Quyết toán thuế là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải làm sau khi thành lập. Tùy quy mô, mức độ hoạt động mà doanh nghiệp quyết toán thuế 5 năm một lần hoặc mỗi năm một lần. Để bảo vệ tối đa quyền lợi cho doanh nghiệp, người làm kế toán cần chuẩn bị tốt tinh thần ứng biến các tình huống mà cán bộ thuế có thể hỏi trong quá trình kiểm tra sổ sách. Bài viết dưới đây xin chia sẻ 10 lưu ý quyết toán thuế năm 2019, 2020 để không bị sai sót, bất ngờ khi được kiểm tra.
1. Hóa đơn có giá trị lớn nhưng vẫn treo công nợ nhiều năm không thanh toán
– Đối với những hóa đơn có giá trị lớn từ 20 triệu trở lên (hóa đơn trực tiếp, hóa đơn GTGT) khi đến thời điểm thanh tra kiểm tra thuế tại doanh nghiệp mà vẫn treo công nợ TK 331 thì lập sẵn các chứng từ liên quan: Hợp đồng trả chậm; Giao nhận;… để chuẩn bị giải trình.
– Đối với ngành xây dựng vốn lưu động là huyết mạch sống còn, mà công nợ phải thu vào thì sau một thời gian dài mới được nhận. => Thiếu vốn do không cân bằng được dòng tiền, nhận nhiều công trình thi công lớn nhưng không cân đối được tiền lưu động. => Việc treo nợ lâu năm không trả, không thanh toán với bên bán mới dẫn đến tình trạng trên.
2. Công trình đã nghiệm thu và thu tiền nhưng vẫn không xuất hóa đơn
– Phần lớn lỗi này xảy ra với các doanh nghiệp xây dựng, lắp đặt. Bởi vì chủ đầu tư vì lý do nào đó thiếu vốn chưa trả tiền nên bên nhận thầu cũng không xuất hóa đơn dù đã nghiệm thu.
– Đã nhận tiền tạm ứng nhiều đợt, nhưng vẫn chưa có hợp đồng, không có hồ sơ chứng từ liên quan nào đến chủ đầu tư; công nợ ghi TK Có 131.
=> Cách khắc phục: Xuất hóa đơn bù và bổ sung hợp đồng cho các khoản tạm ứng, trên hợp đồng ghi rõ các lần tạm ứng không cần xuất hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn khi hai bên nghiệm thu hoàn thành bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
3. Chứng từ ngân hàng thiếu, mất
– Lưu ý quyết toán thuế cần kiểm tra kĩ đã đủ các loại chứng từ, giấy tờ chưa. Chứng từ bị mất, thiếu là vấn đề thường gặp trong khi dọn và di chuyển nhiều lần ủy nhiệm chi. => Phải làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục, tốn kém chi phí.
– Phần do kế toán trước đó làm không theo dõi ngân hàng TK 112 trên sổ sách và báo cáo tài chính, tất cả đều bỏ hết hạch toán vào TK 111, nên doanh nghiệp cũng chủ quan nghĩ chẳng cần, cái nào còn thì còn không còn thì bỏ không lưu.
– Khắc phục: Đối với ủy nhiệm chi bị mất có thể sử dụng giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình và cung cấp chứng từ bổ sung sau.
4. Hóa đơn sai sót 1 vài đồng và vài trăm nghìn đồng
– Lập kê khai bổ sung khi làm điều chỉnh: Photo tất cả hóa đơn bị sai ra 01 tập kẹp với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện kê khai sai có điều chỉnh chỉ tiêu.
– Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm “Ví dụ: Hóa đơn 15.263.268 nhưng kê khai 15.263.269 do tính nhảy số của HTKK => Sai sót 1 đồng => Không cần điều chỉnh”.
5. Đối chiếu vật liệu dự toán với xuất kho
– Cán bộ thuế sẽ yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã xuất cho công trình => Căn cứ vào đây cán bộ sẽ đối chiếu với dự toán. Vật liệu nào không có trong dự toán sẽ xuất toán. Vật liệu nào vượt định mức về khối lượng sẽ quy ra giá trị vượt sẽ xuất toán.
=> Cách khắc phục: Khi lập sổ sách tính giá thành, kế toán nên đối chiếu kỹ và theo sát vật tư với dự toán; Nếu vượt hoặc không đúng vật tư theo dự toán thì phải có biện pháp xử lý kịp thời.
6. Hóa đơn nguyên vật liệu phục vụ công trình
– Hóa đơn vật tư nếu mua cùng nơi địa phương thi công thì tốt: Nếu khác địa phương (Do mua vật tư tại tỉnh/thành phố A mà thi công tại tỉnh/thành phố B) thi công thì nhớ phải chứng minh có hóa đơn vận chuyển nếu doanh nghiệp không có xe tải vận chuyển => Nếu không loại bỏ sẽ không được chấp nhận.
