Trong thời đại công nghệ 4.0, hóa đơn giấy dần bị thay thế hoàn toàn bằng việc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc thay thế này mang lại nhiều thuận lợi và hiệu quả công việc ngày càng cao cho doanh nghiệp. Để sử dụng hiệu quả nhất, có những điểm mà doanh nghiệp cần nắm rõ về loại hóa đơn kết hợp công nghệ này, như: Hóa đơn điện tử là gì, điều kiện sử dụng, cách sử dụng ra sao,.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử hay còn gọi hóa đơn công nghệ là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn công nghệ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực (hay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế – Hóa đơn xác thực) là hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Khi nào doanh nghiệp, người bán hàng được phép sử dụng hóa đơn điện tử?
Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phép sử dụng hóa đơn hóa đơn khi đảm bảo các điều kiện sau:
– Đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, thiết bị truyền tin, mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Có đội ngũ nhân viên có khả năng và trình độ đạt yêu cầu để thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn theo quy định.
– Đã đăng ký và sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được đồng bộ hóa vào cơ sở dữ liệu kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.
– Có quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn công nghệ ra các vật mang tin (như USB, đĩa nhớ, ổ cứng) hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Một số lưu ý trong hóa đơn điện tử:
Chữ ký người mua: Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Khi lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang: Trường hợp chuyển đổi hóa đơn công nghệ ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể.
Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Khi công nghệ số ngày càng phát triển thì sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn công nghệ là một tất yếu. Không thể phủ nhận những lợi ích thiết thực mà việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại cho chúng ta:
Giúp bảo quản, lưu trữ dữ liệu tốt hơn hóa đơn giấy, khó làm mất.
Quá trình hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, báo cáo tài chính dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.
Rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm lao động; tiết kiệm chi phí in ấn giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn công nghệ góp phần cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước diễn ra toàn diện, đồng bộ, từng bước theo kịp nền kinh tế thế giới.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín?
MISA được biết đến là một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay. Với nhiều ưu điểm vượt trội, hóa đơn điện tử của MISA được nhiều doanh tin dùng. Hãy tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị uy tín, chất lượng nhé!
Tham khảo thêm:
