Quyết toán thuế là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Dù trước khi quyết toán hay sau khi quyết toán thuế thì kế toán cũng cần cẩn trọng. Sau đây là những lưu ý quan trọng mà mình rút ra được sau nhiều năm làm quyết toán thuế. Hy vọng những kinh nghiệm này sẽ giúp các bạn kế toán quyết toán thuế dễ dàng hơn.
1. Hàng hóa
Bất cứ hàng hóa nào (hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi,…) khi xuất kho cũng nên cân thận tuân thủ các bước, quan trọng nhất là hóa đơn phải xuất kèm. Tránh trường hợp thanh tra thuế yêu cầu kèm hóa đơn thì doanh nghiệp không thể giải trình.
Một số lỗi về xuất hóa đơn mà doanh nghiệp thường mắc phải:
- Hàng bảo hành: là phụ tùng xuất ra để kĩ thuật thay cho khách. Trường hợp này xếp vào loại xuất hóa đơn dùng nội bộ.
- Hàng tồn kho cần thanh lý, không đủ chất lượng để bán: Xuất hóa đơn giống như hàng bán bình thường nhưng ghi nhận hàng bán lỗ.
- Hàng đã xuất kho, chưa viết hóa đơn, xuất hóa đơn sau thời gian xuất kho (thời gian xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau): bạn cần rà soát lại, ghi chú, hóa đơn nào đi với PXK nào, có khớp hay không? Nếu không khớp thì cần tìm hiểu và xử lý.
2. Sổ phụ ngân hàng
Sổ ngân hàng phải chuẩn bị thêm đầy đủ sổ phụ theo từng tháng: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Nếu có sao kê cả năm thì càng tốt.
Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị cả sổ phụ file cứng và sổ phụ file mềm kết xuất từ Internet banking. Nếu công ty chưa có thì bạn đăng kí thêm để kiểm tra dễ hơn, không mất thời gian với sổ phụ. Nó cũng giúp bạn phần nào cho việc thanh tra thuế sau này nhanh và tiện hơn.
Cuối cùng nên thường xuyên kiểm tra lại chứng từ để biết thiếu thứ gì thì xin bổ sung ngay, tránh đến cuối năm nhiều việc lại không bổ sung kịp.
3. Kê khai thuế GTGT
Bạn sẽ chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Trường hợp bạn chưa có hóa đơn gốc thì cần ghi chú lại để hỏi lấy từ cơ sở mua hàng. Bạn sẽ gặp phiền hà, rắc rối đấy nếu không chuẩn bị hóa đơn gốc, rất quan trọng
Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, không dựa vào tờ khai hải quan. Lưu ý: điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp sẽ phải chịu phạt.
Cận thẩn hơn, bạn nên kết xuất tờ khai ra file excel và lưu lại vào riêng 1 folder sau khi kê khai và báo cáo thuế để sau này quyết toán sẽ dùng tới. Đã có trường hợp thanh tra kiểm tra 3 năm quyết toán hoặc hơn mà không có dữ liệu.
Lưu ý: Biểu mẫu HTKK không có phần diễn giải và bảng kê nhưng bạn vẫn nên làm ra file excel đầy đủ tránh trường hợp thanh tra kiểm tra đối chiếu thì không có số liệu.
4. Chi phí lãi vay
Tuyệt đối không nên để tồn quỹ tiền mặt cao khi công ty có vay vốn ngân hàng, nhất trong thời điểm ngân hàng giải ngân. Tồn quỹ tiền mặt cao thì bạn nên làm phiếu chi để chi bớt, phần chi không có hóa đơn. Cách này giúp bạn giảm quỹ, tuy nhiên cần phải là khoản mục chi hợp lý và không có hóa đơn để sau này loại ra khi quyết toán thuế.
Giải thích cho việc này đó là thời điểm vay ngân hàng nếu số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền đi vay thì số chi phí lãi này sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
Đồng thời, quỹ tiền mặt cũng không được để âm, phải cân đối sao cho hợp lý. Đặc biệt những kế toán mới ra trường, kinh nghiệm còn non yếu nên nắm kĩ phần này.
5. Lưu trữ hóa đơn đầu vào
Bạn nên sắp xếp hóa đơn đầu vào một cách khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra sau này. Hãy sắp xếp hóa đơn theo từng tháng hay quý, xếp theo thứ tự như tờ khai GTGT, nên gắn tờ khai GTGT vào trên đó luôn. Như vậy, khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra.
Nếu bạn làm sổ theo quý thì nên lưu thêm cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính. In sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.
Lưu ý:
- Hóa đơn được phép đục lỗ để lưu trữ
- Những lỗi nhỏ trong hóa đơn có thể bỏ qua, hóa đơn không sai quá nghiêm trọng thiếu 1 dấu chấm, phẩy, sai một chữ cũng không thành vấn đề.
