Một trong số những kỹ năng cần thiết của kế toán là cách ghi sổ kế toán làm sao để đáp ứng kịp yêu cầu của công việc. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 5 hình thức ghi sổ kế toán phổ biến nhất. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn phần nào trong công việc.
1. Hình thức ghi sổ kế toán – Nhật ký chung
Theo tìm hiểu thì đây là một trong những hình thức được nhiều kế toán doanh nghiệp áp dụng nhất. Bởi những đặc điểm và ưu điểm sau:
Đặc điểm:
– Với cách ghi chép này, kế toán sẽ ghi lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của doanh nghiệp vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo đúng định khoản kế toán của nghiệp vụ đó.
– Sau đó kế toán lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung này để ghi vào sổ cái tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Đây là hình thức ghi sổ được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay.
– Các loại sổ cần cho cách ghi sổ kế toán này là: sổ Nhật ký chung – sổ Nhật ký đặc biệt – sổ cái – các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm:
– Mẫu sổ ghi chép đơn giản, dễ hiểu giúp kế toán viên thực hiện ghi chép nhanh chóng, gọn gàng, dễ xem lại và phân công công việc cho kế toán.
– Thuận tiện khi ứng dụng tin học trong công tác ghi sổ.
– Dễ dàng cho công đoạn kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên Sổ nhật ký chung bất kỳ lúc nào.
Quy trình ghi sổ Nhật ký chung:
2. Hình thức ghi sổ kế toán – Chứng từ-ghi sổ
Đặc điểm cơ bản:
– Việc ghi sổ kế toán sẽ bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Với hình thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ.
– Chứng từ – ghi sổ do kế toán viên tổng hợp trên cơ sở nội dung nghiệp vụ của từng chứng từ kế toán hoặc từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
– Chứng từ – ghi sổ được đánh dấu liên tục theo từng tháng – dựa theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ và có chứng từ kế toán đính kèm theo. Thông tin trên chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng xét duyệt trước khi sử dụng làm căn cứ để ghi sổ.
Các loại sổ sách phục vụ cho hình thức ghi sổ này:
– Chứng từ ghi sổ
– Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
– Sổ cái
– Các thẻ, sổ kế toán chi tiết
Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ – ghi sổ:
3. Hình thức ghi sổ kế toán – Nhật ký-kế toán
Đặc điểm cơ bản:
– Sổ Nhật ký – sổ cái tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của doanh nghiệp được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán.
– Căn cứ được dùng để ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
– Hình thức này chỉ sử dụng: sổ Nhật ký – sổ cái, các sổ – thẻ kế toán chi tiết để thực hiện quá trình ghi sổ.
Quy trình của ghi sổ hình thức Nhật ký – sổ cái:
4. Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký – chứng từ
Đặc điểm cơ bản:
– Sổ Nhật ký – chứng từ sẽ ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có phản ánh trên chứng từ kế toán. Và được phân loại theo bên “Nợ” – “Có” của các tài khoản kế toán liên quan và tương ứng.
– Hình thức này thường chỉ được các doanh nghiệp quy mô lớn áp dụng với số lượng nhân viên kế toán nhiều, có trình độ chuyên môn cao.
Ưu điểm và nhược điểm của hình thức này:
– Ưu: Giúp giảm nhẹ khối lượng cần ghi sổ kế toán; dễ kiểm soát sai sót khi việc kiểm tra – đối chiếu thông tin được thực hiện thường xuyên.
– Nhược: Mẫu sổ kế toán khá phức tạp nên kế toán viên phải nắm vững nghiệp vụ mới có thể thao tác một cách dễ dàng; không thuận tiện cho việc ứng dụng tin vào quá trình ghi sổ.
Quy trình ghi sổ hình thức Nhật ký – chứng từ:
5. Hình thức ghi sổ kế toán trên máy tính
Đặc điểm cơ bản:
– Có nghĩa là sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để ghi chép số liệu kế toán.
– Trong phần mềm kế toán có thiết kế các loại sổ kế toán tương ứng với hình thức ghi chép đó, nhưng kết cấu sẽ không hoàn toàn giống với mẫu sổ ghi bằng tay.
Quy trình ghi sổ trên máy tính:
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu xong 5 hình thức ghi sổ kế toán phổ biến nhất, phục vụ cho công việc kế toán. Hy vọng thông tin trên hữu ích cho bạn!
Xem thêm:
Kế toán cần biết phương pháp sửa sổ kế toán đúng quy định
