Dự phòng phải thu khó đòi là phần hành kế toán vô cùng quen thuộc với người làm kế toán phải thu. Tuy nhiên, những khoản phải thu nào cần trích lập dự phòng, thời điểm xem xét trích lập hay giá trị trích lập, hồ sơ chứng từ đủ điều kiện ghi nhận khoản chi phí trích lập dự phòng cho mục đích kế toán, mục đích thuế thu nhập doanh nghiệp là những câu hỏi không phải bất cứ người làm kế toán có kinh nghiệm nào cũng có thể đưa ra câu trả lời chính xác.
Cùng tham khảo bài viết này để giải đáp toàn bộ các vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý:
– Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18: Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng (VAS 18)
– Điều Thông tư 200/2014/TT-BTC (Thông tư 200)
– Thông tư 48/2019/TT-BTC hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng
Các nội dung so sánh giữa quy định cho mục đích thuế và mục đích kế toán được trình bày bằng chữ in nghiêng.
1. Bản chất khoản dự phòng phải thu khó đòi
Dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự phòng cho phần giá trị của các khoản nợ hoặc các khoản có bản chất tương tự như khoản phải thu mà doanh nghiệp khó hoặc không có khả năng thu hồi.
Trong đó, khoản có bản chất khoản phải thu bao gồm:
– các khoản nợ phải thu;
– các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự như khoản phải thu như khoản cho vay, trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu.
(Sau đây gọi chung là các khoản có bản chất khoản phải thu này là các khoản phải thu.)
Lưu ý: khoản phải thu phát sinh từ khoản lợi nhuận, cổ tức được chia do góp vốn đầu tư vào đơn vị khác không phải là đối tượng trích lập dự phòng phải thu khó đòi (quy định tại điểm 4 Điều 3 Thông tư 48/2019/TT-BTC).
2. Thời điểm và trường hợp xem xét trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần xác định xem từng khoản nợ phải thu khó đòi có khả năng đòi được hay không, điều này là cơ sở để doanh nghiệp trích lập bổ sung hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Theo quy định tại Thông tư 200, nợ phải thu có thể được trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong 2 trường hợp:
|
Trường hợp 1 (*) |
Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong các văn bản cam kết, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
Căn cứ xác định đã quá hạn thanh toán hay chưa dựa vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua-bán ban đầu, không tính tới việc gia hạn nợ. |
| Trường hợp 2 |
Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào một trong các tình trạng: – đã hoàn thành việc phá sản, đã mở thủ tục phá sản – đã ngừng hoạt động hoặc giải thể – đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh – đang bị truy tố, giam giữ, xét xử – đang thi hành án – đã chết – đang mắc bệnh hiểm nghèo… |
(*) Nếu như quy định kế toán hiện hành chỉ nhắc tới trường hợp có thể cần trích lập dự phòng là khi“Nợ phải thu quá hạn thanh toán … và doanh nghiệp đòi nhiều lần nhưng chưa thu được”, không hướng dẫn cụ thể thời gian quá hạn so với thời hạn trả nợ gốc là bao lâu thì bắt đầu được trích lập dự phòng trên báo cáo tài chính thì Thông tư 48 cho mục đích thuế bổ sung cụ thể điều kiện “nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời gian trả nợ gốc)” mới đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi.
(Lưu ý: Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa cho khách hàng cá nhân không tuân theo điều kiện này mà thực hiện theo quy định ở bảng 2 dưới đây).
3. Xác định giá trị khoản dự phòng trích lập
Trường hợp 1: Với khoản phải thu khó đòi đã quá hạn thanh toán
Thông tư 48 cho mục đích thuế nêu rõ quy định thời gian quá hạn đủ căn cứ là khoản phải thu khó đòi và hướng dẫn mức trích lập chi tiết như sau:
Đối với:
– khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông
– khoản nợ phải thu từ bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp với các đối tượng nợ là cá nhân của doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa:
|
Thời gian quá hạn thanh toán (tính theo thời gian trả nợ gốc) |
Giá trị trích lập |
| Từ 3 tháng đến dưới 6 tháng | 30% giá trị khoản nợ phải thu |
| Từ 6 tháng đến dưới 9 tháng | 50% giá trị khoản nợ phải thu |
| Từ 9 tháng đến dưới 12 tháng | 70% giá trị khoản nợ phải thu |
| Từ 12 tháng trở lên | 100% giá trị khoản nợ phải thu |
Bảng 2
Đối với doanh nghiệp khác:
|
Thời gian quá hạn thanh toán (tính theo thời gian trả nợ gốc) |
Giá trị trích lập |
| Từ 6 tháng đến dưới 1 năm | 30% giá trị khoản nợ phải thu |
| Từ 1 năm đến dưới 2 năm | 50% giá trị khoản nợ phải thu |
| Từ 2 năm đến dưới 3 năm | 70% giá trị khoản nợ phải thu |
| Từ 3 năm trở lên | 100% giá trị khoản nợ phải thu |
Trường hợp 2: Với khoản phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng không thể thu hồi
Thông tư 48 yêu cầu doanh nghiệp thu thập bằng chứng xác định tình trạng của doanh nghiệp (trường hợp 2 – bảng 1). Dựa vào tình hình thực tế khách nợ và các bằng chứng thu thập được, doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được. Mức tổn thất dự kiến để trích lập dự phòng này không vượt quá giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán.
