Khi quyết toán thuế nói chung và ở công ty thiết bị điện nói riêng, kế toán viên cần lưu ý những gì? Hãy cùng Ketoan.vn tìm hiểu nhé!
Lưu ý quyết toán thuế nói chung
Sắp xếp hồ sơ
Hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp là yếu tố thiện cảm ban đầu. Thông thường kế toán sẽ thường hoàn thiện hồ sơ, đóng tệp cất tủ khi kết thúc niên độ kế toán. Trình tự sắp xếp hồ sơ có thể đơn giản như sau:
- Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyền hoặc kẹp vào chứng từ là do mỗi kế toán tự lựa chọn.
- Tiền gửi ngân hàng: Sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ, báo có theo ngày tháng (Đóng thành 1 file).
- Hóa đơn mua vào và bán ra sắp xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: kế toán có thể sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
- Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng, biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
- Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng.
- Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1 file.
- Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), bảng chấm công, bảng lương, tạm ứng lương, quyết định tăng lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; chữ kí và đóng dấu đầy đủ và chữ kí của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan.
- Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Tất cả những giấy tờ, sổ sách liên quan thì kế toán nên xếp chung một file.
- Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, bảo hiểm,… đóng thành một file.
- Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào đóng vào một tệp.
- Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file. Dự thầu cũng làm thành 1 file. Kế toán nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
- Hồ sơ khác: file này các kế toán nên lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
- Bộ báo cáo tài chính đầy đủ.
Nếu doanh nghiệp đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, lĩnh vực khác, kế toán có thể mở thêm file chi tiết miễn làm sao mình hiểu và người khác có thể xem và hiểu đỡ mất công giải thích nhiều.
Chuẩn bị chi tiết
Trong phần chuẩn bị chi tiết này, các kế toán cần đi sâu vào vấn đề sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp qua:
- Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý cần thiết của các chứng từ xem bản thân đã hạch toán đúng chưa?
- Khi in các sổ sách, kế toán cần lưu ý in đầy đủ:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật kí bán hàng mua hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng
+Sổ chi tiết các tài khoản
+ Sổ cái các tài khoản
+ Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định.
+ Giá thành công trình: Phần này các kế toán nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành,…
Lưu ý: Tất cả chứng từ sổ sách, giấy tờ đều có bìa ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và được kí, đóng dấu đầy đủ.
Lưu ý quyết toàn thuế công ty thiết bị điện
Hầu hết các doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều áp dụng chế độ kế toán theo TT200 hay TT 133. Với công ty thiết bị điện, trong quá trình quyết toán thuế cần lưu ý như sau:
Kho
- Kho có bị âm không.
- Xuất kho bán hàng có bị dưới giá vốn không
- Số hàng hóa mua có hóa đơn hợp lý, hợp pháp không (nếu không có hóa đơn sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN)
Mua hàng và bán hàng
- Mua bán hàng hóa từ 20 triệu trở lên phải chuyển khoản, giao dịch nào không đáp ứng tiêu chuẩn trên bị truy thu thuế GTGT, loại khỏi chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
- Dư có tài khoản 131: Phần này là lỗi phổ biến của khá nhiều doanh nghiệp. Để doanh nghiệp không bị truy thu tính vào 711 hoặc xuất hóa đơn bổ sung các kế toán cần lưu ý hồ sơ chứng từ đầy đủ, đáp ứng yêu cầu như gia hạn hợp đồng và có biên bản đối chiếu xác nhận công nợ cuối niên độ kế toán. Nếu trả tiền lại cho người đặt thì cần chuyển khoản, nếu chi bằng tiền mặt thì cần có phiếu chi của mình và phiếu thu bên khách hàng kí nhận đóng dấu đầy đủ để yên tâm thì làm biên bản nói rõ vì sao chuyển tiền mà không mua hàng nữa,..
Các khoản vay, mượn
Đã nói đến vay thì điều đương nhiên sẽ phát sinh chi phí lãi vay, kể cả vay cá nhân. Vì vậy các bạn nên lưu ý, nếu mượn tạm giám đốc do thiếu quỹ có thể làm Hợp đồng mượn tiền, có thì trả ngay, ghi lý do mượn là hỗ trợ…
Nếu các khoản vay ngân hàng mà tiền mặt của bạn còn nhiều thì lãi vay bạn chỉ được tính phần tương đương với tiền mặt của bạn hoặc là bị loại hết lãi vay ra khỏi chi phí.
Nhân công
Nhân công là yếu tố dễ bị bóc nhất khi làm công trình. Vì vậy để tối đa hóa chi phí nhân công, trước năm 2017 làm hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng; từ năm 2018 chỉ nộp bảo hiểm hoặc trích tại nguồn.
Những nhân công có thu nhập từ 2 nơi kế toán cần phải giải trình, nhân công không có hồ sơ chữ kí và mst đầy đủ cũng phải giải trình… không giải trình hợp lý loại khỏi chi phí.
Nhân công vượt 30% cũng dễ bị bóc khỏi chi phí.
2.5. Giá thành
- Vật tư có vượt dự toán, giống trong dự toán không? Thành phẩm có được thiết kế theo bản vẽ kĩ thuật không? Cán bộ thuế có thể soi cả bản vẽ. Vì vậy, kế toán cần sự hỗ trợ của kĩ sư điện trực tiếp chỉ huy thi công. Trước khi đưa vật tư thi công thì kĩ thuật đã bóc tách vật tư đưa cho kế toán làm căn cứ hạch toán.
- Phần xuất hàng thi công theo hợp đồng cán bộ thuế xem rất chi tiết phần xuất vật tư có khớp với hợp đồng không? Hàng hóa trên hóa đơn đầu vào có khớp với hóa đơn đầu ra không?
- Tỷ suất lợi nhuận ra sao, các công trình nào lỗ thì đương nhiên bị soi rất kĩ….
2.6. Mua hàng hóa của công ty bỏ địa điểm kinh doanh
Có lẽ đây là vấn đề nhức nhối, dự đến 90% các kế toán sẽ bị loại khỏi chi phí và truy thu thuế GTGT. Nếu giá trị công trình lớn và mua bán thật thì kế toán có thể xin làm cam kết.
Trên đây là những lưu ý khi quyết toán thuế nói chung và chi tiết về Công ty cung cấp thiết bị điện nói riêng. Hi vọng với những thông tin trên sẽ giúp kế toán viên làm tốt công việc quyết toán thuế.
>> Hướng dẫn kê khai và quyết toán thuế với cá nhân chưa có mã số thuế
>> Những khoản chi phí cần đặc biệt lưu ý khi quyết toán thuế
