Cuối năm là thời điểm mà doanh nghiệp nào cũng phải tất bật chuẩn bị để đón tiếp đoàn kiểm tra thuế. Mặc dù đã chuẩn bị tinh thần kỹ lưỡng nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp rắc rối trong quá trình quyết toán. Vì vậy, bài viết sau đây sẽ chia sẻ những nguyên tắc quyết toán thuế mà kế toán cần lưu ý khi tiếp đón đoàn kiểm tra.
1. Kiểm tra, rà soát, xem xét những hồ sơ có liên quan
Cuối năm là thời điểm mà cơ quan thuế sẽ tổng hợp danh sách những doanh nghiệp thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế trong năm tới. Sau khi có danh sách chính thức, doanh nghiệp sẽ được thông báo sơ qua về kế hoạch cũng như nội dung cần quyết toán. Lúc này, doanh nghiệp cần phải kiểm tra, rà soát, xem xét lại toàn bộ hồ sơ quyết toán thuế theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế. Có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:
TH1: Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế, thiếu nhiều giấy tờ và có nhiều sai sót thì kế toán cần thời gian sửa đổi, bổ sung những hồ sơ còn thiếu. Cách để kéo dài thời gian quyết toán thuế là trao đổi với cán bộ thuế để nhờ họ đẩy lịch quyết toán của doanh nghiệp mình ra phía sau.
TH2: Nếu hồ sơ đã đạt yêu cầu, kế toán cần hoàn thiện nốt những hồ sơ còn thiếu và sắp xếp thành từng thư mục để sẵn sàng tiếp đón đoàn kiểm tra.
2. Có thái độ hợp tác với cán bộ thuế
Một nguyên tắc quan trọng khi cán bộ thuế đến doanh nghiệp thanh tra là phải có thái độ hợp tác và thể hiện các kỹ năng cần thiết.
Áp dụng nguyên tắc “cái gì dễ thì làm trước, cái gì khó thì làm sau”, kế toán cần xem những biểu mẫu nào dễ, có thể hoàn thiện trong thời gian ngắn và không có nhiều sai sót thì ưu tiên hoàn thành trước. Còn những vấn đề khó làm hay nhạy cảm thì hoàn thành sau.
Để cán bộ thuế có thiện cảm và ấn tượng tốt thì kế toán phải luôn chú ý nghe điện thoại của họ, tránh được những khó khăn trong công việc quyết toán thuế về sau. Thêm vào đó, nếu cần thêm thời gian để gửi biểu mẫu thì kế toán nên chuẩn bị sẵn những lý do hợp lý như đi công tác hoặc gia đình có việc đột xuất để tăng độ tin cậy với cán bộ.
3. Cung cấp hồ sơ giấy tờ khi quyết toán thuế
Khi cán bộ thuế tới làm việc với doanh nghiệp, hãy để họ làm việc trong một phòng riêng và không để toàn bộ hồ sơ sổ sách trong phòng này. Để công việc kiểm tra được hoàn thành nhanh chóng, kế toán cần nhanh chóng cung cấp các tài liệu cần thiết khi được yêu cầu. Nếu cán bộ thuế yêu cầu cung cấp hồ sơ bản cứng và bản mềm copy vào USB mà hồ sơ của bạn lại có nhiều sai sót thì hãy tìm lý do để hạn chế nhất việc gửi bản mềm vì cán bộ thuế rất dễ kiểm tra và phát hiện ra những sai sót đó.
4. Cách trả lời cán bộ thuế
Trong quá trình kiểm tra, cán bộ thuế sẽ hỏi kế toán rất nhiều câu hỏi để xác minh tính chân thực của giấy tờ. Việc này yêu cầu sự thật thà, trung thực của người được hỏi. Nếu câu hỏi nào không biết trả lời thì cần phải xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời hợp lý, chính xác. Để làm được điều đó thì kế toán cần vận dụng những kỹ năng khéo léo để đưa được lý do phù hợp cho việc xem lại sổ sách. Cho dù đã biết câu trả lời hay chưa thì cũng không nên vội vàng trả lời câu hỏi của cán bộ thuế mà hãy suy nghĩ, cân nhắc để đưa ra được câu trả lời khôn ngoan và khó bị bắt bẻ nhất.
5. Đọc kỹ biên bản trước khi ký
Sau khi kiểm tra xong thì đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản tạm thời và thông báo cho doanh nghiệp. Trước khi giám đốc và kế toán đặt bút ký vào biên bản đó, nên đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì được liệt kê và phân tích vì sao lại có những chi phí đó và nhờ cán bộ thuế bỏ ra nếu không chính xác.
Chú ý: Đối với thuế TNDN có 4 điều kiện
- Phục vụ sản xuất kinh doanh (cần giải thích đúng luật, hợp tình hợp lý)
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (hóa đơn chi trên 20 triệu đồng)
- Có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp pháp
- Không có trong những điểm không được trừ
Khi kế toán hiểu bản chất những lời giải trình của mình thể hiện bằng lời nói thì rất dễ, còn khi đã ký vào biên bản thì lại phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế.
6. Giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu
Khi có yêu cầu giải trình, kế toán cần sắp xếp những câu hỏi cũng như nội dung cần trả lời để giải trình bằng công văn. Khi giải trình cần lưu ý trả lời đúng câu hỏi, có trích dẫn văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí. Hãy lưu ý giải trình theo hướng hợp tình, hợp lý và tránh những chi phí thừa không cần thiết.
7. Nộp tiền thuế, tiền phạt khi có biên bản, quyết định phạt
Khi nhận được biên bản, quyết định cuối cùng, kế toán cần sắp xếp kế hoạch tài chính để nộp thuế, không để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Việc làm này có thể sẽ gây ảnh hưởng tới mức phạt sau này của doanh nghiệp.
Trên đây là những kinh nghiệm bổ ích giúp kế toán có thể “sống sót” qua kỳ thanh tra, quyết toán thuế cuối năm 2019. Hy vọng doanh nghiệp cũng như kế toán sẽ nắm được những nguyên tắc này và áp dụng thành công trong thực tế.
Xem thêm:
>> Kinh nghiệm quyết toán thuế TNCN năm 2019 cho doanh nghiệp
>> Khi nào được ủy quyền và không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN?
