Từ năm 2014, hóa đơn thương mại đã dùng để thay thế cho hóa đơn xuất khẩu. Tuy nhiên hiện nay, không phải doanh nghiệp nào cũng đang dùng hóa đơn thương mại. Và nếu doanh nghiệp bạn có dự định thay đổi thì kế toán cần nắm được cách khi sử dụng HĐ thương mại thay hóa đơn xuất khẩu.
1. Phân biệt giữa hóa đơn xuất khẩu và thương mại
Khái niệm
– Hóa đơn xuất khẩu là loại hóa đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại.
– Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
Nội dung trình bày: Bất cứ loại hóa đơn nào cũng phải ghi đầy đủ những nội dung này mới được tính có giá trị pháp lý.
– Hóa đơn xuất khẩu bao gồm những nội dung chủ yếu:
- Số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu;
- Tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu;
- Thông tin hàng hóa: mô tả, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền;
- Chữ ký của đơn vị xuất khẩu.
– Tương tự, HĐ thương mại về cơ bản cũng có những nội dung tương tự:
- Ngày tháng lập hóa đơn này;
- Thông tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế…;
- Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã…;
- Ngày gửi hàng;
- Tên tàu, thuyền, số chuyến;
- Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến;
- Địa chỉ cảng đi, cảng đến;
- Điều kiện giao hàng;
- Điều kiện và điều khoản thanh toán.
Mục đích của hóa đơn:
– Đối với hóa đơn xuất khẩu, để có chứng từ nộp thuế là mục đích chính. Hóa đơn xuất khẩu phải thể hiện được thông tin về số tiền bán hàng kèm theo hàng hóa, số lượng.
– Đối với HĐ thương mại, mục đích chủ yếu là chứng từ thanh toán. Nó như một chứng từ hợp pháp để bên bán đòi tiền của bên mua. Liên quan đến số tiền phải thanh toán nên hóa đơn thương mại luôn đòi hỏi tính chính xác và phải thể hiện một cách rõ ràng. Theo đó, hóa đơn phải thể hiện được thông tin về số tiền cần thanh toán kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán.
2. Sử dụng hóa đơn thương mại đối với hàng hóa xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài
Hiện nay, Bộ Tài chính đã yêu cầu các doanh nghiệp nộp và xuất trình hóa đơn thương mại thay cho hóa đơn xuất khẩu khi làm thủ tục hải quan đối với trường hợp doanh nghiệp bán xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu tại chỗ (trừ xuất khẩu mặt hàng gia công).
Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn xuất khẩu đã đăng ký với cơ quan Thuế theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Thông tư số 39/2013/TT-BTC thì được tiếp tục sử dụng.
Các hóa đơn, chứng từ phải nộp khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài:
– Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) hoặc hoá đơn xuất khẩu: 01 bản sao
– Hoá đơn GTGT: 1 bản sao
– Tờ khai hải quan: 2 bản chính
– Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương theo quyết định của Pháp luật: 1 bản sao
– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 1 bản gốc
– Tờ khai kiểm tra hàng hóa của hải quan: 1 bản chính
– Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật, nếu được hưởng chế độ ưu đãi thuế.
3. Sử dụng HĐ thương mại đối với hàng hóa xuất khẩu vào khu phi thuế quan
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ nội địa vào khu phi thuế quan thì khi làm hồ sơ hải quan sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nếu doanh nghiệp xuất khẩu tại chỗ sản phẩm gia công, gia công chuyển tiếp, xuất khẩu vào doanh nghiệp chế xuất xuất khẩu cũng làm tương tự như trên.
Các hóa đơn, chứng từ phải nộp khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài:
– Hoá đơn xuất khẩu: 01 bản sao
– Hoá đơn GTGT: 1 bản sao
– Tờ khai hải quan: 2 bản chính
– Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương theo quyết định của Pháp luật: 1 bản sao
– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 1 bản gốc
– Tờ khai kiểm tra hàng hóa của hải quan: 1 bản chính
– Các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật, nếu được hưởng chế độ ưu đãi thuế.
Kế toán cần lưu ý những điều trên khi dùng hóa đơn thương mại thay cho hóa đơn xuất khẩu.
Xem thêm:
Hướng dẫn kế toán viết và xuất hóa đơn giảm giá hàng bán
Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
Hóa đơn đỏ và những điều kế toán cần phải biết
