Hình thức đặt cọc trước tiền hàng hóa, dịch vụ trong kinh doanh là một hình thức mua bán vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng biết cách hạch toán tiền đặt cọc, đôi khi còn gặp bối rối vì không biết đặt cọc có cần xuất hóa đơn hay không. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn kế toán cách hạch toán tiền đặt cọc và giải đáp những thắc mắc có liên quan đến khoản tiền này.
I. Tiền đặt cọc là gì
Theo quy định tại điều 358 Bộ luật dân sự, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác, gọi là tài sản đặt cọc, trong một thời hạn để đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự.
II. Cách hạch toán tiền đặt cọc
1. Đối với bên đặt tiền đặt cọc
- Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 224 (theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112
- Khi nhận lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 (theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (theo Thông tưt 133)
- Trong trường hợp sử dụng tài khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (theo Thông tư 133)
- Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có TK 244 (theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (theo Thông tư 133)
2. Đối với bên nhận tiền đặt cọc
- Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (theo Thông tư 133)
- Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112
- Trong trường hợp doanh nghiệp đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng, nếu khấu trừ vào tiền đặt cọc thì ghi:
Nợ TK 334 (theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác
III. Những câu hỏi thường gặp trong quá trình hạch toán tiền đặt cọc
1. Nhận tiền đặt cọc có cần xuất hóa đơn hay không?
Đây là câu hỏi mà nhiều kế toán thường băn khoăn, và để giải đáp thì cần xem lại Công văn số 39313/CT-HTr của Cục Thuế Thành phố Hà Nội. Theo Công văn này thì trong trường hợp công ty có nhận một khoản tiền đặt cọc của khách hàng trước khi ký hợp đồng để đảm bảo việc giữ chỗ mua căn hộ hình thành trong tương lai, nếu việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì công ty chưa cần phải lập hóa đơn GTGT.
2. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí không?
Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT) thì khi thah toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Bên cạnh đó, theo quy định tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính không hề nói đến khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế. Ngoài ra, Công văn 3529/TCT-CS của Tổng cục thuế cũng quy định rằng trong trường hợp công ty có phát sinh các khoản chi về tiền phạt, bồi thường do vi phạm hợp đồng kinh tế với khách hàng thì khi chi tiền công ty lập chứng từ chi tiền. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế cùng chứng từ thanh toán trên, công ty sẽ thực hiện xác định tính vào chi phí theo quy định của thuế thu nhập doanh nghiệp.
3. Khi đặt cọc cần lưu ý những gì?
- Tài sản đặt cọc có thể là tiền hoặc hiện vật mà một bên giao cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
- Thời điểm giao tài sản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải xuất hóa đơn mà chỉ cần chứng từ chi tiền hoặc phiếu giao nhận tài sản.
- Bên vi phạm hợp đồng không phải xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc là tiền; chỉ xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc là hiện vật.
- Bên vi phạm hợp đồng sẽ bị mất tài sản đặt cọc hoặc phải trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương ứng giá trị tài sản đặt cọc cho bên kia.
- Tài sản đặt cọc được ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phí hợp lý của các bên tương ứng nếu giao kết, thực hiện hợp đồng bị từ chối.
Xem thêm:
>> Hướng dẫn hạch toán tiền phạt, tiền thu bồi thường
>> Cách hạch toán các bút toán kết chuyển cuối năm 2019
Phần mềm kế toán MISA SME.NET sẽ cung cấp mọi góc nhìn về tình hình tài chính doanh nghiệp, nhập liệu tự động và kiểm soát tính hợp lệ từ các giao dịch ngân hàng, hóa đơn, mã số thuế… MISA SME.NET là sản phẩm của MISA, công ty có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán cho hơn 200.000 doanh nghiệp.
