Hầu hết các doanh nghiệp đều từng đối mặt với việc xử lý hàng tồn kho. Nếu giải quyết vấn đề này đúng cách, có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu không xử lý tốt, doanh nghiệp có thể bị thất thoát tài chính, xảy ra hậu quả không lường. Dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ 2 phương pháp quản lý hàng tồn kho hữu hiệu mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng.
1. Hàng tồn kho
Cách quản lý hàng tồn kho thế nào để không gây thất thoát mà còn mang lại lợi ích là câu hỏi nhiều doanh nghiệp cũng như kế toán kho muốn tìm hiểu. Muốn quản lý tốt hàng tồn kho, trước tiên chúng ta cần kế toán hàng tồn kho, biết về số lượng, giá trị của hàng tồn kho, thời gian tồn kho để lập báo cáo kế toán hàng tồn kho, cuối cùng đưa ra những biện pháp có thể khắc phục.
Một số nguyên tắc khi kế toán hàng tồn kho được quy định tại mục 12,13 tại Điều 23– Nguyên tắc kế toán Hàng Tồn Kho; Chương I Thông tư 200/2014/TT-BTC Quy Định về Chế độ kế toán Doanh Nghiệp như sau:
- Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
- Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.
- Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
2. Phương pháp quản lý hàng tồn kho
Hiện nay, để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, nhiều doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 2 phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp…) và các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao…
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Số lượng xuất kho trong kỳ * Đơn giá xuất kho
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611 “Mua hàng”).
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ…).
Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ (tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”.
Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm quản lý hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh. Nếu hàng tồn kho nhiều cần nhanh chóng giải tán, tránh để hàng tồn đọng gây thâm hụt tài chính.
Nếu hàng tồn kho ít thì bổ sung thêm hàng, kịp thời cung cấp ra thị trường. Nói tóm lại, quản lý hàng tồn kho tốt, lợi ích của doanh nghiệp cũng được đảm bảo.
>> Quản lý kho là gì?Mẹo hay quản lý kho cực hiệu quả cho doanh nghiệp
>> Công việc cụ thể của kế toán kho trong doanh nghiệp
>> Xử lý hàng tồn kho sao cho hiệu quả?