6. Lưu trữ hóa đơn đầu ra
Cũng như trên, bạn nên đánh số thứ tự hóa đơn đầu ra. Với hóa đơn đặt in đã được đánh số, hóa đơn mua của thuế chỉ có số seri thì bạn tự đánh thêm số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và thời gian sử dụng hóa đơn. Sau này muốn tìm kiếm sổ ngày nào thì tiện hơn, không phải lật bên trong ra xem nữa.
Lưu ý:
- Hóa đơn bị hủy: nên phân loại bằng nhãn dán sau đó tạo file excel để thuận tiện trong việc quản lý. Sau đó lập biên bản hủy, nếu không có biên bản hủy bạn sẽ bị phạt.
- Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về: nên dán vào cuốn hóa đơn như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau. Khi thuế kiểm tra sẽ thuận tiện hơn cho người làm sau và dễ dàng cho việc kiểm tra hơn. Tránh trường hợp chứng từ nhiều, không nắm được hóa đơn đang để tại đâu.
7. Hàng phi mậu dịch
Hàng phi mậu dịch là hàng nhà cung cấp cho, biếu, tặng để làm mẫu, không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ cần nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.
Hàng phi mậu dịch vẫn bị khấu trừ thuế GTGT nếu thực sự được sử dụng cho mục đích kinh doanh.Thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh.
=> Hàng phi mậu dịch không được bán. Hoặc vẫn được bán nhưng gồm nhiều thủ tục khác phức tạp.
8. Hóa đơn trên 20 triệu
Khi thanh toán phần hóa đơn trên 20 triệu, bạn nên photo thêm UNC thanh toán và bấm chung vào hóa đơn than hoặc ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán vào ngày nào. Để khi thuế kiểm tra bạn có thể trình UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu.
Lưu ý:
- UNC chuyển tiền từ tài khoản công ty mua sang công ty bán
- Có UNC thanh toán thì thuế VAT thanh tra thuế mới cho phép khấu trừ
- Hóa đơn > 20 triệu nếu không thanh toán qua ngân hàng mà trừ công nợ với nhà cung cấp thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
9. Hạch toán phân loại chi phí
Khi hạch toán bạn nên phân loại sẵn khoản nào hợp lý và không hợp lý để khi quyết toán chỉ cần làm một bước loại số chi phí không hợp lý.
Tài khoản 6423: Hạch toán các chi phí không có hóa đơn hoặc hóa đơn không thể dùng, đây là phần chi phí chắc chắn bị loại.
Tài khoản 6428: Hạch toán các chi phí nhạy cảm – chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện như tiền phòng công tác, tiếp khách,… các khoản này phải kèm theo như Giấy đi đường, quyết định công tác….
Khoản chi không có hóa đơn hoặc có hóa đơn không hợp lệ cũng cần ghi chú lại để khi làm BCTC cũng có thể điều chỉnh.
10. Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn
Trước khi quyết định giao dịch, hợp tác với công ty nào cũng cần tìm hiểu kỹ lưỡng về họ. Lập tức chấm dứt giao dịch nếu phát hiện công ty đó có dấu hiệu “công ty ma” ngay cả khi họ cho bạn thấy họ có giấy tờ đầy đủ, chứng từ hợp lý,… Hậu quả bạn sẽ không thể gánh nổi đâu, đó là thanh tra thuế không chấp nhận việc mua hàng của doanh nghiệp bạn tại công ty đó cho dù có đầy đủ chứng từ sổ sách.
Ngoài ra, bạn còn đối diện với thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm đối với trước đây là 5 năm, hiện nay là 10 năm.
Đối với trường hợp không mong muốn này xảy ra, bạn nên kiểm tra lại tất cả NCC đầu vào để xem xét NCC còn hoạt động hay không nếu không có biện pháp xử lý kịp thời.
11. Những vấn đề khác
- Công ty bị lỗ năm nào => tiền lương tháng 13 + thưởng tết năm đó không được tính vào chi phí hợp lý.
- Quà tết khách hàng bị loại ra, chi phí công tác tặng quà tết cũng bị loại. Do đó bạn nên ghi chung chung chi phí công tác tặng quà là chi phí công tác chung để không bị loại.
- Chi phí tủ lạnh, máy lạnh,…cần nói rõ lý do để tránh bị loại.
- Bảng phân bố công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phải có rõ ràng để tránh bị loại chi phí phân bổ không hợp lý.
Đây đều là những kinh nghiệm đắt giá mà mình rút ra được qua quá trình mình làm việc. Hy vọng chia sẻ này sẽ phần nào giúp các bạn quyết toán thuế cuối năm và sau này được suôn sẻ.
Xem thêm:
Bí quyết hạch toán và xử lý khoản nợ phải thu khó đòi
Bật mí cho kế toán cách xử lý khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
6 bước để phân tích báo cáo tài chính đúng chuẩn
