Đối với một doanh nghiệp, bán hàng là một chu trình quan trọng giúp đem lại lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp. Chính vì thế, việc xây dựng quy trình bán hàng chuẩn, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được vận hành một cách nhịp nhàng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp tư nhân hay các công ty TNHH một thành viên, đều biết rõ về quy trình bán hàng chuẩn để đem lại hiệu quả tối ưu nhất. Ketoan.vn sẽ giúp bạn có thêm kiến thức xây dựng quy trình bán hàng chuẩn để quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn qua bài viết dưới đây.
1. Vai trò quan trọng của xây dựng quy trình bán hàng chuẩn trong doanh nghiệp
Một quy trình bán hàng chuẩn được xây dựng sẽ mang lại những hiệu quả thiết thực cho bộ phận bán hàng của doanh nghiệp nói riêng và góp phần nâng cao kết quả doanh thu của doanh nghiệp nói chung:
- Quy trình bán hàng của doanh nghiệp chuẩn giúp bộ phận quản lý, ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát, đánh giá được hoạt động, hiệu quả làm việc của bộ phận bán hàng
- Tạo sự chuyên nghiệp của công ty trong đánh giá của khách hàng và đối tác.
- Tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán.
- Nhanh chóng rút ngắn được sự chênh lệch về trình độ, kỹ năng bán hàng của nhân viên.
2. Quy trình bán hàng
Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình một quy trình bán hàng riêng để phù hợp với hoạt động, đặc thù, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình.
Các bạn có thể tham khảo xây dựng quy trình bán hàng của một doanh nghiệp như sau:
3. Phân tích các bước trong quá trình bán hàng
Từ quy trình bán hàng trên, các bước cụ thể sẽ được trình bày như sau:
3.1. Bước 1: Gửi báo giá
Khi có khách hàng nhu cầu mua sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp, phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá cho khách hàng.
3.2 Bước 2: Xử lý đơn đặt hàng
Sau khi nhận được báo giá của doanh nghiệp, hai bên cùng thỏa thuận và thống nhất giá cả phù hợp. Bên mua sẽ gửi đơn đặt hàng ghi rõ tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, mã sản phẩm và quy cách sản phẩm.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của đơn vị mua, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa còn trong kho xem có đúng với đơn đặt hàng yêu cầu không, có đúng với mẫu mã, quy cách sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
3.3. Bước 3: Giao hàng
Khi đã kiểm tra có thể xuất hàng cho khách, thủ kho lập phiếu xuất kho cho khách hàng. Trong thời điểm đó, phòng kinh doanh lập hóa đơn bán hàng. Hàng sẽ được gửi cho khách cùng với các giấy tờ liên quan: Hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…
3.4. Bước 4: Ghi sổ, hạch toán nghiệp vụ bán hàng
Các chứng từ: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn đặt hàng, phiếu giao hàng sẽ được chuyển đến phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán kế toán, theo dõi công nợ khách hàng, hạch toán thuế GTGT đầu vào. Phòng kế toán cũng sẽ lưu trữ các chứng từ của hoạt động bán hàng để tiện cho công tác thanh tra, kiểm tra sau này.
3.6. Bước 6: Xử lý hàng bán bị trả lại (nếu có)
Trong trường hợp khách hàng không hài lòng về chất lượng sản phẩm, khách hàng có thể trả lại hàng hóa tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng giữa khách hàng và doanh nghiệp. Khi đó, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho để nhập lại số hàng hóa không đúng quy cách chất lượng. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ.
Đây là một quy trình bán hàng khá cơ bản, có thể áp dụng trong nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình này còn khá đơn giản. Về mặt lý thuyết là như vậy nhưng trên thực tế, để có thể theo dõi sát sao được các bước, đòi hỏi người quản lý cần sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý khách hàng. Sự cần thiết và những tính năng của phần mềm bán hàng sẽ giúp quy trình bán hàng của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn và giúp công việc của các nhân viên kinh doanh cũng như quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Hi vọng bài viết đã giúp bạn có thêm kiến thức về cách xây dựng một quy trình bán hàng chuẩn trong doanh nghiệp.
Theo dõi thêm các bài viết của Ketoan.vn tại
Chức năng và công việc kế toán bán hàng
Nắm vững khái niệm doanh thu bán hàng và chiết khấu bán hàng
