Lãnh đạo doanh nghiệp luôn quan tâm đến tổ chức bộ máy kế toán quản trị. Vì vậy các doanh nghiệp thường chú trọng tìm hiểu phần mềm kế toán phù hợp cho việc tổ chức một bộ máy quản trị vững mạnh. Hãy cùng tìm hiểu các kinh nghiệm chọn phần mềm kế toán quản trị phù hợp với doanh nghiệp trong bài viết sau đây.
1. Nguyên tắc xây dựng bộ máy kế toán quản trị
Căn cứ theo Luật Kế toán năm 2015, kế toán quản trị là thuật ngữ chỉ việc thu thập, xử lý và phân tích để cung cấp thông tin tài chính, kinh tế nhằm phục vụ hoạt động quản trị và đưa ra quyết định phù hợp.
Dựa theo khái niệm có thể thấy kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn xác định các vấn đề thực trạng tài chính của doanh nghiệp, từ đó giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định phù hợp không chỉ tối ưu hiệu quả tài chính mà còn cả hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán quản trị trong doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng bởi mỗi bộ phận trong doanh nghiệp như bộ phận sản xuất, bộ phận marketing, bộ phận tài chính doanh nghiệp,… đều cần thông tin cung cấp từ họ để có được quyết định phù hợp. Cụ thể thì bộ phận này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả, kiểm soát tốt công nợ, có kế hoạch tài chính phù hợp và ổn định, quản lý tốt thanh khoản.
Chẳng hạn, kế toán quản trị có thể tính toán điểm hòa vốn, từ đó làm căn cứ để xác lập giá bán và sản lượng kinh doanh; hoặc kế toán quản trị có thể tư vấn cho ban quản trị về sản phẩm/khu vực đang có tỉ suất lợi nhuận tốt để tập trung đầu tư…
Thông thường, các doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ tách riêng bộ phận kế toán quản trị và bộ phận kế toán tài chính. Tuy nhiên, các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, bộ phận kế toán có ít nhân sự nên khó để tách biệt được hai bộ phận. Lúc này doanh nghiệp cần đảm bảo bộ phận kế toán đảm nhiệm được cả hai chức năng là kế toán tài chính và kế toán quản trị. Dù với quy mô nào thì với tầm quan trọng của kế toán quản trị, doanh nghiệp cũng không thể bỏ qua hoạt động này.
Do đó, lời khuyên cho doanh nghiệp là nên sử dụng các phần mềm kế toán có thể kết hợp cả 2 tính năng kế toán tài chính và kế toán quản trị. Tiêu biểu trong nhóm PMKT thế hệ mới này có thể kể đến MISA AMIS, một công cụ cung cấp tự động được gần hết các chỉ số tài chính; đưa ra được dự báo dòng tiền, có nhiều tính năng cảnh báo công nợ, tồn kho thông minh. Nếu DN của bạn không đủ nguồn lực để đầu tư viết riêng một phần mềm kế toán quản trị (chi phí này thực sự tốn kém, có thể lên đến hàng tỉ) thì sử dụng MISA AMIS kế toán là có thể đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu quản trị tài chính rồi.
2. Sử dụng phần mềm kế toán quản trị có cần thiết không?
Trên thực tế, ngoài việc các doanh nghiệp đang bước vào tiến trình chuyển đổi số thì bản thân sự ra đời và phát triển của internet cũng như cách mạng công nghiệp lần thứ 4 cũng có những tác động đến bộ máy kế toán quản trị doanh nghiệp. Trong đó, đối với hệ thống thông tin và quy trình kế toán quản trị, sự ra đời của các phần mềm công nghệ với phần mềm kế toán quản trị là hết sức cần thiết.
Phần mềm kế toán giúp việc ghi nhận và xử lý thông tin kế toán quản trị nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Phần mềm cũng giúp quá trình lưu trữ và sử dụng thông tin kế toán diễn ra đơn giản hơn, sẽ không mất thời gian tìm lại thông tin trong hồ sơ giấy hay kiểm tra lại tính chính xác của thông tin kế toán. Đặc biệt, phần mềm kế toán giúp bảo mật thông tin một cách tuyệt đối, một số phần mềm có tính năng phân quyền sử dụng như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được đối tượng tiếp cận với thông tin kế toán.
Những lợi ích trên giúp chúng ta hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng sử dụng phần mềm kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Vậy kinh nghiệm lựa chọn phần mềm kế toán quản trị phù hợp cho doanh nghiệp như thế nào?
