Hóa đơn điện tử hiện này là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó giúp rút ngắn được thời gian và đảm bảo độ chính xác trong nhiều công đoạn khi quyết toán thuế. Tới tháng 11/2020, nhà nước yêu cầu toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Vì vậy hiện nay vẫn có nhiều thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây xin giải đáp những câu hỏi của các bạn.
1. Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không có chữ ký hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?
Theo quy định tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016: “Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”
Như vậy, Nếu người mua không phải đơn vị kế toán thì chỉ cần có giấy tờ chứng minh có sự giao kết kinh doanh giữa người mua và người bán thì không nhất thiết người mua phải có chữ ký hóa đơn điện tử.
2. Chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Nếu giữa người mua và người bán có giao dịch số lượng hàng hóa lớn, có số lượng hóa đơn nhiều và muốn được miễn tiêu thức chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử thì có thể gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan thuế quản lý trữ tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể, theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).
3. Khi số lượng hàng hóa dịch vụ vượt quá số lượng thể hiện trên một mặt giấy thì hóa đơn điện tử sẽ thể hiện như thế nào?
Không giới hạn về lượng chữ hóa đơn giấy, với hóa đơn điện tử không quy định số dòng, số chữ, bạn có thể thoải mái ghi đủ nội dung. Hóa đơn dạng điện tử sẽ tự động giúp bạn tối ưu không gian ghi chú.
Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: Người bán hàng ghi liên tiếp số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.
Khi hóa đơn có số trang nhiều hơn 1 thì phần đầu trên trang sau của hóa đơn sẽ hiển thj cùng số hóa đơn như trang đầu, cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán bằng Tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” trong đó X là số thứ tự của trang, Y là tổng số trang của hóa đơn.
4. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào?
Trong quá trình lưu thông hàng hóa, để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa hữu hình, người bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nhưng chỉ được chuyển đổi duy nhất một lần.
5. Những ký hiệu viết tắt trên hóa đơn điện tử có gì khác biệt với các hình thức hóa đơn khác?
Đối với hóa đơn điện tử, tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị han chế số ký tự như đối với hóa đơn giấy và thích hợp với nội dung Điều 16, Mục 2, Khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 1/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010, Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định.
6. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần đáp ứng những tiêu chí nào?
– Hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn về nội dung theo hóa đơn gốc.
– Có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn này được chuyển đổi từ háo đơn điện tử. Có dòng chữ phân biệt với hóa đơn giấy thông thường (Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử).
– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc nào về hóa đơn điện tử, xin hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Xem thêm:
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất
Có cần đóng dấu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không?
