Kinh nghiệm kế toán công ty xây dựng

Ngành xây dựng luôn là ngành kinh tế đầu tàu với những giá trị lâu bền mà nó mang lại cho sự phát triển của nền kinh tế. Bên cạnh những yếu tố tạo nên thành phẩm là  một công trình xây dựng như thiết kế, thi công, giám sát thì kế toán cũng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp xác định định được chính xác chi phí, doanh thu, lợi nhuận và khoản thuế cần nộp cho nhà nước. Từ đó có giúp chủ doanh nghiệp chuẩn bị tốt các kế hoạch tài chính, nhân sự hiệu quả và an toàn. 

Kế toán công ty xây dựng có đặc thù gì so với các lĩnh vực khác? Dưới đây là những điều cần biết cũng như kinh nghiệm kế toán công ty xây dựng mà chúng tôi đã tổng hợp. 

1. Đặc thù kế toán công ty xây dựng

1.1. Một số điểm đặc thù kế toán công ty xây dựng

So với các loại hình hoạt động khác, kế toán tại công ty xây dựng khá phức tạp với những đặc thù riêng đòi hỏi kế toán phải am hiểu và nắm bắt tốt công việc ở nhiều công đoạn của quá trình xây dựng một công trình. 

• Tập hợp chi phí dựa trên bảng dự toán công trình

Mỗi công trình xây dựng đều được lập Bảng dự toán công trình, ở đó chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, thiết bị, chi phí quản lý công trình,… được dự trù và phê duyệt trước. Vì vậy, khi mua và xuất vật tư, vật liệu, thuê nhân công và các chi phí liên quan phải phù hợp với Bảng dự toán đã phê duyệt. 

Tuy nhiên, trong thực tế không phải lúc nào chi phí cũng đúng như dự toán ban đầu. Sự chênh lệch này xuất phát từ việc giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự toán và giá nguyên vật liệu tại thời điểm thi công công trình đã biến động. Ngoài ra, trong quá trình thi công không tránh khỏi hao hụt, mất mát nguyên vật liệu hoặc phải thay đổi chủng loại, khối lượng để phù hợp với tình hình thực tế. 

Từ đó dẫn đến việc khác về số lượng, chủng loại hoặc chênh lệch giá trị lớn hơn so với bảng dự toán. Lúc này, cần thiết phải có hồ sơ, tài liệu giải trình để cơ quan thuế xem xét không bị xuất toán khi quyết toán thuế sau này. 

• Chi phí của công trình nào tập hợp riêng cho công trình ấy

Công ty xây dựng thường thực hiện rất nhiều công trình, dự án. Kế toán phải mở sổ theo dõi, tập hợp riêng chi phí, tính lãi lỗ cho từng công trình. 

• Giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau, do đó kế toán xây dựng phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi địa bàn thi công khác nhau.
• Phát sinh chi phí dở dang cho mỗi công trình do các công trình thường kéo dài qua nhiều kỳ. Kế toán phải theo dõi và kết chuyển chi phí dở dang khi kết thúc việc xây dựng, quyết toán công trình. 
• Có biên bản nghiệm thu từng hạng mục và nghiệm thu toàn bộ công trình

Mỗi khi hoàn thành một hạng mục, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ tiến hành nghiệm thu và có biên bản nghiệm thu giữa hai bên. Sau khi kết thúc công trình thì tiến hành nghiệm thu để quyết toán toàn bộ công trình. 

• Thời điểm lập hóa đơn

“Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”

(Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Căn cứ vào quy định hiện hành, kế toán lưu ý việc lập hóa đơn đúng thời điểm: 

• • Xuất hóa đơn cho mỗi lần nghiệm thu hạng mục không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Xuất hóa đơn cho toàn bộ công trình sau khi quyết toán nghiệm thu toàn bộ (còn bao nhiêu xuất bấy nhiêu) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 
• Khai thuế, tính thuế, phân bổ và nộp thuế GTGT đối với có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác nơi có trụ sở chính

Theo khoản 1, Điều 13, Thông tư 80/2021/TT -BTC ngày 29/9/2021, có hiệu lực từ 1/1/2022, Doanh nghiệp có công trình, hạng mục công trình diễn ra tại địa bàn tỉnh khác với trụ sở chính thì phải phân bổ số thuế GTGT phải nộp cho tỉnh đó . 

