Những kinh nghiệm giúp hạn chế sai sót trong kế toán tiền và tương đương tiền

Những nghiệp vụ có liên quan đến kế toán tiền và tương đương tiền là những nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, những nghiệp vụ này rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình làm việc. Kế toán viên cần cẩn trọng, tránh những sai sót liên quan đến các nghiệp vụ liên quan đến tiền.

1. Về chứng từ, sổ sách

Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan

• Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định.
• Các phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ, thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan. Trong đó, phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng “ Chứng từ gốc kèm theo…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ.
• Nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh, không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng,…
• Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của công ty nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.
• Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
• Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán nhiều lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.

Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ

• Một số khoản chi trên 200.000 đồng không có hóa đơn tài chính.
• Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty… cần phải điều chỉnh lấy từ quỹ.

Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như

• Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn tài chính kèm theo.. (Phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi).
• Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp).
• Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo.
• Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo.
• Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty…

Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian

• Ngày trên hóa đơn trước ngày viết tờ trình, ngày trên đề nghị thanh toán trước ngày hóa đơn tài chính.
• Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.

Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ

• Chi phí cho nhân viên

+ Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.

+ Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.

+ Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm.

+ Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.

• Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu

+ Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng.

+ Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức.

• Chi phí dịch vụ mua ngoài

+ Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.

+ Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu quyết định cử đi học, chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.

• Chi phí bằng tiền

+ Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm.

+ Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.

+ Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.

• Thanh toán công nợ

+ Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

+ Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.

Về sổ sách

• Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của giám đốc và thành viên hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
• Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
• Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
• Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính, phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ.
• Có nhiều quỹ tiền mặt.
• Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
• Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
• Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
• Thủ quỹ có quan hệ gia đình với giám đốc, kế toán trưởng. Thủ quỹ lưu sổ sách của kế toán.
• Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
• Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …).
• Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
• Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.
• Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
• Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng.
• Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư.
• Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa.
• Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
• Phản ánh không hợp lý các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…
• Người kí séc không phải là những thành viên được ủy quyền.
• Phát sinh quá nhiều nghiệp vụ chuyển tiền tại ngày khóa sổ để lợi dụng sự chậm trễ gửi giấy báo của ngân hàng.

2. Về hạch toán

• Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng. Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản ” chi phí khác” theo quy định: Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112, hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112, hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112.
• Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần.
• Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời, không đúng kì.
• Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ:

+ Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.

+ Kế toán đơn vị căn cứ vào hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng. Do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận.

• Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền.
• Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định.
• Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm. Hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch.
• Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.
• Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với ngân hàng).
• Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị.
• Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.
• Không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
• Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng không khớp với sổ phụ ngân hàng.
• Chưa thực hiện bảo mật và phân quyền trong chương trình kế toán, nhiều đối tượng có thể vào đuợc chương trình dẫn đến rủi ro trong quản lý.

3. Về lưu trữ chứng từ

• Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.
• Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, còn để chứng từ rời không đóng thành quyển,…

>> Kế toán tiền lương đảm nhận những công việc gì?

>> Kế toán vốn bằng tiền và vai trò đối với doanh nghiệp