Trong công việc kế toán hàng ngày, đôi khi kế toán mắc những sai sót, bất cẩn khi thực hiện các nghiệp vụ thu chi của mình, đến khi quyết toán cuối năm mới bắt đầu tá hỏa vì quỹ tiền mặt bị âm. Đây là lỗi cũng khá phổ biến đối với các kế toán và cần có cách khắc phục. Quỹ tiền mặt bị âm do nguyên nhân, cả chủ quan lẫn khách quan nên tùy từng trường hợp mà có cách xử lý khác nhau. Bài viết dưới đây sẻ chia sẻ 5 cách chủ yếu giải quyết nhanh gọn vấn đề này.
1. Quỹ tiền mặt bị âm là gì?
Quỹ tiền mặt bị âm khi tổng chi tiền mặt trên sổ sách lớn hơn tổng thu tiền mặt trên sổ sách.
Để âm quỹ tiền mặt là vấn đề không phù hợp với thực tế, không ổn với doanh nghiệp. Bởi không có thu tiền thì không thể có chi tiền.
Do đó quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan Thuế chấp nhận, và làm xấu báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đây là lý do mà kế toán phải đưa ra giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất.
2. Nguyên nhân gây âm quỹ tiền mặt
Nguyên nhân 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền.
– Việc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm khoản thu tiền tại doanh nghiệp. Việc làm nhiều phiếu chi tiền khống cho cùng 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm tăng số tiền chi của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khiến tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bị âm.
Nguyên nhân 2: Kế toán hạch toán sai trình tự Chi tiền trước, thu tiền sau.
– Việc kế toán hạch toán sai trình tự sẽ làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.
Nguyên nhân 3: Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán
Nguyên nhân 4: Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc .
– Việc ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế cũng khiến cho tiền mặt bị âm. Hoặc kế toán thu thập thiếu hoặc làm mất chứng từ thu, chi…; Không có sự đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.
Ngoài ra, việc thực hiện sai quy trình kế toán, nguyên tắc kế toán cũng là nguyên nhân khiến âm quỹ tiền mặt
3. 5 cách giải quyết quỹ tiền mặt bị âm
Có nhiều cách giải quyết nhưng phổ biến nhất là những cách sau đây:
Cách 1: Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt
– Cách làm này giúp tăng thu tiền mặt tại doanh nghiệp, làm giảm âm quỹ tiền mặt.
– Kế toán phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thận, đầy đủ.
– Hạch toán N111/C131
Cách 2: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau
– Các khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT có thể chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền. Ví dụ: Chi lương nhân viên, chi tạm ứng.
Cách 3: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ vào TK 331
– Cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp giảm khoản chi tiền, giúp cân đối được âm tiền mặt.
+ Hạch toán:
Nợ hàng, Nợ CP
Nợ Thuế VAT đầu vào
Có 331 – Phải trả người bán
+ Bao giờ có tiền, sẽ thanh toán sau. Khi doanh nghiệp thanh toán, kế toán phản ánh:
N331/C111,112
– Lưu ý khi sử dụng phương pháp này: Cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán phải lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.
Cách 4: Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%
– Cách làm này khá an toàn và hay được sử dụng ngoài thực tế. Kế toán có thể làm hợp đồng vay mượn với cá nhân giám đốc hoặc người trong hoặc ngoài công ty.
+ Làm theo cách này sẽ giúp: (1) Doanh nghiệp không phát sinh cổ phần tài chính; (2) Làm tăng khoản Thu tiền tại doanh nghiệp (Kế toán phải làm phiếu thu).
+ Hạch toán: N111/C341.
Cách 5: Làm thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp
– Cách làm này giúp tăng tiền mặt tại DN. Lưu ý nếu cá nhân góp vốn thì có thể góp bằng TM, còn nếu đối tượng góp vốn là DN thì phải CK. Khi đó, cần chú ý sự hợp thức hóa của chứng từ.
– Thủ tục tăng vốn điều lệ phức tạp và cần thời gian, do vậy yêu cầu cao kinh nghiệm của Kế toán. Theo đó, kế toán phải lưu ý DN phải góp đủ trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi và phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh.
– Giải pháp này hiệu quả, mang lợi ích nhiều mặt.
– Hạch toán: N111/C411
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về cách giải quyết khi quỹ tiền mặt bị âm. Hy vọng thông tin hữu ích cho công việc của bạn và chúc bạn thành công!
Xem thêm:
Chi phí môi giới hoa hồng có được tính vào chi phí được trừ?