Về phương pháp phân bổ: 

Số thuế giá trị gia tăng phải nộp cho từng tỉnh của hoạt động xây dựng bằng (=) doanh thu chưa có thuế giá trị gia tăng đối với hoạt động xây dựng tại từng tỉnh nhân (x) với 1%.

(điểm c, khoản 2, Điều 13, Thông tư 80/2021/TT-BTC)

• Nguyên vật liệu thường được xuất thẳng vào công trình, ít khi qua kho. Ngoài ra có thể điều chuyển nguyên vật liệu giữa các công trình. 

1.2. Các loại chi phí thường gặp trong công ty xây dựng

a) Chi phí cấu thành nên giá thành công trình

b) Chi phí tài chính

Chủ yếu là tiền lãi vay. Chi phí này chiếm khá nhiều trong các công ty xây dựng do đặc thù ngành đòi hỏi vốn lớn,  thời gian thi công lâu dài nên hầu hết các doanh nghiệp đều phải vay vốn. 

c) Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí liên quan đến văn phòng: điện, nước, lương bộ phận quản lý chung, chi phí tiếp khách, giao dịch,…

2. Các nghiệp vụ thường gặp tại công ty xây dựng

2.1. Quy trình hạch toán công ty xây dựng và những việc kế toán cần làm

Tuỳ vào vị trí công việc được phân công, kế toán sẽ thực hiện những phần hành công việc của mình. Tuy nhiên, nhìn chung công việc của kế toán công ty xây dựng gồm các công việc sau: 

• Tập hợp chi phí và tính giá thành

Căn cứ vào Bảng dự toán, các bộ phận liên quan đưa nguyên liệu, nhân công, máy móc thi công, chi phí sản xuất chung vào từng công trình cho đúng tiến độ thi công. Kế toán theo dõi và tập hợp chi phí, kết chuyển sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tính giá thành cho mỗi công trình. 

• Xác định doanh thu

Dựa vào biên bản nghiệm thu khối lượng hạng mục hoàn thành, biên bản quyết toán công trình, kế toán thực hiện xuất hóa đơn đầu ra đúng thời điểm theo quy định. 

• Xác định lãi lỗ từng công trình
• Kê khai các loại thuế định kỳ
• Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Xác định kết quả sản xuất kinh doanh, lập Báo cáo tài chính, lập các loại sổ kế toán theo quy định
• Sắp xếp, lưu trữ sổ sách chứng từ khoa học, dễ tìm. 
• Ngoài ra kế toán cũng theo dõi và nắm được tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu để đối chiếu, đề nghị, kiểm tra việc mua hàng khi cần thiết. Báo các bộ phận , trình cấp trên để lấy đủ hóa đơn chứng từ đầu vào. Bên cạnh đó là các công việc liên quan đến ngân hàng, công nợ…

2.2.  Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 

Các nghiệp vụ liên quan đến thu chi, công nợ, ngân hàng…: hạch toán như các loại hình kinh doanh khác.

Tập hợp chi phí và tính giá thành công trình

Nguyên tắc tính giá thành: 

– Giá thành chỉ phát sinh 1 lần, không lặp lại;

– Tính giá thành riêng cho từng công trình. 

Đối tượng cấu thành nên giá thành công trình gồm: 

– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;

– Chi phí nhân công trực tiếp;

– Chi phí máy móc thi công;

– Chi phí sản xuất chung. 

2.3. Hồ sơ, hạch toán đối với từng loại chi phí

2.3.1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng công trình. Để phản ánh chính xác chi phí này, kế toán phải nắm bắt được dự toán, theo dõi từ khâu mua vào cho đến  xuất nguyên liệu cho các công trình. 

• Mua nguyên liệu 

Hồ sơ gồm có: 

• • Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng;
  • Hóa đơn tài chính, phiếu nhập kho trong trường hợp mua hàng về nhập kho, biên bản giao nhận nguyên vật liệu;
  • Chứng từ thanh toán trong trường hợp trả tiền ngay bao gồm đơn đề nghị thanh toán, phiếu chi, ủy nhiệm chi;
  • Biên bản đối chiếu công nợ trong trường hợp mua nợ tiền hàng; 
  • Ngoài ra có thể có biên bản nghiệm thu đầu, chứng chỉ chất lượng.

