Để có thể hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chính xác, kế toán cần nắm vững các quy định hiện hành về chế độ kế toán, về thuế… Trong bài viết này, Ketoan.vn sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định công tác phí cho nhân viên đi công tác để xử lý vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Công tác phí là gì?
Công tác phí là khoản chi phí trả cho người đi công tác, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu mang theo, nếu có).
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
Điều kiện để công tác phí trở thành chi phí được trừ
Theo quy định tại khoản 1, điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn về thuế Thu nhập doanh nghiệp, như sau:
“Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt…”
Căn cứ vào quy định trên, để công tác phí được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, thì doanh nghiệp cần đảm bảo việc chi cho công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các hóa đơn, chứng từ chứng minh việc chi công tác phí phải được thu thập đầy đủ và phải đảm bảo về cả nội dung và hình thức theo quy định của pháp luật.
Quy định về bộ chứng từ công tác phí hợp lệ
Để chứng minh cho việc đi công tác phục vụ cho công tác kiểm toán hoặc quyết toán thuế, kế toán cần phải thu thập đầy đủ các chứng từ sau:
- Quyết định cử công tác (hoặc giấy điều động đi công tác): Trên đó cần nêu rõ tên người đi, mục đích chuyến đi, thời gian và phương tiện di chuyển.
- Giấy đi đường có đầy đủ xác nhận nơi đi và nơi đến (đối tác của doanh nghiệp và xác nhận khách sạn nghỉ), cần phải ghi rõ ngày đi và ngày về trên giấy đi đường.
- Hóa đơn, chứng từ chứng minh việc di chuyển: vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn, phòng nghỉ, hóa đơn taxi…
- Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp (trên đó phải ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng)
Căn cứ theo Thông tư 96 thì không có quy định mức công tác phí bao nhiêu là hợp lý, chỉ có quy định về sự đầy đủ của hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản công tác phí đó là phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là được.
Trong trường hợp doanh nghiệp khoán chi công tác phí cho nhân viên trong Công ty đi công tác thì thực hiện theo Quy chế của công ty (nếu cao hơn mức quy chế sẽ bị loại).
Một số chú ý về quy định công tác phí của giám đốc công ty TNHH một thành viên
Theo Công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục thuế TP Hà Nội quy định về Khoản tiền vé máy bay, tiền lưu trú tại Việt Nam đối với Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ), cụ thể như sau:
“Căn cứ các quy định trên, trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) được Công ty thanh toán khoản tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu được quy định tại Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty là khoản có tính chất tiền lương, tiền công thì:
– Về thuế TNCN: khoản lợi ích mà chủ Công ty nhận được nêu trên không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của chủ Công ty.
– Về thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty không được khấu trừ thuế GTGT, không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi cho chủ Công ty nêu trên.”
Xem thêm bài viết tại
Quy định về các khoản chi phí được tính vào chi phúc lợi cho nhân viên