Ngoài ra, thông tư 48 cũng đưa hướng dẫn cụ thể trong trường hợp cần trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của một đối tượng có phát sinh đồng thời nợ phải thu và nợ phải trả. Mức trích lập dự phòng đối với từng khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán được tính theo tỷ lệ % của khoản nợ nhân với tổng nợ còn phải thu sau khi đã bù trừ với nợ phải trả. (Trường hợp này chưa được hướng dẫn trong Thông tư 200).
Ví dụ: Công ty A phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng với công ty B theo từng hợp đồng và thời gian quá hạn thanh toán như sau:
|
Bán lô hàng theo hợp đồng 003 |
Giá trị khoản phải thu: 10 triệu | Thời gian quá hạn công ty B chưa trả nợ:
7 tháng |
| Bán lô hàng theo hợp đồng 002 | Giá trị khoản phải thu: 20 triệu | Thời gian quá hạn công ty B chưa trả nợ:
8 tháng |
| Bán lô hàng theo hợp đồng 001 | Giá trị khoản phải thu: 30 triệu | Thời gian quá hạn công ty B chưa trả nợ: 13 tháng |
| Mua hàng từ công ty B | Giá trị khoản phải trả: 10 triệu đồng |
Công ty A xác định mức trích lập dự phòng với các khoản phải thu với công ty B như sau:
– Tổng số nợ phải thu quá hạn cần trích lập dự phòng:
10 + 20 + 30 = 60 triệu đồng
– Số còn phải thu sau khi bù trợ khoản nợ phải trả:
10 + 20 + 30 – 10 = 50 triệu đồng
– Mức trích lập đối với khoản nợ phải thu của lô hàng theo hợp đồng 003 là:
10/60 x 50 x 30% = 2,5 triệu đồng
– Mức trích lập đối với khoản nợ phải thu của lô hàng theo hợp đồng 002 là:
20/60 x 50 x 30% = 5 triệu đồng
– Mức trích lập đối với khoản nợ phải thu của lô hàng theo hợp đồng 001 là:
30/60 x 50 x 50% = 12,5 triệu đồng
Mức trích lập dự phòng theo hướng dẫn tại Thông tư 48 cho các trường hợp nêu trên hoàn toàn có thể được sử dụng để đồng thời xác định giá trị trích lập cho mục đích lập báo cáo tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định chung trong chuẩn mực, nguyên tắc kế toán.
4. Chứng từ chứng minh khoản phải thu khó đòi
Bên cạnh đó, để đủ điều kiện thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với một khoản nợ phải thu, doanh nghiệp còn cần thu thập đủ chứng từ gốc chứng minh số tiền khách nợ chưa trả bao gồm:
4. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ liên quan tới khoản phải thu khó đòi
① Sau khi xác định được giá trị trích lập dự phòng của tất cả các khoản phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp và bảng kê chi tiết làm căn cứ ghi tăng dự phòng trên tài khoản 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (tài khoản 642) nếu khoản dự phòng phải trích lập ở cuối kỳ kế toán hiện tại lớn hơn số dư tài khoản 2293:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Ngược lại, khi số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập ở cuối kỳ kế toán hiện tại nhờ hơn số dư phải thu khó đòi đã trích lập trước đó mà chưa sử dụng hết, doanh nghiệp hoàn nhập ghi giảm dự phòng trên tài khoản 2293, đồng thời ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
② Xem xét các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi
Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm:
– Các khoản nợ phải thu đã kéo dài nhiều năm và mọi biện pháp thu nợ đã được thực hiện nhưng vẫn không thể thu hồi khoản nợ và có bằng chứng chắc chắn cho thấy khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán.
Thông tư 48 chỉ rõ trường hợp quá hạn lâu năm không có khả năng thu hồi bao gồm:
+ Khoản nợ phải thu từ bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp với các đối tượng nợ là cá nhân của doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa hoặc khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông mà thời gian quá hạn từ 2 năm trở lên kể từ thời hạn trả nợ gốc.
+ Các khoản nợ phải thu khác mà thời gian quá hạn từ 6 năm trở lên kể từ thời hạn trả nợ gốc.
– Các khoản nợ phải thu như trường hợp 2 – mục 2.