Hạch toán: 

• • Nếu mua về nhập kho: 

Nợ TK 152 – Trị giá nguyên vật liệu nhập kho

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào

     Có TK 111, 112, 331 – Tổng giá trị thanh toán cho khách hàng

• • Nếu mua về xuất thẳng vào công trình:

Thông tư 200	Thông tư 133
Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào       Có TK 111, 112, 331 – Tổng giá trị thanh toán cho khách hàng	Nợ 154 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào      Có TK 111, 112, 331 – Tổng giá trị  thanh toán cho khách hàng

• • Xuất nguyên vật liệu cho công trình

Hồ sơ gồm có: Phiếu xuất kho, đơn đề nghị xuất vật tư.

Thông tư 200	Thông tư 133
Nợ TK – 621         Có TK – 152	Nợ 154 – Chi phí NVL trực tiếp       Có TK – 152

2.3.2. Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp trong công ty xây dựng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp tham gia xây dựng công bao gồm: Tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả. 

• Trường hợp doanh nghiệp tự tìm nhân công

Hồ sơ gồm có: 

• • Hợp đồng lao động, CMND hoặc CCCD, giấy tờ bằng cấp liên quan nếu có;
  • Quy chế tiền lương, các quyết định của giám đốc;
  • Các thủ tục liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH);
  • Bảng chấm công, bảng lương;
  • Phiếu thanh toán tiền lương…

Lưu ý: Tất cả phải được ký và đóng dấu đầy đủ.

Hạch toán: 

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Thông tư 200	Thông tư 133
Tính tiền lương phải trả công nhân trực tiếp SX	Nợ TK 622      Có TK 334	Nợ TK 154       Có TK 334
BHXH, BHYT, BHTN phải trả	Nợ TK 622      Có TK  338	Nợ TK 154      Có TK 338
Trích BHXH, BHYT, BHTN từ tiền lương	Nợ TK 334      Có TK 338	Nợ TK 334      Có TK 338
Chi tiền lương	Nợ TK  334       Có TK 111,112	Nợ TK 334        Có TK 111,112

• Trường hợp doanh nghiệp giao khoán nhân công cho một cá nhân không kinh doanh

Hồ sơ gồm có: 

• • Hợp đồng giao khoán (có tính chất dịch vụ);
  • Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành;
  • Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành;
  • Chứng minh nhân dân người làm đại diện và của từng lao động trong đội;
  • Chứng từ thanh toán tiền mặt/ chứng từ ngân hàng đều được;
  • Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Hạch toán: 

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Thông tư 200	Thông tư 133
Chi phí nhân công phải trả theo khối lượng  giao khoán hoàn thành	Nợ TK 622       Có TK 331	Nợ TK 154        Có TK 331
Trích thuế TNCN 10%	Nợ TK 331      Có TK 3335	Nợ TK 331      Có TK 3335
Chi trả tiền cho cá nhân giao khoán	Nợ TK 331      Có TK 111,112	Nợ TK 331      Có TK 111,112

• Trường hợp doanh nghiệp giao khoán nhân công cho một cá nhân kinh doanh

Hồ sơ gồm có:

• • Hợp đồng giao khoán nhân công; 
  • Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành;
  • Quyết toán khối lượng giao khoán; 
  • Hóa đơn nhân công (trong trường hợp tiền công từ 100 triệu đồng/năm, dưới 100 triệu thì không cần);

Hạch toán: 

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Thông tư 200	Thông tư 133
Chi phí nhân công phải trả theo khối lượng  giao khoán hoàn thành	Nợ TK 622- CP nhân công trực tiếp      Có TK 331	Nợ TK 154       Có TK 331
Chi trả tiền cho cá nhân giao khoán	Nợ TK 331      Có TK 111,112	Nợ TK 331      Có TK 111,112

• Doanh nghiệp thuê công ty thầu nhân công xây dựng

Hồ sơ gồm có:

• • Hợp đồng giao khoán nhân công; 
  • Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành;
  • Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán; 
  • Quyết toán khối lượng giao khoán;
  • Hóa đơn VAT; 
  • Ủy nhiệm chi thanh toán ngay…

Hạch toán: 

Tương tự như trường hợp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh

2.3.3. Chi phí máy thi công

Chi phí máy thi công được tính cho từng loại máy và số ca máy, được thể hiện trên Bảng dự toán. Tuy nhiên, thực tế, khi thuê giá thuê có thể cao hơn hoặc thấp hơn so với bảng dự toán. 

