Trong công việc hàng ngày, đôi lúc các kế toán sẽ lúng túng về thủ tục, quy tắc, hồ sơ thanh toán tạm ứng bởi đây không phải là hoạt động thường xuyên xảy ra. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu và hướng dẫn các kế toán phương pháp thanh toán tạm ứng sao cho chính xác và hiệu quả nhất.
I. Nguyên tắc thanh toán tạm ứng
1. Tạm ứng là gì?
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Trên thực tế, việc thực hiện quy trình tạm ứng chuẩn mực chưa được nhiều doanh nghiệp coi trọng. Lý do là bởi áp lực tiến độ công việc, nể nang nên bỏ qua cho người tạm ứng khi họ không có chứng từ hoặc khai báo chậm trễ, dẫn đến việc quản lý các khoản tạm ứng khó khăn hơn, khó kiểm soát hay thậm chí là làm thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Vậy nên, để theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản tạm ứng này, kế toán cần phải mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng. Kế toán và người được tạm ứng cần tuân thủ các nguyên tắc chung sau đây.
2. Nguyên tắc tạm ứng
Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).
Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận khoản tạm ứng kỳ của kỳ tiếp theo. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
II. Hình thức tạm ứng
Tùy theo giá trị số tiền tạm ứng và tính chất công việc, kế toán có thể tạm ứng bằng tiền mặt hay chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người tạm ứng số tiền đã được duyệt.
Thông thường những khoản chi dưới 20 triệu đồng được chi bằng tiền mặt, những khoản chi có giá trị từ trên 20 triệu đồng như công tác phí, mua hàng hóa vật tư khối lượng lớn sẽ được chuyển vào thẻ cá nhân.
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định thì quy chế tài chính, nội bộ của doanh nghiệp phải quy định có nội dung cho phép người lao động được thanh toán tiền hàng, dịch vụ bằng thẻ cá nhân và thanh toán tại doanh nghiệp để đảm bảo quy định hóa đơn trên 20 triệu đồng có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
III. Hồ sơ thanh toán tạm ứng
Để quy trình tạm ứng được hoàn thành đúng quy cách thì cần phải có những hồ sơ sau:
- Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
- Phiếu chi tiền nếu hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu hình thức thanh toán là chuyển khoản
- Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
- Quyết định cử đi công tác gồm những nội dung: nơi đi, nơi đến, thời gian công tác
- Bảng quyết toán côn tác phí hoàn thành kèm theo hóa đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường, cước hành lý (nếu có)
- Hóa đơn tài chính (Bản gốc và bản sao). Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý, hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.
Lưu ý:
Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác
Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải hoá đơn GTGT, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
IV. Quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Quy trình tạm ứng dưới đây được dùng để tham khảo đối với doanh nghiệp tư nhân, không áp dụng với các doanh nghiệp nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp (vì các đơn vị sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước thường có quy trình tạm ứng riêng)
1. Quy trình tạm ứng
2. Quy trình thanh toán tạm ứng
V. Cách hạch toán tiền tạm ứng
Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Không hạch toán trực tiếp vào tài khoản này các khoản vay, mượn tiền, ứng lương của nhân viên,
1. Tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152
2. Thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng
Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642
Có TK 141 – Tạm ứng
3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng
4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng
Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627
Có TK 111 – Tiền mặt
Xem thêm:
>> Thanh toán điện tử là gì? Cách thức thanh toán điện tử hiện nay
