Trong thực tế, doanh nghiệp có những hoạt động, dịch vụ phải chi nhưng chi phí không có hóa đơn như chi phí dịch vụ, hàng hóa, chi phí thuê nhà làm cơ sở kinh doanh, chi phí vận chuyển hàng hóa,… Vậy kế toán cần xử lý thế nào với những chi phí này để kế toán hạch toán cuối kỳ? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời.
1. Chi phí hàng hóa, dịch vụ
Về việc xử lý chi phí không có hóa đơn được pháp luật quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Theo đó, các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
“2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”
Căn cứ quy thông tin trên thì để chi phí hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vào chi phí hợp lý thì kế toán doanh nghiệp chuẩn bị những giấy tờ sau:
– Chứng từ thanh toán (tiền mặt)
– Bảng kê mua hàng không có hóa đơn
– Hợp đồng mua bán
– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
2. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa
Chi phí vận chuyển không có hóa đơn nên được chuyển sang chi phí nhân công, chia thành 2 trường hợp sau:
– Trường hợp lương của người vận chuyển trên 2 triệu đồng/tháng thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ như: Hợp đồng lao động theo thời vụ, bảng chấm công và tính lương cho người vận chuyển, chứng từ thanh toán và CMND của cá nhân được thuê vận chuyển (bản sao). Khi thanh toán lương thì kế toán phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân vận chuyển.
– Trường hợp tiền lương của người vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng thì doanh nghiệp cũng chuẩn bị các giấy tờ như trên. Theo quy định người có lương dưới 2 triệu không cần nộp thuế TNCN nên doanh nghiệp không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người vận chuyển khi thanh toán lương.
3. Chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình để kinh doanh
Xử lý chi phí không có hóa đơn khi thuê nhà thế nào? Khi đi thuê nhà, số tiền thuê nhỏ hơn 100 triệu đồng/ năm thì cá nhân cho thuê không nộp thuế TNCN và thuế GTGT nhưng vẫn nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp khi đó không có hóa đơn đầu vào để xử lý chi phí này.
Số tiền thuê nhà nếu lớn hơn 100 triệu đồng/năm thì cá nhân cho thuê phải nộp thuế TNCN và thuế GTGT, thuế môn bài. Và cá nhân cũng sẽ được cơ quan thuế cung cấp cho hóa đơn bán lẻ. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để xử lý chi phí.
Doanh nghiệp chuẩn bị những giấy tờ sau để tính chi phí hợp lý:
– Hợp đồng thuê nhà
– Chứng từ thanh toán
– Chứng minh thư nhân dân của chủ nhà (bản sao)
Như vậy, chúng tôi vừa giúp bạn xử lý tình huống chi phí không có hóa đơn. Mặc dù chưa thể bao quát hết toàn bộ trường hợp có thể xảy ra nhưng hy vọng thông tin này phần nào giúp ích cho kế toán.
Xem thêm:
Tìm hiểu quy định về chi phí vé máy bay đi công tác hợp lệ
Tất tần tật mẹo kiểm tra chi phí tiền lương trước khi quyết toán Thuế TNDN
Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và phân loại kế toán chi phí đúng cách
