Ngày nay, hình thức bán hàng qua điện thoại đang ngày càng trở nên phổ biến bởi sự nhanh gọn và linh động của nó. Vì thế, thay vì sử dụng chữ ký của người mua hàng như hình thức bán hàng truyền thống, người bán sẽ đóng một con dấu để xác nhận là đơn hàng này đã được thanh toán bởi người mua. Vậy những doanh nghiệp đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại cần chú ý những điều gì trong quá trình thực hiện hình thức kinh doanh này?
I. Quy định về thông tin cần có trên hóa đơn bán hàng hợp lệ
Theo điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn như sau: “Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn”. Hiểu cụ thể quy định này như sau:
1. Quy định về ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Đối với hàng hóa chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người mua thì ngày lập hóa đơn phải là thời điểm chuyển quyền, không phân biệt người bán đã thu tiền hay chưa.
- Đối với dịch vụ được cung cấp thì ngày lập hóa đơn phải là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu bên cung ứng (người bán) thu tiền trước hoặc trong khoảng thời gian cung ứng dịch vụ thì ngày thu tiền chính là ngày lập hóa đơn.
2. Quy định về chữ ký của người mua hàng
Theo quy định trên yêu cầu người bán và người mua ký và ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu của người bán (nếu có), vì vậy trong trường hợp bán hàng qua điện thoại hoặc qua mạng thì người mua không cần có mặt để ký và ghi họ tên của mình.
Cụ thể hơn, theo điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định:
“Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX”
Theo đó, trường hợp công ty mua hàng hóa tại Việt Nam qua điện thoại, qua mạng, fax không thể ký trên hóa đơn thì bên bán hàng khi lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 14 Thông tư 64/2013/TT-BTC.
Nếu công ty mua hàng hóa trực tiếp tại trụ sở bên bán hoặc có ký kết hợp đồng mua bán thì tại tiêu thức người mua trên hóa đơn phải có chữ ký và ghi rõ họ tên người mua hàng của công ty.
Như vậy, khi lập hóa đơn bán hàng qua điện thoại/mạng/fax, người bán chỉ cần ghi rõ là “Bán hàng qua điện thoại/ mạng/fax” và đóng dấu là đủ.
II. Những lỗi sai thường gặp trong quá trình đóng dấu hóa đơn
Do chưa nắm rõ khái niệm bán hàng qua mạng, qua điện thoại nên nhiều doanh nghiệp khi lập hóa đơn mua bán hàng hóa qua các kênh này vẫn mắc lỗi sai, dẫn đến đóng dấu không đúng quy định của pháp luật.
Một số trường hợp doanh nghiệp hiểu chưa đúng nên mắc sai sót trong quá trình đóng dấu hóa đơn mua hàng qua điện thoại như sau:
Trường hợp 1:
Doanh nghiệp bán hàng giao dịch qua điện thoại và internet nhưng lại giao hàng trực tiếp đến trụ sở của khách hàng.
Sau đó, doanh nghiệp xuất hóa đơn và gửi qua đường bưu điện cho khách hàng nhưng lại đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” dưới tiêu thức “Người mua hàng ký, ghi rõ họ tên”.
Như vậy là sai quy định, vì doanh nghiệp đã gửi hàng trực tiếp cho khách hàng tức là đã gặp mặt khách hàng, như vậy khách hàng hoàn toàn có thể ký vào tiêu thức này.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chọn “trung chuyển” qua một bên thứ ba thì mới được phép áp dụng trường hợp bán hàng qua điện thoại hoặc qua mạng.
Trường hợp 2:
Một số doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quảng cáo, bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình… cho khách hàng nhưng lại coi đây là trường hợp bán hàng qua điện thoại.
Thực tế, những hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo là hình thức bán hàng trực tiếp, có ký kết hợp đồng và các dịch vụ được thực hiện trực tiếp cho khách hàng nên không được coi là bán hàng qua điện thoại.
Bài viết trên đã hướng dẫn doanh nghiệp và kế toán cách thực hiện đóng dấu hóa đơn bán hàng qua điện thoại cũng như chỉ ra những lỗi sái thường gặp trong quá trình này.
Hy vọng bài viết sẽ giúp kế toán thực hành tốt nghiệp vụ và tránh gặp phải những sai lầm không đáng có trong quá trình làm việc.
Xem thêm:
>> Giải đáp một số thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử
>> MISA đồng hành cùng Cục Thuế TP Hà Nội hỗ trợ đặc biệt cho Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử
