Bạn đang làm kế toán cho công ty sản xuất? Bạn đã nắm vững quy trình làm sổ sách trong lĩnh vực này? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn làm sổ sách kế toán doanh nghiệp sản xuất.
1. Các loại sổ sách kế toán cơ bản cần phải có trong công ty sản xuất
– Sổ nhật ký chung: đây là cuốn sổ tổng hợp, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: các nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng, mua CCDC, mua TSCĐ, bán hàng, vay, chi lương…đều phát sinh từ sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây có thể coi như loại sổ quan trọng bậc nhất trong công ty thương mại. Vì nó phản ánh nhập – xuất – tồn của tất cả hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
– Sổ chi tiết hàng hóa: sổ này thể nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu,…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa của duy nhất một mặt hàng.
– Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.
– Sổ tiền gửi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
– Bảng phân bổ chi phí trả trước: ghi nhận chi phí được phân bổ của các loại công cụ dụng cụ, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền như: máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng…
– Bảng khấu hao tài sản cố định: là bảng theo dõi khấu hao của các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian quy định.
– Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng
– Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.
2. Các bước làm sổ sách kế toán
Bước 1: Tập hợp chứng từ
a. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
– Hóa đơn chứng từ hợp pháp
- Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hóa đơn đặt in)
- Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho doanh nghiệp (Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế)
- Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng (Nếu hóa đơn tự in)
- Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng
Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Những Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký của Doanh nghiệp đó.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp thực phẩm nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.
– Hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như:
Nội dung trên hóa đơn:
- Phải đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh,
- Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa;
- Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ chứng từ…
- Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm
Các tiêu thức trên hóa đơn
- Phải viết đầy đủ các tiêu thức bắt buộc quy định trên hóa đơn như: mã số thuế, tên địa chỉ, hình thức thanh toán.
- Gạch bỏ đúng quy định phần dòng còn thừa (đối với hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn).
- Đối với tiêu thức “Người mua hàng”: thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại… thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại, fax…
Đối với tiêu thức “Người bán hàng”: Thì chủ doanh nghiệp sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ chủ doanh nghiệp không ký thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)
Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
- Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …),
- Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… )
- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.
- Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
- Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi nguyên giá dưới 1,6 tỷ
– Hóa đơn hợp lý
Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hợp lý, hợp lý ở đây chúng ta cần xét đến nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên; địa chỉ; mã số thuế… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.
Doanh nghiệp kinh doanh ở mảng nào, lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Hóa đơn GTGT đáp ứng được các điều trên chính là hóa đơn GTGT hợp lý.
Ví dụ 2: Công ty C không phải đơn vị kinh doanh vận tải đồng thời cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy…) thuộc sở hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều các hóa đơn đầu vào về xăng dầu (Ví dụ: Giám đốc đi xe thuộc sở hữu cá nhân khi đổ xăng có hoá đơn đầu vào).
Khi đó hóa đơn đầu vào có thể là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu của Công ty thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý.
b. Chứng từ ngân hàng
- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
- Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
- Phiếu hạch toán ngân hàng:
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.
c. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Thuế TNDN (khi doanh nghiệp nộp hàng tháng, quý, hoặc quyết toán cuối năm).
- Thuế GTGT (khi phát sinh số thuế phải nộp).
- Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
- Các loại thuế, phí liên quan.
Bước 2: Phản ánh chứng từ
Là định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ: hóa đơn, chứng từ ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, nhập, xuất kho, bảng lương, bảng khấu hao, bảng phân bổ,… sẽ được định khoản vào các tài khoản kế toán.
Bước 3: Tập hợp chi phí
- Chi phí tiền lương: căn cứ vào bảng lương
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng khấu hao
- Chi phí trả trước: căn cứ vào bảng phân bổ
- Chi phí giá vốn: căn cứ vào bảng phân bổ giá vốn của từng mặt hàng
- Các chi phí khác liên quan.
Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
a. Kết chuyển các khoản doanh thu
Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911
b. Kết chuyển các khoản chi phí
Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 641
Có TK 642
Có TK 811
Có TK 821
c. Xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp lãi:
Nợ TK 911
Có TK 4212
Doanh nghiệp lỗ:
Nợ TK 4212
Có TK 911
d. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ)
Kết chuyển thuế GTGT sẽ làm giảm 2 loại thuế là:
– Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
– Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
Đầu kỳ 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331
Ví dụ 3:
Doanh nghiệp E áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2018 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 20.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 30.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 40.000.000 đồng.
Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:
20.000.000 + 30.000.000 > 40.000.000
Nợ TK 3331: 40.000.000 đồng
Có TK 133: 40.000.000 đồng
Bước 5: Lên cân đối tài khoản
Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào bảng cân đối tài khoản)
Trên đây là quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp sản xuất. Hy vọng rằng bài viết sẽ cung cấp cho bạn thật nhiều thông tin hữu ích.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET sẽ cung cấp mọi góc nhìn về tình hình tài chính doanh nghiệp, nhập liệu tự động và kiểm soát tính hợp lệ từ các giao dịch ngân hàng, hóa đơn, mã số thuế… MISA SME.NET là sản phẩm của MISA, công ty có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán cho hơn 200.000 doanh nghiệp.
