Kiểm kê hàng tồn kho là công việc được các doanh nghiệp thực hiện theo định kỳ hàng tháng, quý để xác định số lượng hàng hóa, sản phẩm thừa thiếu sau một giai đoạn kinh doanh. Vậy hạch toán hàng tồn kho sau kiểm kê như thế nào khi phát hiện hàng thừa, thiếu không rõ nguyên nhân. Bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ giúp bạn hạch toán hàng tồn kho sau kiểm kê.
Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trên tổng tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn kho phải ánh hiệu quả kinh tế của sản lượng, cân bằng cung và cầu và đóng vai trò như bước đệm trong những mắt xích của chuỗi cung ứng.
1. Mục đích kiểm kê hàng tồn kho
Hàng tháng, quý doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho. Việc kiểm kê này nhằm mục đích:
- Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Tiết kiệm chi phí lưu kho
- Sử dụng hiệu quả và dự trù được lượng vốn lưu động ròng.
- Nguyên vật liệu được tồn trữ một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình sản xuất.
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy.
- Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng.
- Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Giảm thiểu chi phí sản xuất bằng cách sử dụng hợp lý máy móc, thiết bị và nguồn nhân lực.
- Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu, phục vụ cho mục đích quản lý.
2. Xử lý hàng hóa bị thiếu khi kiểm kê
Hàng hóa bị thiếu khi kiểm kê là số lượng hàng hóa trong kho tại thời điểm kiểm kê nhỏ hơn số lượng hàng được theo dõi trên sổ sách kế toán. Kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp với số liệu thực tế khi kiểm kê.
Cách hạch toán hàng tồn kho bị thiếu:
- Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ
Có TK 155 – Thành phẩm
Có TK 156 – Hàng hóa
- Khi xác định được nguyên nhân, dựa vào quyết định xử lý hàng hóa kiểm kê để hạch toán theo từng trường hợp sau:
– Nếu hàng tồn kho thiếu do bên bán hàng giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu. Khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 155, 156…
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
– Nếu hàng tồn kho do lỗi của các nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương của người lao động hoặc bồi thường bằng tiền), kế toán ghi:
Nợ TK 1388, 111 (Nếu thu bằng tiền mặt)
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên (Nếu trừ lương)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
– Nếu không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng tồn kho trong, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch toán vào chi phí khác:
Nợ TK 881 – Chi phí khác
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
3. Xử lý hàng hóa thừa khi kiểm kê
Hàng thừa khi kiểm kê tức là số lượng hàng có trong khi tại thời điểm kiểm kê lớn hơn số lượng hàng đã được theo dõi trên sổ sách kế toán ở thời điểm đó. Để xử lý số chênh lệch đó, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
Cách xử lý hàng tồn kho bị thừa như sau:
- Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán hạch toán
Nợ TK 152, 155, 156
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
- Khi xác định được nguyên nhân dẫn đến hàng thừa, căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để định khoản theo từng trường hợp:
– Nếu hàng thừa cho nhà cung cấp giao thừa, quyết định trả hàng thừa cho nhà cung cấp, kế toán hạch toán:
Nợ TK 3381 –
Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
Có TK 152, 155, 156
– Nếu hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định mua hết số hàng hóa giao thừa, kế toán căn cứ vào hóa đơn nhà cung cấp xuất bổ sung, ghi:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán
– Nếu không xác định được nguyên nhân hàng thừa, dựa vào quyết định xử lý của ban giám đốc công ty, kế toán xử lý tăng thu nhập khác:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
Có TK 711 – Thu nhập khác.
Xem thêm các bài viết tại:
Nguyên tắc để kế toán ghi nhận hàng tồn kho đúng cách
Nắm vững các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo Thông tư 133 và Thông tư 200
Tuyệt chiêu xử lý hàng tồn kho âm trên sổ và âm trong kho