Đối với các khoản phải thu không có khả năng thu hồi này doanh nghiệp có thể phải thực hiện một trong hai biện pháp dưới đây:
Biện pháp 1: Bán khoản nợ lâu năm cho các công ty mua bán nợ
Giá trị khoản nợ phải thu
Ngoài phần tiền thu được từ bán khoản nợ, doanh nghiệp sử dụng số dự phòng đã trích lập cho đích danh khoản phải thu để bù đắp cho giá trị khoản nợ bị xóa, phần giá trị bị tổn thất chưa được trích lập (nếu có) được tiếp tục ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ:
Nợ TK 111/112 (giá bán khoản nợ)
Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi (phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 131/138/128/244
Biện pháp 2: Xóa khoản phải thu khó đòi này trên sổ kế toán
Sau khi thực hiện đầy đủ, thận trọng các đánh giá về khả năng thu hồi khoản nợ này, căn cứ vào quy định pháp luật và điều lệ công ty, công ty cần ban hành quyết định xóa nợ, trong đó nêu rõ trách nhiệm bồi thường của các cá nhân, tổ chức có liên quan.
Giá trị khoản phải thu khó đòi xóa bỏ trên sổ kế toán được bù đắp lần lượt bằng phần được bồi thường bởi các bên có liên quan, số dự phòng đã trích lập cho đích danh khoản phải thu, phần giá trị bị tổn thất nếu chưa được bồi thường hay trích lập (nếu có) được tiếp tục ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ:
Nợ TK 111/112/334/331 (phần cá nhân, tổ chức phải bồi thường)
Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi (phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 131/138/128/244
Để chi phí dự phòng liên quan tới khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ các tài liệu chứng minh về tình trạng của đối tượng nợ. Chi tiết tài liệu chứng minh trong từng trường hợp được liệt kê tại bảng dưới đây:
|
Tài liệu chứng minh nợ phải thu không có khả năng thu hồi |
|
| Đối tượng nợ |
Tài liệu cần thu thập |
|
Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được đến thời điểm xử lý nợ như: – hợp đồng kinh tế – khế ước vay nợ – cam kết nợ – bản thanh lý hợp đồng (nếu có) – đối chiếu công nợ (nếu có) – văn bản đề nghị đối chiếu công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát) – bảng kê công nợ và các chứng từ khác có liên quan. |
|
| Trường hợp đối với tổ chức kinh tế | |
| Đối tượng nợ đã phá sản | quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản. |
| Đối tượng nợ đã ngừng hoạt động, giải thể | – văn bản xác nhận hoặc thông báo bằng văn bản/thông báo trên trang điện tử chính thức của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp
– hoặc bản án, quyết định của tòa và có ý kiến xác nhận của cơ quan thi hành án về việc đối tượng nợ không có tài sản để thi hành án |
| Đối tượng nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xóa nợ theo quy định của pháp luật; khoản chênh lệch thiệt hại được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho bán nợ |
quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc cho xóa nợ, bán nợ |
|
Trường hợp đối với cá nhân |
|
| Đối tượng nợ đã chết | giấy chứng tử (bản sao chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương |
| Đối tượng nợ đã bỏ trốn | lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật |
| Đối tượng nợ không còn ở nơi cư trú | xác nhận của cơ quan pháp luật về việc đối tượng nợ không còn ở nơi cư trú
(đối với khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông) |
| Đối tượng nợ đang bị truy tố, đang thi hành án | Lệnh truy tố, bản án liên quan |
|
Các hồ sơ, tài liệu chứng minh khoản nợ phải thu từ bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp với các đối tượng nợ là cá nhân của doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa hoặc khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông mà thời gian quá hạn từ 2 năm trở lên kể từ thời hạn trả nợ gốc hoặc khoản nợ phải thu khác mà thời gian quá hạn từ 6 năm trở lên kể từ thời hạn trả nợ gốc. |
|
Khi xử lý các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp phải lập hồ sơ bao gồm:
③ Mặc dù đã xóa hoặc bán nợ nhưng doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục theo dõi các khoản nợ này trên hệ thống quản trị, đồng thời trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính (thời hạn Thông tư 48 yêu cầu là tối thiểu 10 năm kể từ ngày thực hiện xóa nợ).
Trong một số trường hợp, kể cả sau khi xóa nợ, doanh nghiệp đòi lại được nợ đã xử lý thì số nợ thu được được ghi nhận vào tài khoản 711 – Thu nhập khác:
Nợ TK 111/112
Có TK 711 – Thu nhập khác
Chuỗi bài viết về Kế toán các khoản dự phòng đã trình bày tới bạn đọc nguyên tắc và quy định chung nhất, nguyên tắc trích lập, xử lý từng loại dự phòng thường gặp trong doanh nghiệp.
Không chỉ tổng hợp đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp kế toán ghi nhận cho mục đích lập báo cáo tài chính, chuỗi bài viết còn trình bày những hướng dẫn chi tiết mà Thông tư 48 đưa ra về đối tượng trích lập, xác định mức trích lập, chứng từ cần có làm cơ sở xác định khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chúng tôi hy vọng rằng đây sẽ là tài liệu hữu ích giúp bạn dễ dàng tra cứu những vấn đề liên quan tới các khoản dự phòng để ngày một tự tin hơn trên con đường kế toán chuyên nghiệp.
NHY