=> Cách khắc phục: Nếu vận chuyển thì phải có lịch trình vận chuyển; Định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển. Phương tiện vận chuyển có thể là: Xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển.
– Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý phải có hợp đồng thi công. Trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng vật tư chính => Sử dụng cho công trình vì doanh nghiệp chỉ là doanh nghiệp nhận giao khoán nhân công không bao thầu nguyên vật liệu.
7. Lỗ được phép chuyển liên tục 5 năm, các năm trước có lỗ thì năm 2018 nhớ đính kèm Phụ lục 03-2A
– Nếu năm 2018 lãi thì trên phụ lục gõ số lỗ cần chuyển vào cột “Số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này”.
– Nếu năm 2018 lỗ, thì trên phụ lục cột “Số lỗ được chuyển trong phần tính thuế này” để trống, mục đích chỉ là theo dõi số lỗ các năm và số lỗ đã chuyển các năm trước.
8. Chứng minh vật tư chính, nguyên vật liệu phục vụ công trình
– Doanh nghiệp nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ. Nếu có hóa đơn vật tư chính mua về thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của công trình A thì phần NVL có vật tư chính phải ghi rõ là hạng mục nào có vật tư thì được phép đưa vào (Vì hợp đồng giao khoán nhân công nên nguyên vật liệu đã được chủ đầu tư cung cấp).
– Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư chính, nguyên vật liệu; nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công nên có hạng mục cung cấp vật tư chính, nguyên vật liệu => Khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ vật tư đó được chấp nhận là chi phí hợp lý.
– Hóa đơn xăng dầu phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí,… Riêng khoản này tiền xăng dầu nhiều => Bị loại 1 phần, lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động nhiều người để lập bảng kê và các thủ tục do thuế yêu cầu.
– Do xăng dầu mua nhiều ngày liên tiếp, mỗi ngày vài trăm lít nên không hợp lý => Vì xe không thể đi 1 ngày vài trăm lít xăng dầu được => 01 ngày dù đi nhiều cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải => Khi làm tại doanh nghiệp thì các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý.
9. Phần quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
– Do sự khác biệt giữa kế toán và luật thuế: Gõ từ Chỉ tiêu B2 cho tới B7. Đặc biệt chú ý các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, nhớ gõ vào chỉ tiêu B4.
– Phần đã xuất hóa đơn, ghi nhận trong năm 2018 nhưng bị thuế thanh tra kéo về các năm trước và đã truy thu, phạt nộp chậm thuế. Gõ vào chỉ tiêu B9 đến B11 tương ứng.
– Thuế suất doanh nghiệp đang áp dụng là bao nhiêu để gõ thu nhập tính thuế vào các Cột C7, C8, C9 tương ứng.
– Doanh nghiệp có ưu đãi về thuế nhớ chọn phụ lục 03-3A, lưu ý các chỉ tiêu từ C11 đến C1531.
– Nhớ gõ số tiền thuế TNDN đã tạm tính và đã nộp vào NSNN của 04 quý của năm 2018 vào cột E1. Căn cứ pháp lý: Thông tư số 78/2014/TT-BTC; Thông tư số 151/2014/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC…
10. Phần quyết toán thuế thu nhập cá nhân
– Người lao động ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên thì giảm trừ bản thân 9.000.000 đồng/tháng.
– Những ai trong doanh nghiệp quyết toán thay (Tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay): Giảm trừ bản thân 12 tháng Số còn lại (Không tích ô cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Giảm trừ theo số tháng thực tế làm việc).
– Lưu ý quyết toán thuế cần chú ý vấn đề giảm trừ người phụ thuộc: Người lao động ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên thì giảm trừ người phụ thuộc 3.600.000 đồng/tháng.
– Giảm trừ tính từ khi phát sinh nuôi dưỡng.
– Về vấn đề Cam kết 02 để không phải khấu trừ thuế: Người lao động ký hợp đồng thời vụ dưới 1 tháng khi doanh nghiệp chi trả, nếu mỗi lần chi trả dưới 2 triệu đồng/tháng thì không phải khấu trừ thuế TNCN.
– Mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên thì khấu trừ 10% Thuế TNCN. Nếu không muốn khấu trừ 10% thuế TNCN thì làm Cam kết 02 theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC nếu như ước tính cả năm thu nhập không vượt quá 108 triệu đồng và có MST cá nhân tại thời điểm cam kết.
Trên đây là những lưu ý quyết toán thuế quan trọng mà kế toán cần nắm vững để tránh những sai sót của thể xảy ra. Hy vọng thông tin trên hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
Hướng dẫn kê khai và quyết toán thuế với cá nhân chưa có mã số thuế
Có cần kê khai thuế nếu doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu?