Trường hợp đơn vị thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn theo phương pháp máy thi công, tập hợp chi phí bao gồm: 

• Nhiên liệu (căn cứ vào hóa đơn, phiếu thanh toán);
• Khấu hao máy  (Căn cứ vào sổ theo dõi máy móc thi công, bảng tính khấu hao);
• Lương lái máy (Căn cứ vào hợp đồng lao động và giấy tờ liên quan như: bảng chấm công, bảng lương, phiếu thanh toán tiền lương);
• Chi phí sửa chữa bảo dưỡng trong quá trình thi công  (Căn cứ vào hóa đơn hoặc chứng từ tương đương).

Một số nghiệp vụ hạch toán liên quan đến chi phí máy thi công: 

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Thông tư 200	Thông tư 133
Lương phải trả cho lái máy	Nợ TK 623      Có TK334	Nợ TK 154      Có TK334
BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp (không hạch toán vào TK 623 theo thông tư 200)	Nợ TK 627      Có TK338	Nợ TK 154      Có TK338
Chi phí nhiên liệu cho máy hoạt động	Nợ TK 623      Có TK 152,111,331	Nợ TK154      Có TK 152,111,331
Sửa chữa, thay thế phụ tùng thuê máy	Nợ TK 623 Nợ TK 133      Có TK 111,112,331	Nợ TK 154 Nợ TK 133      Có TK 111,112,331
Khấu hao máy thi công	Nợ TK 623      Có TK 214	Nợ TK 154      Có TK 214

2.3.4. Chi phí chung cho công trình

Bao gồm chi phí lán trại, điện nước và chi phí phục vụ chung phát sinh tại công trình.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh	Thông tư 200	Thông tư 133
Lương phải trả cho bộ phận quản lý công trình	Nợ TK 627      Có TK334	Nợ TK 154      Có TK334
BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp bộ phận quản lý công trinh	Nợ TK 627      Có TK338	Nợ TK 154      Có TK338
Khấu hao máy thi công	Nợ TK 627      Có TK 214	Nợ TK 154      Có TK 214
Các chi phí chung khác	Nợ TK 627 Nợ TK 133      Có TK 111,112,331	Nợ TK 154 Nợ TK 133      Có TK 111,112,331

2.4. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ tài khoản 154

Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ nên sẽ phát sinh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 154. Tài khoản này dùng để tổng hợp chi phí công trình phục vụ cho việc tính giá thành của mỗi công trình xây dựng ở doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.  

a) Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu sang tài khoản 154

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu tính cho từng công trình sử dụng nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 

Hoặc Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần vượt trên mức bình thường) 

        Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

b) Kết chuyển chi phí nhân công

Cuối kỳ kế toán, tính phân bổ và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào bên Nợ TK 154 hoặc bên Nợ TK 631 theo đối tượng tập hợp chi phí, ghi: 

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, 

hoặc Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (phương pháp kiểm kê định kỳ) 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần vượt trên mức bình thường)

      Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

c) Kết chuyển chi phí máy thi công

Căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế ca xe, máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi: 

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt trên mức bình thường) 

       Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.

d) Kết chuyển chi phí sản xuất chung

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung để kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung vào các tài khoản có liên quan cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm, dịch vụ theo tiêu thức phù hợp:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

hoặc Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (phương pháp kiểm kê định kỳ)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi phí SXC cố định không phân bổ) 

         Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

2.5. Tính giá thành

Căn cứ vào biên bản xác nhận khối lượng công việc dở dang đầu kỳ và cuối kỳ để kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ và tính giá thành cho mỗi công trình xây dựng.  

Công thức tính giá thành công trình: 

Giá thành tổng hợp Z = D1+ Tổng chi phí phát sinh trong kỳ – D2

Trong đó: 

D1: Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ (dư Nợ TK 154 đầu kỳ)

Tổng chi phí phát sinh

=

Chi phí NVL trực tiếp

+

Chi phí nhân công trực tiếp

+

Chi phí máy thi công

+

Chi phí sản xuất chung

D2: Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ (dư Nợ TK 154 cuối kỳ).

Tính giá thành cho công trình và ghi: 

Nợ TK 632 – Giá thành công trình

        Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

2.6. Kế toán doanh thu

Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành từng hạng mục, biên bản quyết toán hoàn thành xây dựng công trình để xuất hóa đơn GTGT đúng thời điểm,  xác định doanh thu, thuế GTGT phải nộp và ghi sổ: 

Nợ TK 111, 112, 131

      Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

      Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

3. Một số vướng mắc và kinh nghiệm kế toán tại công ty xây dựng

3.1. Nguyên vật liệu

a) Ngày của hóa đơn đầu vào ghi sau ngày nghiệm thu công trình

Căn cứ theo khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn GTGT thì: “Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.” 

Việc hóa đơn đầu vào được xuất đúng thời điểm là một trong những căn cứ quan trọng chứng minh việc doanh nghiệp bỏ chi phí để thi công công trình. Lưu ý: ngày trên hóa đơn chứng từ đầu vào phải ghi trước ngày nghiệm thu công trình. 

Tuy nhiên thực tế vẫn xảy ra tình trạng ngày hóa đơn đơn đầu vào ghi sau ngày nghiệm thu quyết toán công trình. Một trong những nguyên nhân khách quan là do doanh nghiệp mua hàng nợ nên đơn vị bán không xuất hóa đơn. Sau khi nghiệm thu công trình doanh nghiệp mới thanh toán công nợ cho khách, lúc này đơn vị bán mới xuất hóa đơn. 

Trong trường hợp này, đơn vị bán hàng cho doanh nghiệp đã xuất hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị phạt. Về phía doanh nghiệp, nên chuẩn bị một bộ hồ sơ giải trình với thuế sau để giải trình, nhưng việc được chấp thuận hay không còn tùy thuộc vào tình hình thực tế mà cơ quan thuế xác minh:  

• Hồ sơ giải trình: 

• • Hợp đồng kinh tế;
  • Thanh lý hợp đồng;
  • Biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán; 
  • Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Biên bản đối chiếu công nợ nếu cần thiết…

b) Vật tư đầu vào chênh lệch so với dự toán

Thực tế giá trị vật tư đầu vào cao hơn hoặc thấp hơn dự toán vẫn phản ánh đúng thực tế kết quả của quá trình thi công vì đó là các phát sinh thực tế, tuy nhiên, để được chấp thuận thì kế toán cũng cần một số lưu ý. 

Trường hợp chi phí vật tư đầu vào thấp hơn so với dự toán là một trong những yếu tố khiến lãi công trình lớn và mức thuế phải nộp cao.  

Nếu do doanh nghiệp biết kiểm soát, tính toán khoa học hoặc đơn giá mua vật liệu tại thời điểm thi công thấp hơn đơn giá tại thời điểm dự toán, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí khi thi công. Kết quả hoạt động kinh doanh tốt, lãi cao, tất cả các bên có lợi. 

Tuy nhiên, nếu thực tế doanh nghiệp phải bỏ ra nhiều chi phí để thi công thì kế toán cần lưu ý tổng hợp chi phí kịp thời, lấy hóa đơn đầy đủ, hợp lý, đúng thực tế phát sinh để phản ánh khách quan tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị.  

Trường hợp chi phí vật tư đầu vào cao hơn so với dự toán quá nhiều do đơn giá vật tư mua vào cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua thì doanh nghiệp có thể bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế sau này. Để tránh phải chịu phạt vi phạm hành chính về thuế và lãi phạt, có 2 cách giải quyết như sau:

– Loại ngay khi quyết toán thuế TNDN. Theo mục B4 Tờ khai quyết toán thuế TNDN năm, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

– Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán tập hợp vào TK 154 để theo dõi, khi kết thúc công trình thì hạch toán: 

Nợ TK 632

     Có TK 154: Vật liệu dự toán và phần vượt dự toán

– Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, kết chuyển chi phí vượt dự toán vào giá vốn: 

Nợ TK 632

     Có TK 622: Phần vượt dự toán

Khi quyết toán thuế TNDN ghi phần vượt dự toán này vào mục B4 bằng (=) tài khoản 632 chênh lệch vượt dự toán trên tờ khai quyết toán thuế. 

c) Vật tư không đúng quy cách, chủng loại, số lượng so với bảng dự toán

Nhiều doanh nghiệp xây dựng khi lấy hoá đơn vật tư không đúng quy cách, chủng loại và số lượng theo bảng dự toán. Kế toán lưu ý việc thay đổi loại vật tư do điều kiện khách quan cần được chủ đầu tư chấp thuận bằng văn bản. Nếu không việc bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế là điều khó tránh khỏi.  

3.2. Chi phí nhân công

Cũng giống như nguyên vật liệu, chi phí nhân công trong thực tế thường sẽ nhiều hơn hoặc ít hơn so với dự toán. Ngoài ra, thực tế nhiều doanh nghiệp không đóng bảo hiểm đầy đủ cho nhân công đã cho thấy đây là bài học cần rút kinh nghiệm để tránh vô số rắc rối khi tập hợp chi phí nhân công và tránh việc bị cơ quan bảo hiểm xử phạt. 

