Doanh nghiệp luôn phải kiểm tra mức hàng tồn kho bởi đây là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Mức hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít cũng sẽ gây ra tác động không nhỏ đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần có cách quản lý hàng tồn kho hợp lý, nhất là doanh nghiệp có nhiều kho đặt ở nhiều địa điểm, gây khó khăn trong quản lý. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn 5 yếu tố để xác định mức tồn kho hợp lý trong doanh nghiệp.
1. Mức tồn kho hợp lý là gì?
Trên thực tế, rất khó để xác định được rằng mức hàng tồn kho bao nhiêu là đủ. Điều này còn tùy vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh và chiến lược kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc không xác định mức tồn kho là một trong số những sai lầm trong quản lý hàng tồn kho.
Theo mô hình Just in Time (JIT) thì chỉ sản xuất đúng sản phẩm với đúng số lượng, tại đúng nơi vào đúng thời điểm. Tuy nhiên, phương châm này chỉ có hiệu quả đối với các doanh nghiệp mà hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại và có sự kết hợp một cách chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Mô hình này rất khó áp dụng cho các doanh nghiệp dựa vào mùa vụ, muốn tranh thủ cơ hội khan hiếm hàng hóa để nắm bắt cơ hội.
2. Các yếu tố xác định mức tồn kho hợp lý
Tình hình nhu cầu
Để xác định mức tồn kho có hợp lý hay không, trước tiên cần quan tâm đến nhu cầu doanh nghiệp cần mặt hàng nào. Bạn cần tập hợp các số liệu về lượng hàng đã bán ra, lượng tồn kho thực tế,…và quan sát các động thái thị trường cũng như kế hoạch sản phẩm của doanh nghiệp để đưa ra các điều chỉnh cũng như dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.
Việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không phải là việc đơn giản. Doanh nghiệp cần tính toán nhiều yếu tố, từ giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, phí mua hàng, bảo quản, vận chuyển, hao hụt, lưu kho, chi phí tồn kho,…
Đối tác cung ứng
Khả năng cung ứng hàng hóa đầu vào của đối tác cũng rất quan trọng đối với mức hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá công suất sản xuất cũng như năng lực tài chính đáp ứng nhu cầu hàng hóa đầu vào của mình.
Lượng đặt hàng
Doanh nghiệp xem xét lượng khách đặt trước hàng hóa để phân tích nhu cầu của thị trường. Từ các phân tích dự đoán về cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể đưa ra các tính toán lượng tồn kho cần thiết.
Có 2 hai mô hình để doanh nghiệp tính toán dự trữ hàng tồn kho:
– Mô hình EOQ: Tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.
– Mô hình POQ: mô hình này áp dụng khi DN mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng.
Thời điểm đặt hàng
Nhiều doanh nghiệp không quan tâm nhiều đến thời điểm đặt hàng vì cho rằng nó không có tác động gì lớn. Nếu không chú ý đến thời gian đặt hàng, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Việc xác định thời điểm đặt hàng dựa trên yếu tố: Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng. Nếu thời gian này kéo dài, doanh nghiệp cần tính trước để không bị động, thiếu hàng hóa khi cần. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần dự trữ lượng hàng bán được trong thời gian chờ đợi cũng như lượng hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro.
Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu
Doanh nghiệp cần thường xuyên làm các khảo sát về nhu cầu của người tiêu dùng bởi nó sẽ tác động đến nhu cầu của bộ phận sản xuất. Thị trường cần nhiều thứ gì thì tập trung sản xuất thứ đó, không nên để rơi vào tình trạng thừa/thiếu vật tư, nguyên vật liệu do đặt hàng không đúng thời điểm, không đúng nhu cầu chủng loại.
Việc xác định mức tồn kho, dự trữ vừa phải và thời điểm đặt hàng hợp lý,…đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp chủ động nguồn hàng và không gặp phải tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa trong kho dẫn đến thua lỗ.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ vào quản lý kho hàng rất tiện ích. Ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp có được các thông tin, dữ liệu chính xác và tổng quan hơn về tình trạng kho hàng và đưa ra các phân tích, dự đoán và điều chỉnh hợp lý.
Việc xác định mức tồn kho hợp lý là công việc rất quan trọng trong công tác quản lý kho. Doanh nghiệp cần chú trọng và tìm cách quản lý hợp lý để không ảnh hưởng đến lợi ích của chính mình. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
Tuyệt chiêu xử lý hàng tồn kho âm trên sổ và âm trong kho
