Một trong những thắc mắc gây nhiều khó khăn cho kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình hạch toán tại doanh nghiệp đó là “Chi phí thuê nhà cho nhân viên có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không?”. Để giúp bạn trả lời câu hỏi này, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý chi phí thuê nhà cho nhân viên và cách hạch toán các khoản thuế liên quan đến khoản chi phí này nhé!
Điều kiện để chi phí thuê nhà cho nhân viên là chi phí hợp lý
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 95/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung điều 6 tại Thông tư 78/2014/TT-BTC
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp”.
Như vậy, để chi phí thuê nhà cho nhân viên là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Khoản chi thuê nhà ở cho nhân viên được quy định trong một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế khen thưởng,…
- Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định
Quy định về tiền thuế GTGT của hợp đồng thuê nhà cho nhân viên
Theo quy định tại Điều 14, khoản 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC
“15. Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:
– Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);
– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
– Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này);
– Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);
– Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi”.
Như vậy, đối với hóa đơn GTGT của hợp đồng thuê nhà cho nhân viên, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hóa đơn phải đứng tên của Doanh nghiệp đứng ra thuê nhà cho cá nhân, cán bộ công nhân viên và phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt hình thức và nội dung. Trường hợp hóa đơn thuê nhà mang tên cá nhân người lao động,phục vụ sinh hoạt người lao động thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Quy định về tiền thuế TNCN của hợp đồng thuê nhà cho nhân viên
Theo quy định tại khoản 2, Điều 11, Thông tư 92/2015/TT-BTC, chi phí thuê nhà doanh nghiệp trả cho người lao động là khoản thu nhập chịu thuế TNCN nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập thực tế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà).
Ví dụ: Lương của anh Nam tại Công ty TNHH ABC là 20 triệu đồng/ tháng, anh Nam không có người phụ thuộc. Hàng tháng, anh Nam được công ty ABC trả số tiền thuê nhà là 4 triệu đồng/tháng.
Vậy, tiền thuê nhà tính vào thu nhập chịu thuế của anh Nam là:
20 triệu x 15% = 3 triệu đồng
Tổng thu nhập chịu thuế của anh Nam là: (20 triệu – 10 triệu) + 3 triệu = 13 triệu
Tiền thuê nhà vượt mức: 4 triệu – 3 triệu = 1 triệu không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Cách hạch toán chi phí thuê nhà cho nhân viên
Khi thanh toán tiền nhà
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên (số tiền tính vào thu nhập chịu thuế)
Nợ TK 641, 642… (số tiền không tính vào thu nhập chịu thuế)
Có TK 111, 112 – Tổng số tiền thanh toán tiền nhà cho nhân viên
Khi trích quỹ tính lương cho nhân viên
Nợ TK 641, 642… (số tiền tính vào thu nhập chịu thuế)
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên (số tiền tính vào thu nhập chịu thuế)
Xem thêm bài viết tại
Chi phí thành lập doanh nghiệp có được coi là chi phí hợp lý không?
Quy định về các khoản chi phí được tính vào chi phúc lợi cho nhân viên
