Để tránh những phát sinh mà không có người chịu trách nhiệm trong quá trình buôn bán hàng hóa, hai bên giao nhận hàng hóa cần có sự thống nhất trên văn bản rõ ràng. Biên bản giao hàng hóa cần thiết sử dung trong trường hợp này. Vậy biên bản có nội dung thế nào, yêu cầu gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Biên bản giao hàng hóa là gì?
Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản thể hiện sự thỏa thuận của hai bên mua bán trong việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua sẽ nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Đây là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên.
Thường thì biên bản được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ giao đúng chủng loại, số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký và khi bên mua nhận được đúng số hàng đó sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.
Trong biên bản phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa cũng như thông tin liên lạc của hai bên mua bán hàng. Biên bản cần được sao chép làm hai bản cho hai bên và có giá trị pháp lý như nhau.
2. Những nội dung trong biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa cần có những nội dung sau:
– Tên đơn vị bán hàng
– Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
– Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
– Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
– Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
– Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất
|
CÔNG TY…………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …….. | ……., ngày….tháng…..năm ……. |
BIÊN BẢN GIAO NHẬN
- Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………
- Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty …………….
Hôm nay, ngày ……tháng …. năm Tại ……………………………………………., Chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên nhận hàng) : ………………………………………………………………
– Địa chỉ : ……………………………………………………………………………….
– Điện thoại : ……………………… Fax : ……………………………………….
– Đại diện Ông/bà: ……………………………….. Chức vụ: ………………………………..
BÊN B (Bên giaohàng) : ………………………………………………………………………………………….
– Địa chỉ : ……………………………………………………………………………….
– Điện thoại: ………………………… Fax : ……………………………..
– Đại diện Ông/bà ……………………………….. Chức vụ: ………………………………
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách/ chủng loại | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIÊN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Bên nhận hàng) (Bên giao hàng)
3. Những lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản này được ghi nhận như một thẻ căn cước quan trọng, giúp chứng minh bên bán hàng có giao đúng số hàng hóa và thời hạn như hợp đồng thỏa thuận cho bên mua hàng hay không.
Đây cũng là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng có thể phân giải ai là người có lỗi nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình giao nhận. Chính vì vậy, khi buôn bán, hai bên cần lập ra một biên bản hoàn chỉnh để bảo vệ mình trong những tình huống xấu.
Những lưu ý khi lập biên bản:
– Thông tin của hai bên mua bán phải chính xác, đầy đủ (tên, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại,…)
– Nên soạn song song khi bạn lập hợp đồng mua bán hay giao nhận. Không nên để đến cuối mới soạn, như vậy dễ xảy ra sai sót hơn và không theo sát được tiến trình giao nhận.
– Có chữ ký, đóng dấu “tươi” thể hiện sự đồng tình của cả hai bên. Nếu không đầy đủ thì biên bản đó sẽ không có giá trị pháp lý.
– Biên nhận bàn giao các loại phải được sao ra thành hai bản. Mỗi bên tham gia giao nhận sẽ giữ một bản để làm cơ sở pháp lý cho mình nếu không may xảy ra tranh chấp. Mỗi biên bản có giá trị pháp lý như nhau.
– Mỗi loại biên bản giao nhận có thể được soạn thảo với đôi chút khác biệt tùy điều kiện mỗi bên.
– Mẫu biên nhận phải được bảo quản thật tốt. Các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với pháp luật.
Cuối cùng, hãy đảm bảo thực hiện đúng những điều được cam kết trong hợp đồng và biên bản để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Trên đây là những điều cần lưu ý khi lập biên bản giao hàng hóa mà Ketoan.vn tổng hợp được. Hy vọng thông tin này hữu ích cho bạn.
Xem thêm:
Tất tần tật kinh nghiệm khi làm kế toán vận tải doanh nghiệp
Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán xử lý hàng hoá vật tư đi vay, mượn
Bật mí cho kế toán cách xử lý khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
Phần mềm kế toán MISA SME.NET sẽ cung cấp mọi góc nhìn về tình hình tài chính doanh nghiệp, nhập liệu tự động và kiểm soát tính hợp lệ từ các giao dịch ngân hàng, hóa đơn, mã số thuế… MISA SME.NET là sản phẩm của MISA, công ty có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán cho hơn 200.000 doanh nghiệp.
