Bạn là kế toán mới vào nghề hoặc sinh viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm. Bạn cảm thấy khó khăn trong việc sắp xếp đống chứng từ kế toán siêu bừa bộn. Hãy để Ketoan.vn hướng dẫn bạn 9 cách xử lý chứng từ siêu đẳng cấp và khoa học ngay nhé!
1. Sắp xếp chứng từ gốc khoa học
Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào theo hàng tháng, hàng quý để tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, các hóa đơn đầu ra, đầu vào cũng nên được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho cơ quan thuế.
Kế toán cần lưu ý để sắp xếp những chứng từ đi kèm chứng từ gốc như sau:
- Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với chứng từ thanh toán như: giấy báo có, phiếu thu… Nếu có thể, kế toán có thể kẹp thêm phiếu xuất kho hay hợp đồng kinh tế, thanh lý.
- Hóa đơn mua vào cũng tương tự kẹp cùng các chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý (nếu có)
- Đối với hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, thanh lý (nếu có)
Đối với chứng từ, kế toán cần lưu ý những điểm sau:
- Các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh của người ký chứng từ
- Nên kẹp riêng bộ chứng từ theo từng tháng, mỗi tháng một bộ có đầy đủ bìa để tiện cho việc tìm kiếm và kiểm tra khi cần
2. Báo cáo nộp Cơ quan Thuế
Doanh nghiệp cần nộp các loại báo cáo cho cơ quan Thuế theo hàng kỳ, vì vậy nên sắp xếp và phân loại báo cáo theo từng năm để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Một nguyên tắc cần lưu ý đó là chứng từ của năm nào thì kèm theo báo cáo của năm đó.
Các bạn có thể thực hiện sắp xếp như sau:
- Mở một folder để lưu các tờ khai thuế theo từng năm
- Mỗi loại thuế nên lưu trữ ở một file nhỏ khác nhau
- Tách riêng 1 file để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế
3. Hợp đồng và các chứng từ liên quan
Kế toán nên tập hợp các hợp đồng gốc và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Đối với các hợp đồng được phân loại theo dự án, kế toán nên tạo một folder riêng biệt để lưu trữ riêng và dán tên của dự án ở gáy để tiện theo dõi và quản lý, kiểm tra khi cần.
4. Chứng từ lương
Kế toán nên sắp xếp các loại chứng từ lương theo các sau:
- Tạo folder cho từng năm và lưu trữ chứng từ lương theo từng tháng trong năm đó
- Nên chia file để lưu bảng lương theo từng tháng và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định có liên quan đến lương trong năm
Các chứng từ lương cần lưu lại hàng tháng bao gồm:
- Bảng thanh toán lương đã có đầy đủ dấu, chữ ký duyệt của cấp trên
- Bảng lương chuyển khoản ngân hàng
- Ủy nhiệm chi bản photo đối với thanh toán qua ngân hàng
- Bảng ký nhận lương đối với thanh toán tiền mặt
- Các chứng từ khác có phát sinh tăng/giảm lương
5. Phiếu nhập, xuất kho
Đối với phiếu nhập, xuất kho, kế toán tiến hành sắp xếp cùng với các chứng từ sau: hóa đơn đầu ra, đầu vào, biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng mua bán và đề nghị mua hàng hóa.
Kế toán lưu phiếu xuất kho cùng với các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt
- Bản photo dự toán NVL đã được phê duyệt
- Biên bản giao nhận hàng hóa
6. Chứng từ thanh toán
Các loại chứng từ thanh toán nên được sắp xếp, lưu trữ cùng với:
- Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng đã được ký duyệt
- Đối với các dự án cần nhiều lần chi tiền theo kế hoạch đã phê duyệt thì mỗi lần chi tiền nên kẹp theo một bản photo bản kế hoạch đó.
- Đối với các khoản chi có định mức như xăng dầu cần kèm theo các bảng theo dõi có km trên xe có sự xác nhận của phòng hành chính hay bộ phận có chức năng trong doanh nghiệp
- Đối với các khoản chi theo yêu cầu cần phải ghi rõ theo quyết định nào, văn bản nào và photo các văn bản quyết định đó kèm theo
- Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng
7. Chứng từ Công nợ
Các chứng từ công nợ nên được kế toán sắp xếp vào một file riêng, chia nhỏ thành các file cụ thể như:
- Các biên bản đối trừ công nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ theo hàng tháng, quý, năm
- Công văn đòi nợ theo từng lần
- Quyết định xử lý công nợ
8. Chứng từ Tiền và các khoản tương đương tiền
Các tài liệu cụ thể của Tiền và tương đương tiền cần được lưu vào 1 file, bao gồm:
- Biên bản đối chiếu, kiểm tra quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp
- Tờ khai mở tài khoản ngân hàng
- Biên bản xác nhận số dư tài khoản các ngân hàng
- Quyết định, văn bản liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt
- Hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng từng lần
9. Chứng từ pháp lý
Bạn có thể sắp xếp các chứng từ pháp lý theo cách sau cho khoa học và hợp lý:
- Biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị
- Các ủy quyền có liên quan đến kế toán tài chính
- Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi
- Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
- Các quy chế, điều lệ của công ty
Xem thêm bài viết tại
>>Cách lập mẫu chứng từ kế toán 2019
>>Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán cần biết
