Trong doanh nghiệp, tạm ứng cho nhân viên là hoạt động thường xuyên xảy ra. Vậy, cách hạch toán tài khoản này như thế nào và bút toán hoàn nhập lại khoản tạm ứng ra sao. Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành bởi Bộ Tài chính.
Nguyên tắc kế toán tài khoản 141 – Tạm ứng
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ tài chính, việc hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng phải tuân theo các nguyên tắc sau:
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán của các khoản tạm ứng đó
- Khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết công việc nào đó đã được cấp trên phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được chỉ định bằng văn bản từ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Người nhận tạm ứng (với tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được giao. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hết hoặc không sử dụng thì phải nộp lại quỹ, không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
- Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ sẽ được trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng, doanh nghiệp phải có trách nhiệm chi bổ sung số còn thiếu.
- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được tiếp tục nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán theo dõi chi tiết từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận tạm ứng, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
Kết cấu và nội dung Tài khoản 141 – Tạm ứng
Bên Nợ
- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp
Bên Có
- Số tiền tạm ứng đã thanh toán
- Số tiền tạm ứng dùng không hết hoàn nhập tạm ứng hoặc tính vào lương người lao động
- Các khoản vật tư đã tạm ứng sử dụng không hết hoàn nhập lại kho
Tài khoản 141 – Tạm ứng có số dư cuối kỳ bên Nợ thể hiện số tiền tạm ứng chưa thanh toán.
Cách hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng
Dưới đây là cách hạch toán một số nghiệp vụ tạm ứng chủ yếu trong doanh nghiệp.
1. Khi tạm ứng tiền, vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111, 112, 152…
2. Khi thực hiện xong nhiệm vụ được giao
Khi đó, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng, cùng với các chứng từ gốc đã được ký duyệt chứng minh công việc hoàn thành để được quyết toán khoản tạm ứng.
Kế toán hạch toán
Nợ các TK 152, 153, 241, 331, 621, 623, 627, 642,…
Có TK 141 – Tạm ứng
3. Các khoản chi tạm ứng sử dụng không hết, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng
Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng
4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số nhận tạm ứng
Trong trường hợp này, kế toán tiến hành lập phiếu chi nội bộ để thanh toán thêm số tiền tạm ứng thiếu cho người nhận tạm ứng. Bút toán hạch toán như sau:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt
Chú ý:
Đây là khoản tiền tạm ứng cho nhân viên để mua nguyên vật liệu, vật tư, đi công tác… Nếu là khoản tạm ứng lương, kế toán sẽ thực hiện thông qua tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
Hi vọng bài viết của Ketoan.vn đã cung cấp cho bạn những kiến thức về cách hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo thông tư 200.
Theo dõi thêm các bài viết của Ketoan.vn tại:
