Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Bởi nó mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên có những trường hợp, kế toán cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nhưng phải chuyển đổi thế nào và để chứng từ giấy có giá trị pháp lý? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm thông tin nhé!
1. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?
– Câu trả là lời là CÓ. Nhưng khi chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo trùng khớp chính xác về nội dụng thông tin giữa hai bản hóa đơn. Điều này cũng đã được quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có mục đích dùng để lưu trữ sổ sách, theo dõi theo quy định của pháp luật kế toán và quy định pháp luật về giao dịch điện tử thì không có hiệu lực để thực hiện giao dịch và thanh toán.
(Trừ trường hợp hóa đơn được in ra từ máy tính tiền, dữ liệu điện tử được kết nối chuyển lên Cơ quan Thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
2. Nguyên tắc khi chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Quy định về nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện tại Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC có hiệu lức đến năm 2020 như sau:
– Người bán hàng hóa được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
– Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Người mua, người bán được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán.
3. Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Căn cứ Khoản 2, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:
– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
4. Hóa đơn điện tử chuyển sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi:
– Thông tin trên hóa đơn, chứng từ giấy đảm bảo tính toàn vẹn như trên hóa đơn điện tử.
– Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
5. Ký hiệu riêng dùng trên hóa đơn chuyển đổi
– Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”).
– Thời gian thực hiện chuyển đổi.
– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
6. Các bước hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy
– Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
– Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi qua hóa đơn giấy.
– Bước 3: Chọn chức năng In chuyển đổi.
– Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Tùy từng phần mềm có thể có chút khác biệt nhưng cơ bản cần những bước như trên.
7. Lưu ý khi hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy
– Hóa đơn điện tử phải đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
– Hóa đơn giấy được chuyển đổi 1 lần duy nhất từ hóa đơn điện tử và đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi hóa đơn điện tử thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.
Xem thêm:
Những điều kế toán cần biết về chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
