Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến hơn trong kinh doanh bởi sự tiện lợi, chính xác, hiệu quả. Tuy nhiên, không phải người dùng hóa đơn điện tử nào cũng hiểu rõ hết những quy định, nguyên tắc khi sử dụng công nghệ tiên tiến này. Bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn thông tin về việc miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào.
1. Quy định về miễn chữ kí người mua trên hóa đơn điện tử
Theo Điểm e, Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử cần có đầy đủ những nội dung như: “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.
Tuy nhiên cũng tại Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định, “Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”, trong đó có quy định về việc miễn chữ ký người mua hàng.
1.1. Đối với hóa đơn điện tử
Theo Điểm b, Khoản 3, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, “Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
– Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
– Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
– Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
– Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.”
1.2. Đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi qua hóa đơn giấy
Theo Điểm a, Khoản 3, Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, quy định về trường hợp miễn chữ ký người mua như sau:
“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.”
Có thể tóm gọn lại rằng, nếu người mua và người bán có thể chứng minh được hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ, hàng hóa là có thật thông qua: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng, biên bản thanh toán,… thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký người mua hàng.
2. Hóa đơn điện tử hợp lệ
Ngoài quy định được miễn chữ ký người mua theo Thông tư trên thì khi lập hóa đơn điện tử, kế toán vẫn cần cung cấp đầy đủ những thông tin sau thì hóa đơn mới có hiệu lực:
– “Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.
Để tránh gặp rắc rối không đáng có, kế toán cần ghi nhớ ngay quy định khi nào thì được miễn chữ ký người mua, khi nào cần thông tin đầy đủ. Sự cẩn thận, trách nhiệm của bạn sẽ đảm bảo công việc luôn hiệu quả, chất lượng.
Xem thêm:
Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
