Với sự phát triển chóng mặt của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp, tổ chức đã dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Chính vì thế những khái niệm như chữ ký số và chứng thư số không còn quá xa lạ với người dùng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên có một số thông tin cơ bản về chữ kỹ và chứng thư số mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ.
1. Chữ ký số, chứng thư số là gì?
Để hiểu và sử dụng đúng cách chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ về khái niệm về nó.
1.1. Chữ ký số là gì?
Nhiều doanh nghiệp, kế toán khá lúng túng khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử với chữ ký số.
Về vai trò, chữ ký số cũng tương tự chữ ký truyền thống thể hiện sự cam kết về mặt pháp lý của doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc cá nhân nào đó. Về bản chất, chữ ký điện tử được thể hiện dưới hình thức khác, dựa trên công nghệ điện tử mã hóa công khai RSA. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai (Public Key) và Khóa Bảo mật (Private Key). Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số.
+ Khóa công khai: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
+ Khóa bảo mật: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng được dùng để tạo chữ ký số.
+ Ký số: Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
1.2. Chứng thư số là gì?
Chứng thư số đóng vai trò như một chứng minh thư hay hộ chiếu, được dùng để xác nhận danh tính của một cá nhân nào đó trong môi trường máy tính và internet. Chứng thư điện tử này do tổ chức cung cấp dịch vụ cung ứng chữ ký số cấp. Như vậy, có thể hiểu chứng thư số là một chứng minh thư có tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số của 1 cá nhân hay tổ chức.
+ Chứng thư số là cặp khóa và đã được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin như: Công ty, mã số thuế của doanh nghiệp…Dùng để ký thay cho chữ ký thông thường trên các loại văn bản và tài liệu số như word, excel, pdf,… Các tài liệu này sẽ sử dụng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan và thực hiện giao dịch điện tử khác như hóa đơn điện tử.
+ Chứng thư số cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
– Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
– Tên của thuê bao
– Số hiệu của chứng thư số
– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
– Khóa công khai của thuê bao (Public key)
– Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
– Một vài thông tin khác như: Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số…
2. Sử dụng chữ ký số và chứng thư số thế nào?
Chữ ký số
Trong môi trường công nghệ thông thông tin kết hợp internet, chữ ký số được sử dụng để xác nhận nội dung văn bản từ mẫu chữ ký viết tay. Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử sẽ mã hóa chữ ký viết tay để trở thành một chữ ký điện tử với độ bảo mật cao.
Khi sử dụng chữ ký điện tử, doanh nghiệp dễ dàng kê khai thuế, kê khai hải quan, thực hiện các giao dịch qua mạng nhanh chóng, dễ dàng và ký điện tử vào hóa đơn điện tử.
Hiện nay, chữ ký số được thể hiện chủ yếu bằng USB Token. Đây là một thiết bị phần cứng dùng để tạo ra cặp khóa như đã trình bày ở trên gồm: Public Key và Private Key và lưu trữ thông tin của khách hàng.
Tiện lợi hơn nữa, chữ ký điện tử còn giúp xác thực hóa đơn điện tử của đơn vị phát hành hóa đơn. Bạn có thể ký xác nhận cho 1 hóa đơn đã lập xong hoặc ký cùng lúc nhiều hóa đơn đều được.
Chứng thư số
Chứng thư số được sử dụng để xác thực danh tính của một cá nhân, tổ chức khi tham gia vào bất kỳ giao dịch điện tử nào trên máy tính và internet.
Sử dụng chứng thư số để nhận diện máy chủ, một cá nhân, một đối tượng nào đó và gắn định danh của đối tượng đó với một Public Key. Việc sử dụng chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền các định nhận danh và có quyền cấp chứng thư số.
3. So sánh chữ ký số và chứng thư số
+ Chữ ký số đóng vai trò xác thực thông tin văn bản, nội dung ký kết của cá nhân hay tổ chức. Chứng thực số xác minh danh tính đối tượng thực hiện cam kết, đảm bảo cam kết có hiệu lực pháp lý.
+ Chữ ký số và chứng thư số có mối quan hệ hỗ trợ. Trong đó, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.
+ Trước khi tạo chữ ký số, doanh nghiệp cần tạo chứng thư số. Với chứng thư số, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin theo yêu cầu.
+ Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng hóa đơn điện tử nhưng lại gặp khúc mắc khi khách hàng không có chữ ký số. Nếu khách hàng không thuộc 2 trường hợp sau đây thì không yêu cầu phải có chữ ký số:
- Bên mua không phải đơn vị kế toán
- Bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Bài viết trên đã tổng hợp những thông tin cơ bản về chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử. Hy vọng có thể giúp ích cho công việc của kế toán và doanh nghiệp.
Xem thêm:
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
