Kế toán mua hàng là người chịu trách nhiệm trong giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán.
Để hiểu rõ về việc làm của kế toán mua hàng, Ketoan.vn thông qua bài viết này sẽ thống kê lại những công việc kế toán mua hàng thường phải làm:
1. Công việc kế toán phải làm liên quan đến hàng doanh nghiệp mua mỗi ngày, mỗi kỳ
Mối ngày kế toán mua hàng cần thực hiện nhiều giao dịch mua hàng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số công việc kế toán cần lưu ý cho doanh nghiệp mình trong quá trình hàng mỗi ngày hoặc mỗi kỳ.
- Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày.
- Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định.
- Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, qui cách, thời điểm ghi nhận mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý.
- Lập báo cáo nhập xuất tồn.
- Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
- Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận (định kỳ hoặc đột xuất)
- Nộp chứng từ và báo cáo Nhập xuất tồn theo quy định.
2. Công việc kế toán phải làm mỗi lần doanh nghiệp mua hàng, nhập hàng
Tiếp nhận hóa đơn mua hàng cùng các chứng từ kèm theo và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chúng
Khi bộ phận mua hàng mang hàng về nhập kho, có 2 trường hợp: hàng về có hóa đơn hoặc hàng về chưa có hóa đơn.
Trường hợp 1: Hàng về có hóa đơn
Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra các nội dung trên hóa đơn…, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…., kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng)…, kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ không? Sau đó, tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa.
Trường hợp 2: Hàng về, hóa đơn chưa về tiến hành gọi điện cho nhà cung cấp để hỏi giá hàng nhập, làm cơ sở tính giá cho hàng nhập kho. Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm lấy được hóa đơn. Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận.
Làm thủ tục nhập kho hàng hóa
Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho hàng hóa trên cơ sở số hàng thực nhận
Bước 3: Ghi thẻ kho số hàng mua về
Làm thủ tục thanh toán
Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt
Kế toán lập phiếu chi gửi thủ quỹ để duyệt chi. Sau đó ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan.
Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi Ban Giám đốc, kế toán trưởng duyệt sau đó gửi đến Ngân hàng để thanh toán. Sau đó ghi vào sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
Trường hợp 3: Chưa thanh toán
Kế toán ghi sổ công nợ để theo dõi công nợ với nhà cung cấp
Tiến hành ghi sổ và hoàn thiện chứng từ mua hàng
Sau khi lập phiếu nhập kho, Kế toán ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa; thẻ kho. Do công ty chưa phải thanh toán ngay nên Kế toán phải ghi khoản phải trả người bán vào sổ công nợ.
Sau đó ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331.
Như vậy để thực hiện đầy đủ những công việc của kế toán về mua hàng. Bản thân kế toán mua hàng cần phải nắm chắc những nghiệp vụ từ cơ bản đến phức tạp. Kế toán mua hàng cần phải có tố chất làm việc với nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và các bên liên quan.
Thêm vào đó, kế toán mua hàng cần phải hiểu rõ các tài khoản cần dùng trong quá trình mua hàng để hạch toán cho đúng và chính xác.
>> Kế toán nguyên vật liệu, dụng cụ có vai trò thế nào trong doanh nghiệp?
