Khi kiểm tra quyết toán thuế công ty thương mại, cơ quan thanh tra thường đi sâu vào 3 vấn đề: thuế GTGT đầu vào và đầu ra, hàng tồn kho, thuế thu nhập cá nhân. Bởi đây cũng là những vấn đề mà doanh nghiệp thường mắc sai lầm nhất khi lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế. Vì vậy, kế toán cần có sự chuẩn bị chu đáo trước khi cơ quan thuế thanh tra.
1. Thuế GTGT đầu vào và đầu ra
– Hóa đơn đầu ra:
+ Ở công ty thương mại thường gặp phải các trường hợp như: khách hàng thanh toán tiền trước nhưng không ghi rõ trong hợp đồng là đã thanh toán, đặt cọc hay không ghi thời điểm hai bên giao nhận hàng hóa. Sai sót này dẫn đến khi cơ quan thuế kiểm tra, nghi ngờ công ty bạn xuất hóa đơn sai thời điểm.
+ Trường hợp có thuê bên thứ 3 vận chuyển hàng nhưng cũng không có bảng kê vận chuyển, kèm theo các hóa đơn đầu ra tương ứng.
+ Trong trường hợp công ty tự vận chuyển lấy nhưng tính chi phí nhiên liệu quá cao so với thực tế, không phù hợp với cung đường và khoảng cách vận chuyển.
+ Ngoài ra còn có lỗi, hóa đơn gửi giá đầu ra quá nhiều.
– Hóa đơn đầu vào:
+ Công ty không có đầy đủ chứng từ, biên bản giao hàng hóa, không có hợp đồng, chứng từ thanh toán.
+ Tại thời điểm thanh kiểm tra chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn trên 20 triệu đồng, quá thời hạn thanh toán trong hợp đồng không có biên bản gia hạn thanh toán.
=> Kinh nghiệm giải quyết:
– Trong quá trình làm sổ sách kế toán tại doanh nghiệp Kết xuất tờ khai thuế hàng kỳ ra 1 phai excel 12 tháng: đầu ra và đầu vào.
– Cần phải kiểm tra lại tất cả các giao dịch có đủ hóa đơn đã kê khai chưa.
– Lọc ra những hóa đơn nào > 20 triệu đồng kiểm tra có chuyển khoản bằng UNC thanh toán hay chưa, nếu trưa thanh toán quá 31/12 năm tài chính phát sinh của hóa đơn đó thì phải có hợp đồng trả chậm.
2. Hàng tồn kho
– Thực tế cho thấy, công ty thương mại thường có tỉ lệ hàng tồn kho chiếm tỉ trọng cao. Nguyên nhân bởi thường có tình trạng: Bán hàng cho khách lẻ mà không xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn bán hàng sai thời điểm (lý do sợ khách hàng không thanh toán mà chưa xuất hóa đơn), chạy VAT dẫn đến tồn kho ảo…
– Kế toán cần chuẩn bị những loại sổ sách liên quan cơ quan thuế thường hay yêu cầu :
+ Tổng hợp nhập xuất tồn ở các kho
+ Sổ chi tiết bán hàng kèm giá vốn
+ Sổ chi tiết tài khoản 632, 511
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ theo dõi CCDC và TSCĐ
– Sai lầm khác mà rất nhiều công ty thương mại mắc phải: xuất hàng mẫu không thu tiền (không đăng ký với sở công thương , nghị đinh 81/2018/NĐ-CP thì các doanh nghiệp chạy chương trình khuyến mại không thu tiền dưới 100 triệu đồng thì không phải đăng ký nữa. Vì vậy trước thời điểm Nghị định 81/2018/NĐ-CN thì các chương trình khuyến mại vẫn phải đăng ký và thông báo).
+ Ngoài ra, còn có công ty bán hàng thấp hơn giá trị nhập kho do nguyên nhân chủ quan và khách quan: hàng hóa hư hỏng, lỗi do sản xuất, hư hại trong quá trình vận chuyển tự nhiên hoặc hàng hóa gần hết hạn sử dụng. Tuy nhiên đơn vị đó không có hóa đơn chứng từ ghi nhận sự việc, trường hợp hết date không xuất hóa đơn đầu ra (có thể tự hủy hàng hoặc thuê bên có chức năng hủy hàng để tiêu hủy).
+ Một sai lầm khác, công ty xuất hàng hóa với nhiều mã và giá khác nhau trong khi hóa đơn không ghi rõ tên hàng hóa, chỉ ghi chung chung 1 mã hàng.
– Kế toán tính giá xuất kho sai do chọn sai phương pháp tính giá dẫn đến cuối năm không có chi phí kế toán tính bài toàn trích dự phòng giảm giá đối với các mặt hàng không có rủi do cao về giá, chất lương.
– Công ty bị âm kho thời điểm do nhiều yêu tố khách quan.
– Công ty bị âm kho cuối thời điểm do kế toán hạch toán sai hoặc do khâu quản trị của doanh nghiệp sai sót.
– Kế toán tính sai phân bổ công cụ dụng cụ và tài sản cố định.
=> Kinh nghiệm giải quyết:
– Trước khi thanh kiểm tra phải tìm cách tống lượng hàng tồn hoặc đi mượn để khi họ vào kiểm khớp với sổ sách và thực tế.
– Xuất hóa đơn có bị âm kho.
– Lập bảng danh sách tổng hợp những mặt hàng bán thấp hợp giá vốn và lập phương án giải trình cho phù hợp, nếu không có căn cứ văn bản pháp luật nào để trình phù hợp sẽ bị ấn định thuế.
3. Thuế thu nhập cá nhân
– Quyết toán thuế công ty thương mại còn cần chú ý đến thuế thu nhập cá nhân. Kế toán cần chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ sau:
+ Hợp đồng lao động.
+ Bảng lương – bảng chấm công có ký tá đầy đủ
+ Hồ sơ của nguời lao động : CMND, sổ hộ khẩu (nếu có ), Sổ bảo hiểm xã hội (nếu đã đóng), sơ yếu lý lịch, bằng cấp.
+ Quyết toán thuế TNCN các năm. Có 2 cách hạch toán: tính theo tổng lương thực nhận và theo phụ cấp + lương.
Trên đây là những lưu ý khi quyết toán thuế công ty thương mại. Kế toán nên ghi nhớ lại để biết cách khắc phục nếu công ty bạn cũng gặp sai lầm trên khi quyết toán thuế. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
Khi nào doanh nghiệp được xóa nợ tiền thuế?
