Doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện rất nhiều công việc. Bên cạnh việc kê khai các loại thuế, đăng ký chế độ kế toán… thì một trong những công tác khá quan trọng nữa đó chính là công tác nhân sự. Bài viết của Ketoan.vn sẽ giới thiệu 13 công việc nhân sự mà doanh nghiệp phải thực hiện khi thành lập.
1. Giao kết hợp đồng lao động
Dựa vào Mục 2 chương III Bộ luật Lao động mới nhất 2012, trước khi nhận người lao động vào làm việc, doanh nghiệp phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động với người lao động. Trường hợp người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi, chỉ được giao kết hợp đồng lao động khi có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản theo một trong các loại dưới đây:
- Hợp đồng không xác định thời hạn
- Hợp đồng xác định thời hạn
- Hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.
Đối với công việc tạm thời có thời hạn dưới 3 tháng có thể giao kết bằng lời nói. Thời hạn hợp đồng bắt đầu ngay sau khi thử việc đạt yêu cầu.
2. Báo cáo sử dụng lao động
Căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 03/2014/NĐ-CP, doanh nghiệp phải khai báo việc sử dụng lao động với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
3. Thông báo số lao động làm việc
Theo khoản 1, Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, trong vòng 30 ngày doanh nghiệp phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc của doanh nghiệp về số lao động làm việc tại đơn vị.
4. Lập sổ quản lý lao động
Theo điều 7 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng làm việc bằng giấy hoặc bản điện tử nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
5. Xây dựng thang lương, bảng lương
Doanh nghiệp cần xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương phù hợp và trả lương cho người lao động.
Doanh nghiệp cần chú ý một số điều sau:
- Khoảng chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng.
- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường hoặc không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh phải đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề phải cao hơn ít nhất 7% do với mức lương tối thiểu vùng.
- Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%, công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm thì phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
6. Ký kết và thông báo thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
Doanh nghiệp phải tổ chức, thương lượng giữa tập thể lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động và tiến hành ký kết các nội dung đã đạt được khi có trên 50% số người của tập thể lao động biểu quyết tán thành nội dung đã thương lượng.
Thời hạn thông báo: trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký kết.
7. Xây dựng nội quy lao động bằng văn bản
Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, phải xây dựng nội quy lao động bằng văn bản. Nội dung chủ yếu cần quy định, gồm có:
- Thời gian làm việc, nghỉ ngơi
- Trật tự tại nơi làm việc
- An toàn lao động, vệ sinh lao động nơi làm việc
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
- Các hành vi vi phạm kỹ thuật của người lao động và hình thức xử lý kỷ luật.
Trong vòng 10 ngày kể từ khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội.
8. Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
Theo điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, doanh nghiệp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động trước khi trả tiền lương, tiền công trong trường hợp thu nhập của người lao động đến mức phải nộp thuế.
Cá nhân có mã số thuế phải có trách nhiệm cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì có thể tự đăng ký cấp mã số thuế hoặc cung cấp thông tin đăng ký thuế cho doanh nghiệp.
9. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu
Theo điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia các loại bảo hiểm khi ký kết hợp đồng với người lao động.
10. Khai báo các loại máy thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về vệ sinh lao động (nếu có)
Theo Điều 30 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, doanh nghiệp phải khai báo với cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh về các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động.
11. Nộp tiền bảo hiểm hàng tháng
Theo Chương III Quyết định 595/QĐ-BHXH, sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động, hàng tháng, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội với tỷ lệ theo quy định.
12. Thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)
Theo điều 6, Luật Công đoàn 2012, nếu người lao động có mong muốn thành lập công đoàn thì phải tổ chức Ban vận động thành lập công đoàn và liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở để được sự hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ.
13. Nộp kinh phí công đoàn hàng tháng
Các doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp không thành lập tổ chức công đoàn) mỗi tháng đều phải nộp kinh phí công đoàn với mức 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động (nộp một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm cho người lao động).
Nhiều công ty đã và đang áp dụng phần mềm quản lý nhân sự trong công việc của HR. Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm các nghiệp vụ nhân sự được xử lý nhanh chóng. Từ đó, cán bộ nhân sự có thời gian lập kế hoạch và chiến lược nhân sựu cho doanh nghiệp.
Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức về những công việc nhân sự phải thực hiện khi thành lập doanh nghiệp.
Xem thêm các bài viết tại
Chi phí thành lập doanh nghiệp có được coi là chi phí hợp lý không?
Những loại thuế doanh nghiệp cần đóng sau khi thành lập
6 công việc kế toán nhân sự phải làm ngay trước khi hết tháng 11/2019
