Các loại tài liệu, chứng từ kế toán cần được sắp xếp và lưu trữ cẩn thận, hợp lý để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra, xem xét lại về sau. Chính vì sự quan trọng này mà mỗi tài liệu, chứng từ kế toán cũng có thời hạn lưu trữ quy định riêng. Hãy cùng tìm hiểu thời gian lưu trữ các loại tài liệu, chứng từ kế toán là bao lâu qua bài viết dưới đây.
I. Thời hạn lưu trữ các loại tài liệu, chứng từ kế toán
1. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm
Theo điều 12 Nghị định 147/2016/NĐ-CP thì những loại tài liệu, chứng từ sau sẽ phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 5 năm:
- Chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Một số loại tài liệu được quy định trong điều này lại được quy định phải lưu trữ trên 5 năm theo Luật khác thì phải thực hiện lưu trữ theo quy định của Luật đó.
2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm
Theo điều 13 Nghị định 147/2016/NĐ-CP thì thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm được áp dụng cho những trường hợp sau:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanhn nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- Các tài liệu khác không được quy định tại điều 12 và 14 của Nghị định này.
- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 của điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì phải thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn
Theo điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những tài liệu bắt buộc phải lưu trữ vĩnh viễn, tức là lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên, bao gồm:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn
- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia
- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu, chứng từ khác phải lưu trữ sẽ do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
II. Nếu tài liệu, chứng từ kế toán bị mất thì phạt như thế nào?
Theo điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ, các trường hợp làm mất tài liệu, chứng từ kế toán được chia làm 3 loại tương ứng với 3 mức phạt như sau:
1. Phạt cảnh cáo
Mức phạt nhẹ nhất này được áp dụng cho một trong số những hành vi vi phạm như sau:
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng
Các trường hợp vi phạm phải chịu mức phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng bao gồm:
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định
- Không thực hiện việc tổ chức, kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy.
3. Phạt tiền từ 10 triệu – 20 triệu đồng
Đây là mức phạt cao nhất, được áp dụng cho những hành vi vi phạm như sau:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Vậy kế toán khi làm mất tài liệu, chứng từ cần phải khắc phục như thế nào?
Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy, kế toán cần phải thực hiện ngay lập tức những việc sau:
- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu, chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tổ chức phục hồi lại tài liệu, chứng từ bị hư hỏng
- Liên hệ với các tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy
- Kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy đối với những tài liệu, chứng từ có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và 3 của điều này.
Xem thêm:
