Trong nhiều tình huống kế toán sẽ viết sai hóa đơn như viết sai mã số thuế, sai ngày tháng, năm hoặc thậm chí là sai tên công ty… Những lỗi sai đó có thể sửa tùy thuộc vào từng tình huống sai theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 119, Thông tư 26. Ketoan.vn trong bài viết này sẽ hướng dẫn kế toán cách xử lý hóa đơn viết sai trong từng tình huống và từng thời điểm.
Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống
Để xử lý tình huống hóa đơn chưa xé khỏi xuống, kế toán thực hiện đơn giản những bước như sau:
Thứ nhất, gạch chéo các liên. Lưu ý cần giữ hóa đơn viết sai, không được tiêu hủy hoặc thực hiện các hình thức tiêu hủy hóa đơn trong trường hợp này.
Thứ hai: Lập lại hóa đơn mới.
Trong trường hợp này, một số kế toán, thường là các kế toán mới vào nghề hay mắc phải những lỗi như viết sai sau đó do không để ý nên xé hóa đơn hoặc viết sai hóa đơn mà chưa xé khỏi cuống lại không gạch chéo.
Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai đã xé những chưa giao cho khách hàng
Kế toán lưu ý trong tình huống này, dù hóa đơn viết sai tiêu thức nào cũng cần chú ý về việc xử lý như dưới đây:
Thứ nhất, gạch chéo 3 liên của hóa đơn.
Thứ hai, kẹp lại vào quyển hóa đơn. Kế toán cần lưu ý nhớ gạch chéo và lưu trữ hóa đơn để sau này giái trình.
Thứ ba, lập lại hóa đơn mới.
Như vậy, kế toán cần phải xử lý tình huống này bằng cách kẹp hóa đơn vào vị trí cũ, gạch chéo 3 liên và xuất 1 hóa đơn mới nhằm thay thế hóa đơn cũ ngay trong ngày hôm đó.
Trường hợp 3: Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai
Trong trường hợp này, kế toán cần phải xử lý hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai như sau:
Thứ nhất: Kế toán và khách hàng cần lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Trường hợp này không cần phải lập biên bản hủy hóa đơn.
Thứ hai: Lập hóa đơn mới. Việc lập hóa đơn này chiếu theo ngày hiện tại và cả hai bên dùng hóa đơn để khai thuế. Người bán cần gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn đã lập sai đó. Cần kẹp hóa đơn để giải trình với các cơ quan chức năng khi kiểm tra hóa đơn….
Kế toán khi viết sai hóa đơn đã giao cho khách cần chú ý đến việc xử lý sao cho phù hợp đó là lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn mới thay thế vào ngày đó.
Trường hợp 4: Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai thuế
Kế toán cần chú ý với tình huống này có 2 tình huống nhỏ xảy ra đó là hóa đơn sai sót ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế. Tình huống nhỏ thứ hai là không ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế.
Với mỗi trường hợp cần xử lý như sau:
Nếu hóa đơn sai ngày, tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính (những sai sót không ảnh hưởng đến số tiền)
Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu…
Như vậy để xử lý tình huống về hóa đơn viết sai đã giao không ảnh hưởng đến số tiền thì kế toán chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu có sẵn và lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể.
Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá, thành tiền (Ảnh hướng đến số tiền và tiền thuế)
Cách xử lý với trường hợp đó là:
Bước 1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai.
Bước 2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.
Như vậy, kế toán cần lưu ý về cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn như mẫu. Lập hóa đơn điều chỉnh cụ thể theo mẫu đã định.
Hóa đơn sai sót là điều không hiếm gặp với kế toán nhưng xử lý sao cho đúng quy định và không bị xử phạt lại là điều kế toán phải học. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích với kế toán trong việc xử lý hóa đơn viết sai.
