Đối với doanh nghiệp, kế toán hoặc thậm chí là một người mua hàng thông thường thì cụm từ hóa đơn đỏ nghe có vẻ khá là quen thuộc. Tuy nhiên, nếu chưa từng tiếp xúc hoặc xử lý những vấn đề liên quan đến hóa đơn đỏ thì có lẽ việc xác định loại hóa đơn này sẽ khiến nhiều người bối rối. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích và cần thiết nhất liên quan tới hóa đơn đỏ để giúp kế toán cũng như doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn và sử dụng hóa đơn một cách chính xác.
I. Hóa đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) do Bộ Tài chính phát hành hay do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu cho cơ quan thuế, do bên cung ứng sản phẩm – dịch vụ xuất, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước.
Khi bên bán xuất hóa đơn sẽ có 3 liên khác nhau, trong đó, liên hóa đơn giao cho khách hàng thường là màu đỏ hoặc hồng nên hóa đơn GTGT còn được gọi là hóa đơn đỏ.
Hiểu một cách đơn giản, số tiền thuế GTGT ghi trên liên đỏ hóa đơn khi mua hàng hóa – dịch vụ được gọi là thuế GTGT đầu vào. Còn thuế GTGT đầu ra là số tiền thuế ghi trên liên xanh hoặc liên tím khi bán hàng hóa – dịch vụ cho khách hàng. Trong một tháng, nếu thuế GTGT đầu vào lớn hơn tổng thuế đầu ra – doanh nghiệp sẽ được nhà nước khấu trừ hoặc hoàn mức tiền thuế chênh lệch. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ phải nộp phần thuế chênh lệch cho ngân sách nhà nước.
II. Những quy định dành cho hóa đơn đỏ
1. Quy định in hóa đơn
Một doanh nghiệp nếu có phát sinh giao dịch thì cần phải thực hiện đặt in hóa đơn đỏ theo quy định của nhà nước. Chi cục Thuế sẽ trực tiếp quản lý và cho phép việc đặt in hóa đơn đỏ. Sau đó, các doanh nghiệp có nhu cầu và cần phải in hóa đơn đỏ thì cần phải liên hệ với những cơ sở in hóa đơn đỏ để đặt in. Tuy nhiên, khi đặt in, nhất định phải tìm đến các cơ sở đã được cấp phép trong việc in hóa đơn đỏ từ Sở Kế hoạch và đầu tư vì khi đó, doanh nghiệp của bạn sẽ được in đúng hóa đơn đỏ theo tiêu chuẩn và đúng quy định của Nhà nước.
2. Các liên cần có trong hóa đơn mua bán hàng hóa
Theo quy định dành cho hóa đơn đỏ khi xuất hóa đơn, thông thường sẽ có 3 liên khác nhau bao gồm: liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Trong số đó, liên màu đỏ sẽ được trao cho khách hàng. Số tiền giá trị gia tăng được ghi trên liên đỏ được gọi là thuế giá trị gia tăng đầu vào, còn thuế giá trị gia tăng được ghi ở trên liên xanh, hoặc trên liên tím sẽ là thuế giá trị gia tăng đầu ra.
3. Thời điểm doanh nghiệp cần nộp tiền thuế chênh lệch
Nếu trong 1 tháng, thuế GTGT đầu vào lớn hơn tổng mức thuế đầu ra thì doanh nghiệp sẽ được nhà nước khấu trừ, hoặc được hoàn lại mức tiền thuế chênh lệch. Nếu kết quả ngược lại, thuế GTGT đầu vào nhỏ hơn tổng mức thuế đầu ra thì doanh nghiệp đó phải nộp vào ngân sách nhà nước phần thuế chênh lệch.
III. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn đỏ
Ngoài việc hiểu biết hóa đơn đỏ là gì thì kế toán cũng cần phải quan tâm đến những vấn đề khác xoay quanh loại chứng từ này. Ngoài những lưu ý quan trọng được chỉ ra phía trên thì việc xuất hóa đơn đỏ như thế nào cho hợp lệ, đúng quy định của Nhà nước cũng là một điều mà kế toán cần phải để ý kỹ. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi tiến hành xuất hóa đơn đỏ:
- Người viết hóa đơn đỏ sẽ tiến hành kẹp 3 liên hóa đơn chồng lên nhau để viết cùng một lúc. Theo đó, nội dung trong cả 3 liên đều phải đồng nhất, không được phép tách rời từng liên ra để viết riêng bằng cách sao chép lại nội dung giống hệt.
- Thông tin của người mua hàng hóa cần phải được ghi một cách đầy đủ và chính xác.
- Nội dung ghi vào trong hóa đơn không được phép tẩy xóa, sửa chữa. Đồng thời khi viết hóa đơn cần phải sử dụng cùng một màu mực, không được viết nhiều màu mực khác nhau.
- Nội dung trong hóa đơn cần phải được viết một cách liên tục, không ngắt quãng, không chèn chữ hoặc đè các chữ lên nhau. Các phần còn trống thì để nguyên và không được gạch chéo.
