Hiện nay, các doanh nghiệp đã dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bởi tiện lợi, an toàn hơn. Tuy nhiên trong một số trường hợp bắt buộc, hóa đơn điện tử cần chuyển sang chứng từ giấy. Vậy quá trình chuyển đổi thế nào thì đúng trình tự, quy tắc? Có cần đóng dấu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy
Không phải cứ thích hoặc khi cần là doanh nghiệp có thể tự ý chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Quá trình chuyển đổi phải làm theo đúng quy định, quy tắc, trình tự thì hóa đơn mới có giá trị pháp lý. Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 đã quy định hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy phải tuân thủ những nguyên tắc, điều kiện như sau:
– Người bán hàng hóa được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
– Hóa đơn điện tử chuyển sang chứng từ giấy giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Người mua, người bán được chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
– Điều kiện được chuyển đổi
+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi sang chứng từ giấy
+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm được yêu cầu tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
– Ký hiệu riêng thể hiện hoá đơn chuyển đổi: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
2. Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhiều trang cần lưu ý
Khi thực hiện chuyển hóa đơn sang chứng từ giấy, giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang, Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục Thuế có quy định rằng:
“Phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
3. Cơ quan thuế trả lời về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu sau khi chuyển sang giấy không?
Để doanh nghiệp không phải lúng túng khi làm thủ tục chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy, Cục Thuế TP. Hà Nội đã giải đáp như sau:
“Nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi HĐĐT ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.”
Như vậy, doanh nghiệp đã có lời giải đáp và thuận lợi hơn trong quá trình chuyển đổi HĐĐT. Việc không nhất thiết có dấu của người bán cũng được hiểu là hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ có chức năng để lưu trữ sổ sách, theo dõi chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực tham gia vào quá trình giao dịch, thanh toán. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, được in ra thành giấy.
Doanh nghiệp khi chuyển đổi hóa đơn phải tuyệt đối lưu lại chính xác thông tin từ hóa đơn nguồn sang hóa đơn giấy. Nếu có thông tin không trùng khớp, doanh nghiệp phải chịu toàn bộ trách nhiệm về thông tin sai này.
Xem thêm:
Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày sẽ bị xử lý thế nào?
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất
