông tư 32 như dưới đây:
- Doanh nghiệp có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp cần có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạp, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
- Doanh nghiệp phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Doanh nghiệp cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
3. Điều kiện để hóa đơn điện tử được công nhận
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứ trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa vị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa tronng hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
4. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo 3 bước sau đây:
- Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32
- Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2 phụ lục của Thông tư 32
- Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
Sau khi hoàn tất, cả 3 thủ tục trên sẽ được gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cùng một lúc gửi cơ quan thuế một lần để tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức.
5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào?
a) Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có thể được chuyển sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử chuyển đổi cũng phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán hoặc dấu của người bán.
b) Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
c) Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin có trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã có thể nắm rõ được hóa đơn điện tử là gì, điều kiện, quy trình phát hành hóa đơn điện tử cũng như cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để có thể sớm hoàn thành nhiệm vụ về hóa đơn điện tử mà Chính phủ đã đề ra.
Xem thêm:
Top 5 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất
Giải đáp một số thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử
3 mốc thời gian về sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần ghi nhớ
