Với nhiệm vụ thu và nhập hóa đơn, kiểm tra, nhập liệu, xử lý các trường hợp phát sinh từ khách hàng… kế toán công nợ nói chung và kế toán công nợ tiền mặt nói riêng đã và đang có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vậy công việc của vị trí này là gì?
Kế toán công nợ tiền mặt là gì? Tố chất trở thành kế toán công nợ tiền mặt?
Kế toán công nợ được hiểu là một phần trong bộ máy của kế toán doanh nghiệp, liên quan đến các khoản phải thu phải trả của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ tiền mặt phụ trách các khoản phải thu, phải trả bằng tiền mặt của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết các rắc rối liên quan đến tiền mặt.
Để trở thành một kế toán công nợ tiền măt cần nắm rõ, hiểu về công thức excel, tin học văn phòng. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang dùng phần mềm quản lý, kế toán công nợ tiền mặt cũng cần phải có những kỹ năng trong việc xử lý công việc trên phần mềm kế toán. Có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết trong cách làm việc. Khi làm việc phải luôn xem lại từng con số trong file excel hoặc phần mềm quản lý. So sánh số liệu khớp trong file excel từng ngày. Cần giao tiếp tốt bên ngoài, biết liên hệ qua điện thoại, chu đáo với khách hàng, nhanh nhẹn và thật thà.
Công việc của kế toán công nợ
Kế toán công nợ trong doanh nghiệp thực hiện 3 công việc là của kế toán công nợ, thủ quỹ và kế toán bảng kê.
Kế toán công nợ
+ Kế toán công nợ căn cứ vào bảng kê bán hàng và từ bảng kê thu tiền, kế toán nhập hóa đơn vào sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng.
+ Kiểm tra từng hóa đơn xuất, thu tiền đã đúng khách công nợ và đã khớp với tổng tiền bảng kê.
+ Xử lý các trường hợp khách hàng trả lại hàng: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán công nợ treo dư có. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền hàng kế toán công nợ phải nhập lại hàng và tất toán khoản công nơ đó luôn.
+ Kế toán cần đối chiếu các khoản thu chi, nếu thu chi chưa khớp phải chuyển cho người phụ trách công nợ.
+ Các khoản dư có, kế toán chuyển xuống phòng kinh doanh theo định kỳ.
+ 07 ngày/lần kế toán lên công nợ quá hạn của khách hàng gửi xuống phòng kinh doanh.
+ 01 tháng/lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh.
Thủ quỹ
+ Thủ quỹ căn cứ vào số tiền thực tế giao hàng (đối với khách hàng thanh toán ngay), Phiếu kê công nợ đối với khách hàng thanh toán chậm của từng nhân viên giao nhận nộp, Thủ quỹ kiểm tra và ký xác nhận vào bảng kê thu tiền.
+ Khi thủ quỹ thu tiền bằng ngoại tệ, thủ quỹ phải mở sổ ghi rõ số seri từng loại ngoại tệ có mệnh giá từ 100$ trở lên và yêu cầu nhân viên giao nhận ký xác nhận và vào sổ.
+ Cuối ngày, thủ quỹ đối chiếu với kế toán bảng kê tổng số tiền thu được của khách hàng trong ngày.
+ Nộp toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.
Kế toán bảng kê
+ Căn cứ vào phiếu kê công nợ hoặc phiếu giao hàng, kế toán vào ngay bảng kê thu chi tiết cho từng mã hàng của từng khách.
+ Cuối ngày, kế toán bảng kê đối chiếu với thủ quỹ tổng số tiền hàng đã thu được trong ngày.
+ Nộp lại toàn bộ chứng từ và bảng kê cho kế toán công nợ.
Riêng đối với thu tiền hàng bằng séc tiền mặt hoặc séc chuyển khoản
+ Nhân viên thu tiền phải nộp séc cho thủ quỹ.
+ Thủ quỹ mang ra ngân hàng để thu tiền về
+ Tiền về tài khoản kế toán ngân hàng cập nhật vào Ủy nhiệm chi nhân viên kinh doanh mới được viết lên bảng kế thu tiền.
+ Nhân viên thu tiền bằng séc thì chú ý kiểm tra séc có đầy đủ chữ ký, dấu, đúng tên và số tài khoản người thụ hưởng trên séc.
Trên đây là những công việc của kế toán công nợ tiền mặt. Với khối lượng công việc nhiều đòi hỏi kế toán công nợ tiền mặt phải chủ động và hiểu những việc mình làm, nắm chắc nghiệp vụ và phối hợp tốt với những kế toán khác trong doanh nghiệp.
>> Kinh nghiệm kế toán công nợ trong doanh nghiệp thực tế
>> 5 sai sót cần tránh khi làm kế toán công nợ
>> Kế toán công nợ trong doanh nghiệp có vai trò gì?
