Báo cáo tình hình sử dụng lao động là quá trình thu thập thông tin về lao động, nhân sự từ việc tuyển dụng, tiếp nhận cho tới khi đã ghi nhận tên lao động vào danh sách chính thức để trình lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Đây là một trong số những thủ tục mà kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện đúng thời hạn, tránh bị phạt cho doanh nghiệp của mình. Với mong muốn là chiếc cầu nối giữa các bạn kế toán với kiến thức kế toán, thuế, tài chính và giúp các bạn nắm bắt được chính sách và quy định mới này, chúng tôi xin gửi đến các bạn bài viết dưới đây.
1. Mức xử phạt khi không khai báo tình hình sử dụng lao động theo quy định
Quy định mức xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động trong trường hợp doanh nghiệp không khai báo tình hình sử dụng lao động thì sẽ bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng, cụ thể như sau (Căn cứ theo Điểm b và c, Khoản 1, Điều 7, Nghị định số 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ):
Do vậy, để tránh bị phạt về hành vi không khai báo tình hình sử dụng lao động theo quy định thì kế toán doanh nghiệp cần chú ý khai báo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn.
2. Thời hạn và nơi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định về thời hạn và nơi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động như sau (căn cứ theo Điều 4, Nghị định 145/2020/NĐ-CP):
2.1. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm: Hạn cuối là (trước ngày 05 tháng 6) hàng năm;
Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng cuối năm: Hạn cuối là (trước ngày 05 tháng 12), hàng năm.
2.2 Nơi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình sử dụng lao động ? đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
2.3 Hình thức nộp
– Nộp báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
– Nộp báo cáo bằng bản giấy (trực tiếp hoặc qua bưu điện).
3. Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Cách 1: Nộp báo cáo bằng bản giấy (trực tiếp hoặc qua bưu điện).
Nếu các bạn nộp trực tiếp bằng bản giấy thì:
- Bước 1: Các bạn tải mẫu Báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức (Mẫu số 01/PLI) theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP tại đây
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin
- Bước 3: Nộp hồ sơ ? Nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở.
Cách 2: Nộp báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Cách làm này khá đơn giản, các bạn chỉ cần chuẩn bị chữ ký số của doanh nghiệp còn hạn sử dụng rồi thực hiện tuần tự các bước như sau:
Bước 1: Các bạn hãy truy cập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ web: https://dichvucong.gov.vn, ? sau đó thực hiện việc đăng nhập bằng tài khoản của đơn vị sử dụng lao động (bằng phương thức sử dụng USB ký số).
Bước 2: Tại mục “Trang chủ” của Cổng dịch vụ công Quốc gia, các bạn hãy click chọn vào mục “Dịch vụ công trực tuyến” tiếp theo ? chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” và chọn click mục ? “Tìm kiếm”.
– Trên màn hình lúc này sẽ hiển thị ra danh sách các dịch vụ công do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp, các bạn tiến hành ? chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
– Tiếp theo các bạn hãy bấm vào nút chọn ? “Nộp trực tuyến” để thực hiện dịch vụ công.
Bước 3: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp
Sau khi các bạn đã bấm “Nộp trực tuyến” ở bước 2, màn hình sẽ hiển thị ra giao diện để doanh nghiệp sử dụng lao động có thể lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện).
-
Các bạn hãy bấm tiếp vào nút ? “Đăng ký”, hệ thống sẽ ghi nhận đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động của đơn vị sử dụng lao động.
Chú ý: Nếu như trường hợp đơn vị sử dụng lao động đăng ký giao dịch hồ sơ điện tử qua nhà cung cấp dịch vụ I-VAN thì bấm vào nút? “Thoát” và thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động trên phần mềm kê khai của I-VAN.
Bước 4: Khai báo tình hình sử dụng lao động và điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN. (Chú ý: đối với doanh nghiệp sử dụng lao động đăng ký giao dịch hồ sơ điện tử qua nhà cung cấp dịch vụ I- VAN thì sẽ không thực hiện bước này).
Sau khi thực hiện các thao tác tại Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống sẽ chuyển hướng sang Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để đơn vị sử dụng lao động có thể kê khai thông tin về tình hình sử dụng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Các bạn nhớ là phải kê khai đầy đủ thông tin theo mẫu D02-LT trên Cổng dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Sau khi nhập đủ và đúng thông tin, chọn? “Kê khai” rồi bấm ? “Xác nhận” để thực hiện ký số và hoàn thành việc nộp hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội.
4. Kết luận
Trên là toàn bộ bài viết “Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất năm 2022 (có hình ảnh minh họa chi tiết kèm theo)”. Các bạn kế toán nên lưu ý để kê khai cho đúng thời hạn quy định tránh bị phạt cho doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã đem đến thông tin hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là các bạn kế toán đang làm cho các doanh nghiệp.
Tác giả: Người yêu kế toán
