Hiện nay, hóa đơn thương mại trong doanh nghiệp đang được sử dụng để thay thế cho hóa đơn xuất khẩu khi xuất hàng hóa ra nước ngoài (Theo công văn số 11352/BTC- TCHQ từ ngày 14/8/2014). Nhiều câu hỏi đặt ra là, hóa đơn thương mại là gì, có ý nghĩa như thế nào và lưu ý gì khi sử dụng? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại trong doanh nghiệp là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.
Loại hóa đơn này thường được lập làm nhiều bản và sẽ được dùng vào nhiều việc khác nhau trong doanh nghiệp, như dùng để xuất trình cho ngân hàng đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuế và thông quan hàng hóa.
Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
2. Nội dung được ghi trên hóa đơn thương mại
Như đã nói ở trên, hóa đơn thương mại là được coi là một loại chứng từ cơ bản thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Với mỗi đơn vị sẽ có những yêu cầu về hoạt động mua bán mà đề ra điều khoản riêng thể hiện trên hóa đơn. Nhưng nhìn chung, một hóa đơn thương mại sẽ có những nội dung chính như sau:
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Thông tin người mua, đơn vị bán hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế,…
- Thông tin về hàng hóa được lập hóa đơn: tên hàng, số lượng, mã vạch, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng,…
- Ngày, tháng, năm gửi hàng
- Tên tàu, thuyền, số chuyến tàu
- Ngày, giờ tàu rời bến, cập bến dự kiến
- Địa chỉ cảng tàu đi, cảng tàu đến
- Điều kiện giao hàng
- Điều kiện và điều khoản thanh toán
- Tên, thông tin, chữ ký của người đại diện bên bán
3. Mục đích của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại đang được khuyên dùng thay vì hóa đơn xuất khẩu, chắc chắn phải có mục đích, lý do. Như đã nói ở trên, hóa đơn này được coi như một chứng từ thanh toán. Nghĩa là người bán có quyền đòi tiền thanh toán từ người mua một cách hợp pháp.
Nếu bạn mua hàng hóa của người bán thì bạn phải trả đúng số tiền được ghi trên hóa đơn. Vì liên quan đến hoạt động thanh toán nên mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác, đầy đủ, trung thực, rõ ràng, bao gồm: số lượng hàng hóa, số tiền thanh toán, ngày, tháng, năm lập hóa đơn, mã số thuế, tên khách hàng, chữ kỹ người lập hóa đơn.
Hóa đơn này được lập ra bởi chính người bán hàng và dùng cho người mua hàng hóa hoặc người thụ hưởng (với phương thức tín dụng chứng từ L/C).
Hóa đơn thương mại trong doanh nghiệp chính xác, đúng thủ tục, hợp lệ thì sẽ giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng hơn, tránh phải bổ sung hay chỉnh sửa chứng từ.
4. Một số loại hóa đơn khác
Bên cạnh hóa đơn thương mại thì trên thế giới cũng có những loại hóa đơn đặc biệt khác như:
- Hóa đơn tạm tính: là hóa đơn dùng để tính toàn bộ giá trị hàng hóa theo giá tạm tính để thanh toán từng phần trong trường hợp giao hàng nhiều lần.
- Hóa đơn chiếu lệ: không dùng để thanh toán mà được sử dụng để xin giấy phép xuất – nhập khẩu, chào hàng, trưng bày, triển lãm, quảng cáo,…
- Hóa đơn chi tiết: dùng mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều loại, quy cách, linh kiện, phụ tùng,…. nên cần phải được mô tả cụ thể.
- Hóa đơn lãnh sự: dùng để làm thủ tục hải quan theo quy định của một số nước. Sử dụng hóa đơn này để xin xác nhận của đại sứ quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu.
- Hóa đơn hải quan: dùng khai báo và làm thủ tục hải quan khi nhập hàng theo quy định ở một số nước. Nhằm để thuận tiện cho việc thống kê hải quan, xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, xác định giá bán, ngăn chặn tình trạng khai báo giá không chính xác để trốn thuế.
5. Những lưu ý khi dùng hóa đơn thương mại
Được sử dụng như một chứng từ thanh toán, hóa đơn thương mại trong doanh nghiệp cần lưu ý:
- Hóa đơn phải do người thụ hưởng phát hành
- Người lập hóa đơn, tức người ký tên trong hóa đơn là người hưởng lợi đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại và LC.
- Hóa đơn phải được lập cho người mua, tức là người mở LC và đúng với tên ghi trong hợp đồng. Tránh trường hợp tên người mua và người bán trong LC không khớp với tên ghi trong hợp đồng.
- Số bản hóa đơn phải được lập theo yêu cầu của LC.
- Mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải giống như trong LC quy định như: số lượng, ký hiệu, giá, chủng loại,…
- Giá trị của hóa đơn không được vượt quá giá trị của LC và mức dung cho phép.
- Nếu trong LC đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những ghi chú khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
- Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn phải là đồng tiền thể hiện trong LC.
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu xong về hóa đơn thương mại trong doanh nghiệp và những điều cần quan tâm khi sử dụng nó. Doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn này thay vì hóa đơn xuất khẩu theo quy định của Bộ. Nếu còn vấn đề gì cần tư vấn, bạn hãy liên hệ Ketoan.vn để được hỗ trợ nhé!
Xem thêm:
Phân biệt các khái niệm hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn thương mại thay thế cho hóa đơn xuất khẩu
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
