Trong doanh nghiệp, đôi khi kế toán phải xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa cho, biếu tặng khách hàng, đối tác, công nhân viên. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, hoặc chưa nắm bắt các thông tư, quy định về nghiệp vụ này, bạn sẽ gặp đôi chút khó khăn. Trong bài viết này, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán hàng hóa cho biếu tặng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Có phải lập hóa đơn khi xuất hàng hóa cho biếu tặng
Theo khoản 7, điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:
“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Theo khoản 9, điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC
“Sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
– Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.”
Như vậy:
- Khi doanh nghiệp cho, biếu, tặng hàng hóa thì đều phải lập hóa đơn dù là mua về nhập kho rồi xuất tặng, hay mua tặng luôn.
- Phải xuất hóa đơn dù là cho, biếu, tặng khách hàng, công nhân viên…
Quy định về hàng hóa cho biếu tặng
1. Quy định về hàng cho biếu tặng khách hàng, đối tác
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính, quy định:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a, Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b, Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c, Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần phải có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Như vậy:
- Hiện nay, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, luật đã không còn khống chế đối với khoản chi quà biếu, tặng cho khách hàng là 15% nữa.
- Kể từ ngày 6/8/2015 trở đi, chi phí cho biếu tặng sẽ không bị khống chế và sẽ được khấu trừ toàn bộ nếu như có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
2. Quy định về hàng cho biếu tặng nhân viên
Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC và Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ tài chính, các quy định về hàng cho biếu tặng nhân viên như sau:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau:
– Hợp đồng lao động
– Thỏa ước lao động tập thể
– Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn, Quy chế thưởng…
- Khoản chi có tính chất phúc lợi bao gồm: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập, chi hỗ trợ gia đình người lao động ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập, chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
- Tổng số khoản chi có tính chất phúc lợi trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Việc xác định 1 tháng lương bình quân thực hiện trong năm tính thuế được xác định như sau:
1 tháng lương bình quân thực hiện = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm/12 tháng
Nếu doanh nghiệp không hoạt động đủ 12 tháng thì việc xác định 1 tháng bình quân thực hiện sẽ bằng tổng quỹ lương chia cho số tháng thực tế hoạt động trong năm của doanh nghiệp.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
Hạch toán hàng cho, biếu, tặng
1. Hạch toán Bên cho biếu tặng
- Mua hàng hóa, sản phẩm tặng ngay cho khách hàng bên ngoài, hạch toán
Nợ TK 641 (Theo thông tư 200)
Nợ TK 642 (Theo thông tư 133)
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
- Nếu hàng hóa, sản phẩm mua về nhập kho rồi đem xuất biếu tặng cho khách hàng bên ngoài
– Khi mua hàng hạch toán như bình thường
Nợ TK 152, 153, 156…
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
– Khi xuất cho biếu tặng, hạch toán
Nợ TK 641, 642 – Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp
Có TK 152, 153, 155, 156
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Nếu dùng hàng hóa, sản phẩm biếu tặng cho cán bộ công nhân viên thông qua quỹ khen thưởng phúc lợi
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với sản phẩm, hàng hóa, NVL đã sử dụng đem biếu tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 153, 155, 156
2. Hạch toán Bên được nhận
Nợ TK 156, 142, 642 – Tổng giá trị đã bao gồm thuế GTGT
Có TK 711 – Thu nhập khác
Xem thêm bài viết khác tại
>>Kế toán hạch toán chi phí quà tặng bánh trung thu thế nào?