3. Kinh nghiệm chọn phần mềm kế toán quản trị phù hợp với doanh nghiệp
3.1 Các bước lựa chọn phần mềm kế toán quản trị cho doanh nghiệp:
Bước 1: Xác định nhu cầu doanh nghiệp: Điều quan trọng nhất là lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp để có thể ứng dụng và mang đến những lợi ích cho doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định các lựa chọn tối ưu: Thị trường hiện nay cung cấp nhiều phần mềm kế toán, có cả phần mềm xuất xứ từ Việt Nam và nước ngoài. Vì vậy, để có được lựa chọn cuối cùng chính xác nhất, doanh nghiệp có thể dựa trên các tiêu chí đánh giá để xác định một số lựa chọn tối ưu.
Bước 3: Tham khảo góp ý: Bộ phận kế toán mà cụ thể là kế toán quản trị là nơi sử dụng trực tiếp phần mềm nên cần tham khảo góp ý từ bộ phận này. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo nhận xét từ đối tác, khách hàng.
Bước 4: Sử dụng thử để đánh giá (nếu có): Bên cạnh đánh giá phù hợp với điều kiện tài chính và yêu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp để có trải nghiệm thực tế trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.
3.2 Một số kinh nghiệm lựa chọn phần mềm kế toán quản trị phù hợp với doanh nghiệp:
-
- Nên lựa chọn phần mềm có tính năng phân tách được chi phí, doanh thu theo từng sản phẩm/công trình/nhân viên kinh doanh…: các nghiệp vụ phân tích tiếp theo sẽ dựa trên phân tách chi phí để thực hiện nên nếu phần mềm có tính năng hỗ trợ sẽ giúp ích rất nhiều.
- Nên lựa chọn phần mềm đáp ứng được hệ thống báo cáo và có tính năng tự động lập báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp: việc lập báo cáo thủ công tốn rất nhiều thời gian và để có được mẫu báo cáo phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp sẽ mất nhiều công sức và thời gian. Lúc này, phần mềm có hệ thống báo cáo có sẵn và tính năng tự động kết chuyển thông tin để lập báo cáo nên là lựa chọn ưu tiên của doanh nghiệp.
- Nên lựa chọn phần mềm trang bị tính năng cảnh báo thông minh, dự báo thông minh: việc kế toán gặp sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc trường hợp không kiểm soát kịp thời để nhập kho hàng hóa là điều có thể xảy ra nên các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm có tính năng cảnh báo khi có lỗi sai, khi cần trả nợ, thu hồi công nợ hoặc dự báo thông minh nhu cầu doanh nghiệp…
- Ngoài việc ưu tiên lựa chọn các phần mềm đáp ứng nhu cầu kế toán quản trị, doanh nghiệp cũng nên ưu tiên lựa chọn phần mềm:
- Có khả năng nâng cấp/cập nhật theo quy định mới nhất của Nhà nước.
- Của đơn vị cung cấp uy tín lâu năm và phần mềm được nhiều người sử dụng.
- Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.
>>> Chi tiết về kinh nghiệm lựa chọn phần mềm kế toán xem tại đây.
4. Phần mềm kế toán quản trị nào tốt hiện nay?
Một trong những phần mềm nổi bật trên thị trường hiện nay có phần mềm kế toán online MISA AMIS đảm bảo đáp ứng hỗ trợ quản trị điều hành, nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp:
- Quản trị tài chính tức thời:
- Giám đốc luôn nắm được tình hình tài chính: Doanh thu, Lợi nhuận, Chi phí, Dòng tiền, Công nợ, Tồn kho… Các báo cáo được cập nhật tức thời theo thời gian thực nên nhà quản trị doanh nghiệp luôn đảm bảo nắm bắt tình hình để đưa ra quyết định quản trị kịp thời.
- Đầy đủ các mẫu báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị cung cấp kịp thời, đầy đủ mọi thông tin tài chính, dễ dàng theo dõi ngay trên điện thoại.
- Tính năng phân quyền đảm bảo quản lý: Phần mềm cho phép người quản lý phân quyền cho từng kế toán phù hợp với phần hành công việc mà họ đảm nhận. Tức là kế toán chỉ được truy cập vào phân hệ mà mình được cho phép. Nhờ tính năng này, nhà quản trị kiểm soát được đối tượng tiếp cận thông tin kế toán, theo dõi được lịch sử ghi sổ của từng nhân sự,…
Hi vọng với những chia sẻ qua bài viết này, bạn sẽ sớm tìm được giải pháp quản trị tài chính – kế toán phù hợp cho doanh nghiệp mình.