- Số hóa đơn phải được lập theo số thứ tự.
- Thời gian ghi trong hóa đơn chính là thời điểm phát sinh các giao dịch mua bán, là thời gian sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho những người mua hàng.
- Hình thức thanh toán sau khi xuất hóa đơn đỏ là chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
IV. Những câu hỏi thường gặp liên quan đến hóa đơn đỏ
1. Hóa đơn đỏ khác hóa đơn bán hàng thông thường như thế nào?
Hóa đơn bán hàng là một yếu tố không thể thiếu khi mua bán hàng hóa vì nó là bằng chứng của giao dịch phát sinh giữa hai bên mua và bán. Có rất nhiều đơn vị kinh doanh hiện nay sử dụng các hóa đơn bán hàng in màu đỏ, nhưng vì có chung màu với hóa đơn đỏ khiến cho nhiều người nhầm lẫn và không hiểu được sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn này. Tuy nhiên, hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT lại có thể được phân biệt thông qua những đặc điểm sau đây:
- Đối tượng lập hoá đơn: Đối tượng lập hoá đơn GTGT là những công ty, doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đối tượng lập hoá đơn bán hàng thông thường là những công ty, doanh nghiệp áp dụng thực hiện kê khai tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay những doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá trong khi phi thuế quan, hoặc một số dịch vụ đặc thù theo quy định như dịch vụ hàng không, phí ngân hàng… các hộ kinh doanh cá thể nộp thuế theo hình thức thuế khoán, hoá đơn của cơ quan thuế.
- Hình thức kê khai: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đỏ kê khai cả hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra, không kê khai hóa đơn đầu vào.
- Về chữ ký: Hoá đơn đỏ có cả chữ ký của người bán hàng và chữ ký của giám đốc, còn hoá đơn bán hàng chỉ có chữ ký của người bán hàng hoá.
- Về thuế suất: Hoá đơn đỏ có dòng thuế suất và tiền thuế thể hiện đầy đủ trên hoá đơn, ngược lại, hoá đơn bán hàng không có dòng thuế suất và tiền thuế trên hoá đơn bán hàng.
2. Vì sao lại cần mua hóa đơn đỏ?
Mục đích mua hóa đơn đỏ của doanh nghiệp là để cân đối, bù trừ giữa thuế GTGT đầu vào và đầu ra. Mua hóa đơn đỏ sẽ giúp doanh nghiệp có thể hạn chế số tiền thuế GTGT cần nộp cho ngân sách nhà nước, làm chứng từ ghi nhận các chi phí tính thuế, giảm thiểu số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng năm.
Việc mua hóa đơn đỏ xảy ra nhiều ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, đang hoạt động ở những lĩnh vực điển hình như thi công, xây lắp, thương mại, vận tải… Tuy nhiên khi mua hóa đơn đỏ, các doanh nghiệp nhất định phải hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì và thực hiện nghiêm túc hành vi mua hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật. Nếu mua bán hóa đơn đỏ khống, giả thì sẽ bị quy vào hành vi vi phạm pháp luật, bản thân bên mua là người phải chịu rất nhiều rủi ro không lường trước. Vậy thì những rủi ro ấy là gì?
3. Những rủi ro khi mua hóa đơn đỏ khống
Hóa đơn đỏ được bên bán trao cho bên mua cũng có thể bị làm khống khi giá trị giữa các liên hóa đơn không giống nhau. Chẳng hạn như liên hóa đơn đỏ được giao cho bên mua ghi là 50 triệu đồng, nhưng tại liên 1 và liên 3 của bên bán lại chỉ ghi có 10 triệu đồng.
Theo Công văn 4077/TCT-CS 2018, các hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu thì bên mua hàng cần phải chuyển khoản cho phía bên bán. Sau đó, bên bán sẽ tính toán trừ đi chi phí cho bên mua và rút tiền mặt để trả cho bên mua. Hoạt động này giúp đảm bảo quyền lợi của bên mua vì cơ quan thuế sẽ vào cuộc và kiểm soát chặt chẽ, do đó hành vi làm khống hóa đơn rất khó được thực hiện.
Các cơ sở buôn bán hóa đơn đỏ khống có thể bị cơ quan thuế tiến hành kiểm tra bất cứ khi nào, đồng thời bên mua cũng sẽ phải chịu liên đới vì hành vi cố ý sai phạm, nếu nghiêm trọng thì còn có thể bị truy tố hình sự.
Doanh nghiệp khi bị nghi ngờ có buôn bán hóa đơn khống, dù các cơ quan không có đầy đủ bằng chứng để xử phạt thì cũng có thể sẽ trở thành tầm ngắm đặc biệt của các cơ quan chức năng. Còn đối với các doanh nghiệp khi mua hóa đơn không giải trình được tính chất hợp lý của hóa đơn GTGT đó thì vẫn sẽ bị phạt hành chính, nếu ở mức độ nặng thì có khả năng sẽ bị điều tra hình sự.
Xem thêm:
>> Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
>> Công văn 4077/TCT-CS 2018 về hóa đơn giá trị gia tăng
