Mỗi doanh nghiệp cần có kế toán công nợ để kiểm soát và xử lý các khoản công nợ với khách hàng, đối tác. Nghiệp vụ xử lý công nợ khá phức tạp. Tuy nhiên, cũng sẽ có những khách hàng không chịu đối chiếu công nợ dù kế toán doanh nghiệp đã gửi bảng đối chiếu và yêu cầu xử lý. Vậy kế toán phải làm sao với những khách hàng này? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
1. Nguyên nhân khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
Với những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh lớn thì các mối quan hệ, đối tác làm ăn cũng tương đối nhiều. Trong quá trình hợp tác, không tránh khỏi có những khách hàng nợ tiền của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng nhanh chóng thanh toán tiền nợ cho doanh nghiệp. Nguyên nhân của tình huống này có thể do:
– Về phía doanh nghiệp:
+ Do vẫn còn trong thời gian tranh chấp, nghiên cứu phương án thu hồi nợ.
+ Với các đối tác, khách hàng thân thiết, kế toán ngại không muốn nhắc nhiều lần sẽ làm ảnh hưởng đến tình cảm, làm mất lòng nhau.
+ Kế toán gửi bảng đối chiếu công nợ nhưng không thúc giục, nhắc nhở khách hàng đối chiếu ngay. Khách hàng có thể bận nhiều việc mà quên hoặc nghĩ doanh nghiệp không gấp nên cũng không đối chiếu vội.
+ Kế toán không làm việc dứt khoát, khéo léo trong đàm phán thu hồi nợ với đối tác. Đây sẽ là một trong những nguyên nhân gây khó khăn cho quá trình thu hồi công nợ về sau khi không có văn bản xác nhận về số công nợ còn lại.
– Về phía khách hàng:
+ Khách hàng không còn khả năng trả nợ nhưng cố che giấu, không đối chiếu nợ, khất nợ hết lần này đến lần khác.
+ Do khách hàng có ý định chiếm dụng vốn để kinh doanh mà không phải trả lãi.
+ Doanh nghiệp cố tình kéo dài thời gian để giải quyết các vấn đề tài chính khác của công ty.
2. Kế toán cần xử lý thế nào?
Khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ thì kế toán nên làm những việc sau:
– Kế toán gửi bản đối chiếu công nợ cần chuyển phát có đảm bảo. Nên cẩn thận để bên thứ ba là bên chuyển phát chứng nhận là đã gửi cho đúng đối tượng, tránh việc chuyển sai và chờ đợi đối chiếu từ khách hàng trong vô vọng.
– Sau khi xác nhận bản đối chiếu đã được gửi đi đúng địa chỉ mà khách hàng vẫn không phản hồi, bạn nên lặp lại thao tác trên: gửi lại bản đối chiếu công nợ có xác nhận gửi đúng đối tượng. Để chắc chắn hơn, bạn có thể gọi điện trực tiếp cho bên kế toán của khách hàng có vị trí tương đương bạn. Nếu không được hồi đáp thì bạn hãy nhờ kế toán trưởng của mình liên hệ cho kế toán trưởng bên khách hàng. Nếu tiếp tục không hợp tác thì hãy gọi điện trực tiếp cho giám đốc tài chính – kế toán bên đó.
– Việc nhắc nhở qua mail, điện thoại,… vẫn không thành công thì bạn cần đến trực tiếp hoặc cho nhân viên chuyên thu nợ đến trực tiếp bên khách hàng để nói chuyện. Hãy đảm bảo rằng, nếu họ chưa nói chuyện, đối chiếu công nợ thì ngày nào bạn cũng cần đến đó, thúc giục tới khi họ tiếp chuyện bạn thì thôi.
Nếu khách hàng vẫn không chịu đối chiếu công nợ thì sao?
Hành động này nghe có vẻ không đẹp, có thể người khác nói bạn mặt dày, chai lì,.. nhưng đó vẫn là công việc của bạn, cần thu hồi nợ về. Khi đi phải nhớ mang theo biên bản làm việc để khi khách hàng có thái độ hợp tác hơn thì dùng biên bản làm việc ngay lập tức yêu cầu khách hàng xác nhận ngày trả nợ.
– Đến nước này mà khách hàng vẫn không giải quyết cho bạn thì doanh nghiệp bạn có thể nhờ can thiệp của bên thứ ba, là công ty chuyên thu nợ thuê chuyên nghiệp, nhờ cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết.
– Doanh nghiệp cũng phải sẵn sàng để kiện ra tòa nếu khách hàng liên tục từ chối thanh toán nợ quá thời hạn 1 tháng.
– Kế toán cũng nên tìm hiểu tình hình tài chính, hoạt động của khách hàng lúc đó để đề ra hướng giải quyết nếu họ không còn khả năng trả nợ nữa.
Là kế toán viên của doanh nghiệp, nếu gặp trường hợp khách hàng không chịu đối chiếu công nợ thì phải liên tục đôn đốc, thúc giục khách hàng thanh toán. Không nên để tồn đọng quá nhiều khoản nợ của nhiều khách hàng bởi nó sẽ ảnh hưởng đến tài chính, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp bạn.
Xem thêm:
Bí quyết hạch toán và xử lý khoản nợ phải thu khó đòi
5 sai sót cần tránh khi làm kế toán công nợ
Kế toán công nợ trong doanh nghiệp có vai trò gì?
