Thông thường khi lập hóa đơn điện tử chúng ta cần ghi đầy đủ thông tin, nội dung hóa đơn để tiện cho việc theo dõi, hạch toán sau này. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp HĐĐT không cần đủ nội dung. Kế toán lập hóa đơn cần ghi nhớ để tránh nhầm lẫn trong các trường hợp được phép và không được phép không có đủ nội dung.
1. Quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, khi khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cần có đầy đủ các nội dung sau trên hóa đơn:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
2. Những trường hợp HĐĐT không cần đủ nội dung
Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định trong một số trường hợp không nhất thiết hóa đơn điện tử cần đủ nội dung.
Trường hợp 1:
– Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Trường hợp 2:
– Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh. => Trường hợp này, tiêu thức không nhất thiết phải trên hóa đơn điện tử là tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Trường hợp 3:
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh. => Tiêu thức không nhất phải có là: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Ngoài ra, người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Trường hợp 4:
– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ => tiêu thức có thể được lược bỏ trên hóa đơn là: chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Trường hợp 5:
– Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử.
=> HĐĐT không cần đủ nội dung như: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.
– Lưu ý thêm: Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không hoặc đại lý phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.
Trường hợp 6:
– Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng => tiêu thức không nhất thiết phải có trên hóa đơn là: đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Trường hợp 7:
– Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử => trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử chỉ cần thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
Trường hợp 8:
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế => HĐĐT không cần đủ nội dung như: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Xem thêm:
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất
Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày sẽ bị xử lý thế nào?
Có cần đóng dấu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không?
