Một trong những lỗi kế toán hay mắc phải là lỗi về chữ ký. Chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/5/2018, Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập đã quy định các trường hợp lỗi về “chữ ký” sẽ bị phạt với các mức tiền cụ thể từ cảnh cáo đến phạt tiền 30 triệu đồng.
Dưới đây là 20 lỗi chữ ký cơ bản nhất kế toán cần tránh mắc phải trong khi làm việc.
Mức phạt cảnh cáo lỗi chữ ký kế toán
Theo quy định tại khoản 1 điều 58, bản báo cáo minh bạch khi công bố không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được ủy quyền sẽ bị phạt cảnh cáo.
Phạt từ 1-2 triệu đồng với các lỗi chữ ký kế toán
Những lỗi chữ ký dưới đây kế toán sẽ bị phạt từ 01-02 triệu đồng:
1. Lập sổ kế toán thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. (Ý a, Khoản 1, điều 9)
2. Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy. (Ý c, Khoản 1, điều 9)
3. Báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định. (Ý a, Khoản 1, điều 16).
Phạt từ 03-05 triệu đồng với lỗi chữ ký kế toán
Theo quy định, các lỗi chữ ký kế toán dưới đây sẽ bị phạt từ 03-05 triệu đồng:
1. Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu. (Khoản 1, Điều 8).
2. Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn. (Khoản 1, Điều 8)
3. Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định. (Khoản 2, Điều 13).
Phạt từ 05-10 triệu đồng với lỗi chữ ký kế toán
Theo quy định, các lỗi chữ ký kế toán dưới đây sẽ bị phạt từ 05-10 triệu đồng:
1. Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. (Khoản 2, Điều 8).
2. Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền. (Khoản 2, Điều 8).
3. Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký. (Khoản 2, Điều 8).
4. Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. (Khoản 2, Điều 8).
5. BCTC không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. (Khoản 1, Điều 11).
6. Ký báo cáo kiểm toán trước ngày Ký BCTC được kiểm toán. (Khoản 1, Điều 11).
Phạt từ 10-20 triệu đồng với lỗi chữ ký
Theo quy định, các lỗi chữ ký kế toán dưới đây sẽ bị phạt từ 10-20 triệu đồng:
1. Ký báo cáo kiểm toán khi không phải là kiểm toán viên hành nghề. (Khoản 2, điều 48).
2. Ký báo cáo kiểm toán quá ba năm liên tục cho một đơn vị được kiểm toán (Khoản 2, điều 48).
3. Bố trí kiểm toán viên hành nghề ký báo cáo kiểm toán không đúng thẩm quyền theo quy định (Khoản 3, điều 48).
4. Phát hành báo cáo kiểm toán mà ngày ký báo cáo kiểm toán trước ngày ký báo cáo tài chính (Khoản 3, điều 48).
5. Lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định. (Khoản 3, điều 48).
Phạt từ 20-30 triệu đồng với lỗi chữ ký
Theo quy định tại ý e, Khoản 3, điều 8, thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.
Trên đây, là những lỗi kế toán dễ mắc phải trong quá trình làm việc. Kế toán, đặc biệt là kế toán mới vào nghề cần chú ý những lỗi trên để không mắc phải trong quá trình làm việc.
Sau khi quy định của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập có hiệu lực, nhiều ý kiến của những người hành nghề kế toán tỏ ra lo ngại vì có khoảng hơn 60 lỗi kế toán rất hay mắc phải được nhắc đến và phạt tiền. Trong đó, có nhiều lỗi được bổ sung chế tài vào Nghị định 41, đặc biệt lưu ý là lỗi chữ ký không thống nhất. Dưới góc độ các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhất là doanh nghiệp siêu nhỏ, không có bộ phận kế toán chuyên hoặc thường phải thuê ngoài dịch vụ làm báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quý, năm thì có nguy cơ bị phạt hoặc bị cơ quan quản lý “làm khó” khi đến đợt thanh – kiểm tra.
Với những quy định về lỗi và mức phạt về lỗi chữ ký rõ ràng như vậy, đòi hỏi kế toán cần cẩn thận hết sức để tránh mắc phải những sai phạm kể trên.
>> Hướng dẫn chi tiết cách đọc và phân tích báo cáo tài chính
>> Cập nhật các khoản giảm trừ thuế TNCN năm 2019
>> Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán thường gặp khi phỏng vấn
