Phân loại chứng từ kế toán là công việc mà bất kỳ kế toán nào cũng phải làm bởi nó là bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh. Bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ giới thiệu tổng quan cho các bạn về chứng từ kế toán và cách phân loại chứng từ kế toán hợp lý.
1. Chứng từ kế toán là gì?
Theo khoản 7, Điều 4 Luật Kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Kế toán viên lấy nó làm căn chứ để ghi chép lại các nghiệp vụ kế toán vào sổ kế toán”.
Một chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá, số tiền được ghi bằng số và tổng số tiền được ghi cả bằng số và bằng chữ dùng để thu và chi tiền.
- Chữ ký rõ họ tên của người lập, người duyệt, người nhận hay những người có liên quan.
Bên cạnh những nội dung chính trên, mỗi loại chứng từ có những nội dung phụ khác nhau. Chính vì vậy, khi xem xét chứng từ nào đó, kế toán cần nghiên cứu thật kỹ xem chứng từ đó cần lưu ý những điều gì để xác nhận một chứng từ được coi là hợp lý, hợp lệ, hợp pháp hay không.
2. Phân loại chứng từ kế toán
Trong kế toán có rất nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, ủy nhiệm chi… là những chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.1. Các chứng từ liên quan đến tiền
- Phiếu thu tiền: là một chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thành phẩm mà khách hàng thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Phiếu chi tiền: là chứng từ ghi nhận lại việc chi tiền của công ty để mua hàng hóa, dịch vụ hay nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt.
- Séc tiền mặt: là một chứng từ phát sinh trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
- Ủy nhiệm chi:
– Đây là phương thức thanh toán mà người trả tiền lập một lệnh thanh toán theo mẫu sẵn có do ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản quy định. Sau đó, gửi cho ngân hàng đó và yêu cầu họ trích một số tiền nhất định cho người mà mình muốn thanh toán.
– Đây là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt trực tiếp mà thông qua bên thứ ba là ngân hàng để gửi tiền.
- Nộp tiền vào tài khoản: là chứng từ thể hiện các nội dung kiểu như tài khoản được nộp tiền thông qua hình thức là khách hàng chuyển tiền để mua hàng, nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, tiền lãi, tiền gửi hàng tháng…
- Chuyển tiền nội bộ: là chứng từ phát sinh khi chuyển từ tài khoản tiền VNĐ sang ngoại tệ
- Tiền đang chuyển: là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản của nhà cung cấp.
2.2. Chứng từ liên quan đến hóa đơn
- Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn ghi lại việc xác nhận đã giao hàng hóa cho khách hàng và số tiền được ghi nhận vào doanh thu.
- Hóa đơn mua hàng: là hóa đơn ghi nhận việc mua hàng của công ty.
- Hóa đơn hàng bán bị trả lại: là chứng từ phát sinh khi khách hàng trả lại hàng và chứng từ này đi kèm với hóa đơn khách hàng trả lại hàng.
- Tổng hợp hóa đơn bán lẻ: là tổng hợp các hóa đơn bán lẻ kẹp cùng hóa đơn bán hàng, có chữ ký giữa người bán và người mua.
2.3. Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa
- Phiếu nhập kho: là chứng từ ghi nhận việc nhập các nguyên vật liệu, các sản phẩm đã mua và được nhập vào trong kho. Dựa vào phiếu nhập kho mà chúng ta xác định được tình hình thông tin hàng hóa trong kho.
- Phiếu xuất kho: là chứng từ ghi lại việc xuất kho nguyên vật liệu hay hàng hóa. Căn cứ trên hóa đơn bán hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho để xuất hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng.
- Chuyển kho: là chứng từ liên quan đến việc chuyển kho hàng hóa từ kho này sang kho khác để tiện cho việc bán hàng hoặc sản xuất hàng hóa.
2.4. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định
- Chứng từ ghi tăng TSCĐ.
- Chứng từ ghi giảm TSCĐ.
- Điều chỉnh tài sản cố định.
- Chứng từ khấu hao tài sản cố định.
- Chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ.
- Chứng từ ghi giảm công cụ dụng cụ.
- Chứng từ phân bổ công cụ dụng cụ.
- Chứng từ báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ.
3. Các yếu tố để chứng từ kế toán là hợp lệ
Để chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ và đủ điều kiện để làm cơ sở ghi sổ kế toán, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp cụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ kế toán phải theo mẫu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa.
- Chứng từ phải được ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
Xem thêm bài viết tại
Sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán thuế như thế nào?
Quy định về màu mực, chữ ký trên hoá đơn, chứng từ, hợp đồng
Phân biệt các khái niệm hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
