Sắp xếp, quản lý văn bản chứng từ, báo cáo là vấn đề khá phức tạp với các kế toán. Bởi mỗi ngày kế toán phải làm việc rất nhiều với đống giấy tờ, số liệu. Có lẽ kế toán nên sử dụng các phần mềm quản lý văn bản bởi công nghệ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian lại hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi muốn giới thiệu cho các bạn kế toán những phần mềm quản lý văn bản miễn phí tốt nhất hiện nay.
1. Phần mềm Lizard VB Manager
Lizard VB Manager là một trong những phần mềm quản lý văn bản miễn phí tốt nhất hiện nay. Không chỉ kế toán có thể quản lý văn bản mà các cơ quan Nhà nước như: trường học, các cơ sở y tế, các sở ban ngành ở các địa phương và một số đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ cũng có thể quản lý hồ sơ, văn bản quan trọng.
Phần mềm này được nghiên cứu kỹ lưỡng thiết kế hệ thống quản lý văn bản. Ngoài ra, phần mềm được tích hợp nhiều chức năng đa dạng, hữu ích có thể giúp đỡ công việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ công việc thật hợp lý, khoa học. Kế toán hoàn toàn yên tâm lưu trữ được văn bản trong thời gian dài, không lo dữ liệu bị mất.
Tuy nhiên, Lizard VB Manager ra mắt đã lâu cộng thêm việc bị hạn chế về lượng văn bản được lưu trữ nên chỉ phù hợp với những đơn vị kế toán vừa và nhỏ sử dụng.
2. Phần mềm quản lý văn bản Access
Có thể nói bất cứ cơ quan, doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ nào cũng đều cảm thấy đau đầu về việc lưu trữ, quản lý văn bản, quy định, hồ sơ, chứng từ. Nhất là với những doanh nghiệp lớn chuyên về lĩnh vực xuất/nhập khẩu và buôn bán hàng hóa. Những văn bản, giấy tờ mà kế toán phải lưu trữ về những hóa đơn xuất/nhập là một số lượng khổng lồ.
Khi lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến những vấn đề xuất/nhập hàng hóa kế toán luôn phải cẩn thận tránh để thất lạc, hư hỏng, có thể tìm kiếm nhanh và xuất ra bất kì lúc nào khi cần thiết. Chính vì điều đó, Access đã được các kỹ sư phần mềm nghiên cứu và cho ra mắt để hỗ trợ kế toán làm công việc đau đầu đó.
Phần mềm này đã được kiểm nghiệm thực tế tại phòng Nội vụ huyện Củ Chi. Sau một thời gian được kiểm nghiệm thực tế thì kết quả thu về vô cùng đáng hoan nghênh. Sử dụng phần mềm quản lý văn Access, kế toán có thể quản lý văn bản, chứng từ được làm một cách chính xác gần như là tuyệt đối.
Ngoài ra, phần mềm Access còn có chức năng sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất. Kế toán sẽ không phải mất nhiều thời gian cho việc tra cứu thông tin hay tìm kiếm giấy tờ thông qua phần mềm tiện ích, linh hoạt này.
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm miễn phí bằng Access là:
- Có tính bảo mật cao
- Thao tác nhanh gọn, tiện dụng
- Thời gian tra cứu, tìm kiếm, quản lý hợp lý
- Quản lý, bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả
3. Phần mềm eBizOffice
eBizOffice là phần mềm quản lý văn bản miễn phí tuyệt vời tiếp theo mà chúng tôi muốn giới thiệu tới các bạn. Nhờ ưu điểm vượt trội như có tính bảo mật cao, xử lý dữ liệu chính xác, eBizOffice trở thành một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ tốt nhất cho kế toán trong quản lý văn bản.
Không những thế, điểm nổi bật của phần mềm này khác với các loại phần mềm khác chính là việc người dùng hoàn toàn có thể tra cứu những công văn mình mong muốn dưới nhiều hình thức khác nhau
eBizOffice được thiết kế giao diện đơn giản, không cầu kì, dễ sử dụng, dễ làm quen, thao tác nhanh gọn, chính xác. Đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo không thể bỏ qua cho những kế toán viên chuyên nghiệp hoặc người làm công việc lưu trữ văn thư.
4. Phần mềm EFY-DOC
Đối với kế toán không có nhiều thời gian thì một phần mềm quản lý không chỉ dừng ở việc quản lý tốt văn bản mà còn cần tích hợp nhiều tính năng xử lý văn bản hữu ích khác. Chính vì vậy, EFY-DOC đã ra đời để đáp ứng những yêu cầu đó của người dùng.
Bên cạnh chức năng quản lý, xử lý tất cả các văn bản, giấy tờ thì phần mềm này có có chức năng tổng hợp, báo cáo, tạo lập văn bản dự thảo rất hiệu quả. Nhờ đó kế toán sẽ không phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, tổng hợp thông tin khi cần nữa.
Khi công nghệ ngày càng phát triển, lên ngôi, kế toán cần nhanh nhạy nắm bắt những công nghệ mới để phục vụ cho công việc của mình. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản miễn phí không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo lưu trữ hóa đơn, chứng từ quan trọng. Đây cũng là một phẩm chất cần có của một kế toán thời đại 4.0.
Xem thêm:
Kinh nghiệm làm kế toán cho người mới bắt đầu
