Liên trong hóa đơn giấy chắc chắn không còn xa lạ với các nhà kinh doanh. Hiện nay, hóa đơn điện tử xuất hiện và đang dần thay thế hóa đơn giấy. Vì vậy, liên trong hóa đơn điện tử không phải doanh nghiệp, đơn vị nào cũng biết. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc liên quan đến liên trong hóa đơn như có mấy liên, liên giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có gì khác…? Trước khi tìm hiểu về liên trong hóa đơn điện tử, kế toán cần biết về liên và những quy định về liên trong hóa đơn thông thường.
1. Liên hóa đơn là gì? Quy định về liên trong hóa đơn giấy thế nào?
Theo các quy định tại Điểm c, Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, liên hóa đơn được hiểu là các tờ trong cùng một số hóa đơn.
– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi người tạo hóa đơn có quyền đặt tên theo công dụng cụ thể. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
– Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
– Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền.
Và trong trường hợp này, liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.
2. Liên của hóa đơn điện tử là gì? Có khác với liên của hóa đơn giấy không?
– Hóa đơn điện tử được khởi tạo dưới dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng, nhà cung cấp dịch vụ đã có mã số thuế thiết lập và ký số theo quy định hiện hành về giao dịch hóa đơn điện tử.
– Khi thiết lập và lưu trữ hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 bản: 1 bản dạng file PDF thể hiện hóa đơn với nội dung, hình thức như một bản hóa đơn giấy thông thường và file dữ liệu hóa đơn (thường ở định dạng XML).
– Quy định về liên của hóa đơn điện tử: Nếu như hóa đơn giấy quy định có 2 hoặc nhiều hơn 2 liên để lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất được lưu trên hệ thống máy tính và không có khái niệm về liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.
– Công văn số 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014 của Tổng cục Thuế về việc thực hiện hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng có đề cập đến việc hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn. Khi ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp phải sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.
Với sự thay đổi chóng mặt của công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử đang ngày càng phủ sóng rộng hơn. Vì vậy doanh nghiệp cần nắm được những kiến thức như liên trong hóa đơn điện tử để việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh được hiệu quả, chính xác hơn.
Xem thêm:
Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