Nguyên nhân là do thời gian thi công các công trình kéo dài, chi phí nhân công lớn, số lượng nhân công đông, hoặc nhiều doanh nghiệp để giảm chi phí nên cố tình “phớt lờ”. 

Để chi phí nhân công được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ, có 4 cách doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn: 

a) Giao khoán nhân công cho 1 cá nhân không kinh doanh đại diện, khấu trừ thuế TNCN 10% và không có hóa đơn

Ưu điểm: Lợi thuế TNDN 20% và 32% bảo hiểm, tránh cơ quan bảo hiểm truy thu. 

Nhược điểm: Nhân công không có VAT nên doanh nghiệp phải chịu toàn bộ thuế GTGT đầu ra phải nộp, đồng thời, vẫn nộp 10% thuế TNCN.

b) Giao khoán nhân công cho 1 cá nhân  kinh doanh đại diện, có hóa đơn bán lẻ nhân công của cơ quan thuế 

Cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên có thể mua hóa đơn của cơ quan thuế để cung cấp cho công ty giao khoán cho họ. 

Ưu điểm: Lợi thuế TNDN 20%, thuế TNCN 10% và 32% bảo hiểm, tránh cơ quan bảo hiểm truy thu. 

Nhược điểm: Hóa đơn nhân công của Thuế cấp không có VAT nên toàn bộ thuế GTGT đầu ra phải nộp.

c) Doanh nghiệp tự tìm nhân công (phần lớn doanh nghiệp đang áp dụng)

Ưu điểm: Có khả năng lợi thuế TNDN 20% tuy không chắc chắn. 

Nhược điểm: 

– Thủ tục phức tạp

Để chi phí nhân công được coi là hợp lý thì công ty cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cho mỗi công nhân gồm: 

+ Hợp đồng lao động, CMND hoặc CCCD, giấy tờ liên quan nếu có

+ Bảng chấm công, bảng tính lương

+ Bản cam kết TNCN mẫu số 02/CK-TNCN để tạm thời không khấu trừ 10% thuế. 

Tuy nhiên, để làm mẫu 02/CK-TNCN theo quy định phải có mã số thuế tại thời điểm cam kết và công nhân chỉ có thu nhập một nơi duy nhất, ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế. 

Trong khi thực tế công nhân có thể làm rải rác cho nhiều doanh nghiệp, thu nhập đến từ nhiều nơi. Chưa kể, danh sách công nhân có hiện tượng “ảo” (thực tế không làm nhưng vẫn lập), dẫn đến trùng lặp nhân công ở nhiều doanh nghiệp, phát sinh thu nhập ở nhiều nơi. Khi quyết toán thuế TNCN sẽ phải giải trình với bị cơ quan thuế. 

– Rất dễ xẩy ra sai sót với cơ quan Bảo hiểm, dẫn đến bị truy thu 32% khi có thanh kiểm tra. 

3.3. Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung trong thực tế cũng thường chênh lệch so với dự toán. Bên cạnh đó, chi phí sản xuất chung trong thực tế thường phát sinh nhiều nhưng nhiều khoản rất “khó lấy hóa đơn”. Kế toán cần đặc biệt lưu ý và hoàn thiện hồ sơ chứng từ đầy đủ ngay từ đầu theo đúng quy định của Pháp luật.

3.4. Đối với công trình kéo dài nhiều tháng

Chi phí “treo” trên tài khoản 154 cho đến khi nghiệm thu hoàn thành xác nhận khối lượng, quyết toán khối lượng công trình. Dựa vào khối lượng thực tế đã thi công để kết chuyển 154 tính giá thành cho phù hợp.  

Ngoài ra, để thuận tiện cho công việc của mình, kế toán cần tìm hiểu thêm một số thủ tục, hồ sơ liên quan đến lĩnh vực xây dựng như: 

– Thủ tục pháp lý khi thi công một công trình xây dựng;

– Hồ sơ hoàn công;

– Các thủ tục liên quan đến ngân hàng;

– Thủ tục bảo lãnh thanh toán, thủ tục bảo lãnh hợp đồng.

Trên đây là toàn bộ quy trình và những kinh nghiệm khi làm kế toán tại các công ty xây dựng. Hi vọng với những thông tin hữu ích mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ giúp bạn làm rõ một số băn khoăn, thắc mắc khi thực hiện các nghiệp vụ của mình. Chúc các bạn thành công!

Tác giả: Chu Thị Tuyết Trinh